Перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение, это важное событие в его трудовой биографии․ От правильного оформления документов, и в особенности записей в трудовой книжке, зависит юридическая чистота стажа работника․ В 2026 году действуют актуальные правила ведения трудовых книжек, которые обязывают работодателей строго соблюдать процедуру внесения сведений о переводе․

Главное правило: постоянный и временный перевод

Самое важное, что нужно запомнить кадровику или работодателю: в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах․ Сведения о временных переводах (например, на время декретного отпуска другой сотрудницы или на срок до одного года по производственной необходимости) в трудовую книжку не заносятся․ Такая информация фиксируется исключительно в личной карточке работника (разд․ III) и в дополнительных соглашениях к трудовому договору․

Особенности перехода на электронный формат (ЕФС-1)

В 2026 году многие работники перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Если сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат, в его бумажной трудовой книжке делается специальная закрывающая запись․ При наличии такой записи новый работодатель или текущий работодатель уже не имеет права вносить в бумажную книжку записи о трудовой деятельности и вознаграждениях․

Если работник отказался от продолжения ведения бумажной трудовой книжки, сведения о его постоянном переводе подаются в рамках сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1), а в личную карточку работника запись о переводе на другую работу вносится на основании именно этих электронных сведений․

Как правильно внести запись о постоянном переводе

Если работник продолжает вести бумажную трудовую книжку и переводится на другую постоянную работу у текущего работодателя, запись вносится в обязательном порядке․ Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом:

• Графа 1: Вносится порядковый номер записи (сквозная нумерация)․
• Графа 2: Указывается дата перевода (а не дата приказа или дата подписания дополнительного соглашения)․
• Графа 3: Делается сама запись о переводе․ Здесь важно правильно указать структурное подразделение (если оно было указано в трудовом договоре) и новую должность․
• Графа 4: Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя, его дата и номер․

Указание структурного подразделения

По мнению профильных ведомств, если у работника изначально в трудовом договоре было указано конкретное структурное подразделение, то при переводе на другую должность в этом же подразделении или при переводе в другой отдел, запись в трудовую книжку должна быть сделана с обязательным указанием структурного подразделения․

Типичные ситуации и образцы записей

Перевод в другой отдел (другое структурное подразделение)

Это классический случай постоянного перевода․ В графе 3 следует написать: «Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов»․

Перевод совместителя на основное место работы

Часто возникает вопрос: как оформить запись, если работа по совместительству стала для сотрудника основной? Если запись о совместительстве в трудовой книжке уже была сделана (по желанию работника на прошлом или текущем месте работы), то в графе 2 указывается дата, когда сотрудник приступил к основной работе, а в графе 3 пишется: «Работа по совместительству на должности [название должности] стала основной»․

Если же сведений о совместительстве в трудовой книжке не было, то после увольнения с основного места работы и заключения нового договора делается стандартная запись о приеме на работу․

Перевод на выборную должность

Если работник избирается на новую должность (например, по результатам собрания акционеров или совета директоров), в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник․ А в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия․

Исправление ошибочных записей о переводе

Может возникнуть ситуация, когда в трудовой книжке человека сделана ошибочная запись об увольнении или переводе на другую должность․ Исправлять записи путем зачеркивания в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено!

Если ошибку заметили на текущем месте работы, вносится следующая по номеру запись, в которой указывается: «Запись за номером [номер] недействительна, переведен на должность [верная должность]»․ Если ошибку допустил прошлый работодатель, работник может попросить оформить дубликат своей книжки, в котором не будет этой ошибочной записи, либо текущий работодатель делает исправление на основании официального документа от прошлого работодателя․

Ознакомление работника

После внесения записи о постоянном переводе в трудовую книжку, не забудьте внести аналогичную информацию в разд․ III личной карточки работника (форма Т-2)․ С записью в личной карточке и трудовой книжке работника необходимо ознакомить под роспись․

Соблюдение этих несложных правил обеспечит кадровое делопроизводство в полном соответствии с законодательством 2026 года и защитит права ваших сотрудников․