Смерть сотрудника — это трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки семьи погибшего, но и строгого соблюдения юридических процедур. Одним из ключевых моментов является правильное оформление документации, в частности, внесение записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку умершего. Ошибки в этом процессе могут создать проблемы для родственников при получении выплат и социальных пособий.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись, на какие нормативные акты ссылаться в 2026 году и как передать документ родственникам.
Нормативная база
Основанием для внесения записи служит пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Согласно этому пункту, трудовой договор прекращается вследствие смерти работника либо работодателя, а также в случае признания судом работника умершим или безвестно отсутствующим.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России от № 320н. Именно этот документ определяет формулировки и процедуру выдачи книжки.
Алгоритм действий работодателя
Процесс оформления состоит из нескольких этапов:
- Получение документа о смерти. Основанием для издания приказа и внесения записи является оригинал свидетельства о смерти (выданного ЗАГСом) или решение суда о признании работника умершим/безвестно отсутствующим. Копия этого документа подшивается в личное дело.
- Издание приказа. Работодатель издает приказ о прекращении трудового договора. В приказе указывается основание (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) и дата смерти (или дата вступления в силу решения суда).
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится в раздел «Сведения о работе»;
- Выдача трудовой книжки. Документ передается родственникам под расписку или высылается почтой.
Образец заполнения трудовой книжки
Запись вносится в графы раздела «Сведения о работе». Важно соблюдать точность формулировок и не использовать сокращения в наименовании нормативного акта.
Пример заполнения:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 25 | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Важные нюансы заполнения:
- Дата (Графа 2): Указывается дата издания приказа о прекращении трудового договора (обычно это дата получения работодателем свидетельства о смерти или дата, следующая за ней).
- Формулировка (Графа 3): Должна дословно соответствовать закону. Допустимы варианты:
- «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника…»
- «Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом работника умершим…»
- Основание (Графа 4): Указывается приказ работодателя (дата и номер). Ссылаться непосредственно на свидетельство о смерти в этой графе не нужно, так как оно хранится в личном деле.
Порядок выдачи трудовой книжки родственникам
Согласно пункту 38 Приказа Минтруда № 320н, трудовая книжка после внесения записи о прекращении договора выдается на руки члену семьи работника.
Для получения документа родственник должен:
- Предъявить оригинал свидетельства о смерти (если оно еще не было предоставлено).
- Предоставить документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.), хотя закон прямо требует именно свидетельство о смерти, на практике кадровые службы часто запрашивают подтверждение родства во избежание споров.
- Написать заявление о выдаче трудовой книжки (если требуется по внутреннему регламенту) и поставить расписку в книге учета движения трудовых книжек о получении документа.
Если родственники проживают в другом городе
Если личная встреча невозможна, трудовая книжка может быть выслана по почте. Для этого один из родственников должен написать письменное заявление с просьбой направить документ почтовым отправлением по указанному адресу. Отправка осуществляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
Что делать, если трудовую книжку никто не забрал?
В соответствии с правилами, если трудовая книжка не получена родственниками в день увольнения (прекращения договора), работодатель обязан хранить ее. Согласно законодательству, невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет (для документов, созданных после 2003 года, ранее срок составлял 75 лет, но для документов 2026 года актуален срок 50 лет, если иное не установлено новыми нормативными актами, однако практика часто ориентируется на 50-летний срок для личных дел).
По истечении срока хранения невостребованные трудовые книжки могут быть уничтожены в установленном порядке с составлением соответствующего акта.
Частые ошибки при оформлении
- Неверная ссылка: Ссылка на статью 83 ТК РФ без указания части и пункта (нужно писать полностью: «пункт 6 части первой статьи 83»).
- Ошибка в дате: Указание даты смерти вместо даты приказа в графе 2. В графе 2 должна стоять дата издания распорядительного документа.
- Отсутствие подписи: Запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).
Правильное оформление документов в такой сложный момент — это проявление уважения к памяти усопшего и помощь его семье в решении бюрократических вопросов. Следование приведенному образцу и нормам Приказа № 320н гарантирует юридическую чистоту процедуры.