Индивидуальный предприниматель (ИП), нанимающий сотрудников, берет на себя роль работодателя и обязан вести кадровый учет в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника, является трудовая книжка. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о приеме на работу, какие существуют нюансы заполнения и что делать, если допущена ошибка.

Важные уточнения: кому нужна запись?

Прежде чем приступать к заполнению, необходимо четко понимать два фундаментальных правила, установленных законодательством:

ИП не делает записей в свою собственную трудовую книжку. Предпринимательская деятельность не является трудовой деятельностью в контексте трудовых отношений. Стаж ИП подтверждается уплатой страховых взносов в Пенсионный фонд (СФР), а не записями в трудовой. Внести запись «принят на работу самим собой» невозможно и незаконно.
Запись обязательна для наемных работников. Если вы наняли сотрудника по трудовому договору, вы обязаны вести его трудовую книжку (бумажную, если работник не выбрал электронную, или вносить данные в электронный реестр).

Подготовка к заполнению: необходимые документы

Для внесения первой записи о приеме на работу у ИП должен быть сформирован пакет документов:

• Трудовой договор с сотрудником.
• Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1 или самостоятельно разработанная форма).
• Паспорт сотрудника.
• СНИЛС сотрудника.
• Сама трудовая книжка (если работник выбрал бумажный формат и она у него на руках).

> Важно: С 2020 года новые сотрудники могут выбрать формат ведения трудовой книжки: электронный или бумажный. Если выбран электронный, бумажный документ заводить не нужно, но данные передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Если выбран бумажный или у сотрудника уже есть бумажная книжка, ИП обязан вести ее в бумажном виде параллельно с электронной отчетностью.

Пошаговая инструкция: как заполнить раздел «Сведения о работе»

Заполнение производится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Запрещено использовать сокращения (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью «приказ»).

Шаг 1. Графа 3 (Наименование работодателя)

В этой графе в самом начале раздела (или на новой странице, если место закончилось) указывается полное наименование работодателя.

• Как писать: Фамилия, Имя, Отчество индивидуального предпринимателя.
• Пример: Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич
• Здесь же ставится печать ИП (если она используется), хотя с 2016 года наличие печати для ИП не является обязательным требованием, но ее наличие упрощает идентификацию.

Шаг 2. Графа 1 (Номер записи)

Указывается порядковый номер записи. Нумерация ведется сквозная в пределах раздела «Сведения о работе». Если это первая запись в книжке сотрудника, ставится цифра *1.

Шаг 3. Графа 2 (Дата)

Указывается дата приема на работу.
*Формат:* Число, месяц (прописью или цифрами, но месяц лучше писать словами во избежание ошибок), год.

• Пример: 21 мая 2026
• Дата должна строго соответствовать дате, указанной в приказе о приеме на работу и трудовом договоре.

Шаг 4. Графа 3 (Сведения о приеме)

В этой графе делается сама запись о событии.

• Формулировка: Принят в [должность/отдел].
• Пример: Принят на должность менеджера по продажам.
• Если есть испытательный срок, об этом в трудовой книжке не пишется. Испытательный срок фиксируется только в трудовом договоре и приказе.

Шаг 5. Графа 4 (Основание)

Здесь указываются реквизиты документа-основания для записи.

• Что писать: Наименование документа, его номер и дата.
• Пример: Приказ от № 1-к
• Слово «Приказ» можно не писать полностью, если это общепринятая практика, но лучше указывать полностью: Приказ индивидуального предпринимателя от № 1.

Образец заполнения записи о приеме

| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| :— | :— | :— | :— |
| *1* | *21* | Индивидуальный предприниматель Сидоров Алексей Иванович | |
| | мая | | |
| | 2026 | | |
| *2* | *21* | Принят на должность водителя-экспедитора | Приказ от № 3-к |
| | мая | | |
| | 2026 | | |

(Примечание: В реальной книжке графы 1 и 2 заполняются в соответствующих колонках, а название ИП вписывается в графу 3 как заголовок блока записей).

Увольнение сотрудника: как сделать запись

Процедура увольнения зеркальна приему, но требует особой внимательности к формулировкам.

Графа 1: Следующий порядковый номер.
Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.

• Пример: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.

После внесения записи об увольнении она заверяется подписью работодателя (ИП) и подписью самого работника. Печать ставится по желанию ИП (если она есть), но подпись работника обязательна в графе «Подпись работника».

Частые ошибки и как их исправить

Ошибки в трудовых книжках недопустимы, так как они могут создать проблемы работнику при оформлении пенсии.

• Зачеркивания запрещены. Нельзя зачеркивать неверную запись корректором или ручкой.
• Порядок исправления:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
4. Ниже (под этой строкой) вносится правильная запись с новыми номером и датой.
5. В графе 4 указывается приказ об исправлении записи.

Электронные трудовые книжки: обязанность ИП

С 2020 года ИП обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России (СФР).

• Сроки: Отчетность подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа (при приеме, увольнении, переводе).
• Форма: СЗВ-ТД (или через систему электронного документооборота).

Даже если у сотрудника бумажная книжка, ИП обязан дублировать все записи в электронном виде в госорганы.

Ведение трудовых книжек для индивидуального предпринимателя — это обязательная часть легального бизнеса. Правильное заполнение защищает права работника и избавляет ИП от штрафов со стороны трудовой инспекции.

Ключевые моменты, которые нужно помнить:

• ИП не пишет в свою трудовую книжку.
• Записи вносятся только на основании приказов.
• Не допускаются сокращения и помарки.
• Бумажный документ должен дублироваться электронной отчетностью в СФР.

Соблюдение этих правил гарантирует прозрачность трудового стажа ваших сотрудников и отсутствие проблем с проверяющими органами.