Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Запись о приеме на работу вносится в нее обязательно (ст․ 48 ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н)․ Ошибки при оформлении могут повлиять на расчет пенсии, больничных и других социальных выплат․ В этой статье разберем, как правильно сделать запись для бумажной и электронной трудовых книжек, с учетом всех нюансов 2026 года․

Общие правила внесения записи о приеме

Независимо от формата (бумажный или электронный), запись должна содержать:

• Дату приема на работу (день, когда работник фактически приступил к обязанностям)․
• Наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, ГУП)․
• Должность (с точным наименованием из штатного расписания)․
• Основание для приема — реквизиты документа (приказ, договор)․

Запись в бумажную трудовую книжку

Образец и порядок заполнения

Запись вносится рукописным или печатным способом (разрешен печать) на специальный бланк․ Структура:

1. Графа 1 (№ п/п): Порядковый номер записи (например, 1, если это первая запись)․
2. Графа 2 (Дата): Число, месяц, год приема на работу (например, )․
3. Графа 3 (Наименование организации): Полное официальное название․
4. Графа 4 (Должность, отдел, профессия): Точное наименование должности․ Если есть подразделение, можно указать: «Инженер отдела разработки»․
5. Графа 5 (Основание): Самая важная графа! Указываются:
   • Для приема по приказу: «Приказ № XX от DD․MM․YYYY»․
   • Если приказ не оформлялся (например, для совместительства): «Трудовой договор от DD․MM․YYYY»․

Особые случаи для бумажной книжки

• Прием на вахтовый метод: В графе 4 указывается только должность․ Информацию о вахтовом методе отражают в приказе и договоре․
• Совместительство: Дополнительная запись в той же книжке․ В графе 5 указывается «Трудовой договор от ․․․»․
• Перевод внутри организации: Новая запись с датой перевода, наименованием организации (то же самое) и новой должностью․ Основание — приказ о переводе․

Запись при оформлении электронной трудовой книжки (ЭТК)

Ключевые отличия

С 2024 года гражданин может выбрать ЭТК вместо бумажной․ При этом:

• Бумажная книжка не заводится, даже если сотрудник попросит․
• Все сведения о работе (прием, увольнение, награждения) вносятся работодателем в электронный формат и передаются в Социальный фонд России (СФР)․
• Работнику выдается сводная выписка из ЭТК (форма СТД-Р или СТД-СФР) по его запросу․

Порядок действий при приеме на ЭТК

1. Получить от сотрудника заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и выборе ЭТК (можно в день приема)․
2. Внести запись о приеме в электронную систему (например, через 1С:ЗУП, где есть функция «Отразить в трудовой книжке»)․
3. Передать сведения в СФР в установленные сроки (как для всех работников)․
4. Если у сотрудника уже была бумажная книжка (например, с прошлого места работы), он должен предъявить ее․ Вы не вносите в нее новые записи․ Вместо этого:
   • Отмечаете факт наличия бумажной книжки в своем журнале учета движения трудовых книжек․
   • Передаете сведения о приеме в СФР, а сотрудник получает выписку из ЭТК․

Документы, которые должен иметь сотрудник при приеме

В зависимости от выбранного формата:

• Для бумажной трудовой книжки: Паспорт, СНИЛС, сама трудовая книжка (или документ, ее заменяющий)․
• Для электронной трудовой книжки: Паспорт, СНИЛС, и:
  • Бумажная трудовая книжка (если она у него есть с прошлых мест работы) — для передачи сведений в СФР․
  • Или выписка из ЭТК (СТД-Р/СТД-СФР), если он уже был зарегистрирован в СФР как владелец ЭТК․

Заполнение в программе 1С:ЗУП 3․1

В разделе кадрового учета:

1. Создайте карточку сотрудника․
2. В разделе «Трудовая книжка» укажите тип: «Бумажная» или «Электронная»․
3. При типе «Электронная» система автоматически установит флаг «Отразить в трудовой книжке» при проведении приказа о приеме․
4. Заполните поля «Должность» (из справочника) и, при необходимости, «Рабочее место» (для учета в отчетности ЕФС-1)․
5. После проведения приказа Т-1 данные автоматически сформируют запись для передачи в СФР․

Ответственность за нарушения

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб․

Кроме того, ошибки в записях могут привести к неправильному учету стажа и, как следствие, к занижению пенсии или отказу в других социальных выплатах․

Краткая памятка (чек-лист)

1. Определите формат книжки: Бумажная или Электронная (по заявлению сотрудника);
2. Для бумажной: Внесите запись рукописно/печатью с указанием даты, должности, наименования организации и реквизитов приказа․
3. Для электронной: Не заводите бумажную книжку․ Внесите данные в программу (1С) и убедитесь, что флаг «Отразить в трудовой книжке» установлен․ Передайте сведения в СФР․
4. Если есть старая бумажная книжка: Примите ее от сотрудника, отметьте в журнале учета, но не вносите в нее запись о новом приеме․ Передайте сведения в СФР для ЭТК․
5. Проверьте: Дата приема в записи совпадает с датой в приказе и трудовом договоре․