Когда работник берётся на работу на временной основе, работодатель обязан оформить соответствующую запись в его трудовой книжке. Правильное оформление – это не только формальность, но и важный фактор для будущего расчёта пенсии, больничных и иных выплат. В статье подробно разберём, какие сведения нужно внести, в какие графы трудовой книжки их указывать и какие нюансы следует учитывать.

Общие принципы внесения записи о приёме на работу

Согласно Порядку оформления и ведения трудовых книжек (утв. № 320‑н) и рекомендациям Роструда, запись о приёме на работу делается в следующих случаях:

• приём по срочному трудовому договору;
• приём по временному переводу;
• приём по временному трудовому договору (в т.ч. сезонный).

При этом в графе 2 указывается дата фактического начала работы, а в графе 3 – сведения о характере работы (постоянный/временный перевод, вахтовый метод и т.п.).

Какие сведения обязательны к заполнению

1. Порядковый номер записи – ставится автоматически, начиная с 1.
2. Дата начала работы (графа 2) – фактическая дата, когда сотрудник приступил к выполнению обязанностей.
3. Наименование организации‑работодателя – полное официальное название.
4. Должность/статус перевода – например, «временный перевод», «сезонный работник», «вахтовик».
5. Сведения о характере работы – если работа временная, указывается «временный перевод», «сезонный», «вахтовый метод» и т.д;

Если в дальнейшем перевод становится постоянным, в графе 1 ставится новый порядковый номер, а в графе 2 – дата начала постоянного перевода.

Как правильно оформить запись в зависимости от типа занятости

Приём по срочному трудовому договору

В этом случае в графе 3 указывается, что сотрудник принят в порядке перевода от другого работодателя (п. 21 Порядка № 320‑н). Пример оформления:

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: Приём по срочному трудовому договору (п. 21 Порядка № 320‑н)

Приём по временному переводу

Временный перевод оформляется так же, как и обычный, но в графе 3 указывается тип перевода. Пример:

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Временный перевод в отдел № 5 (срок – 6 месяцев)

Важно: запись о временном переводе не вносится, если перевод признан постоянным (см. раздел 3).

Приём по сезонному или вахтовому договору

Для сезонных работников и вахтовиков в графе 3 указывается характер работы:

• «Сезонный работник»;
• «Вахтовый метод»;
• «Работа в режимесмен» и т.д.

Пример записи:

Графа 1: 19
Графа 2: 
Графа 3: Сезонный работник (лето 2025)

Частые ошибки и как их избежать

Ошибки в оформлении трудовых книжек могут привести к снижению размера будущей пенсии и к проблемам при расчёте выплат. Ниже перечислены типичные недочёты и способы их исправления.

• Неправильная дата начала работы – часто указывают дату подписания договора, а не фактическую дату начала трудовых обязанностей.
• Отсутствие указания типа перевода – без уточнения «временный», «сезонный», «вахтовый» запись считается неполной.
• Неоднозначное обозначение периода – если договор продлён, необходимо оформить новую запись с новым порядковым номером.
• Омиссивное заполнение графа 3 – отсутствие сведений о характере работы делает запись недопустимой для расчёта стажа.

Для исправления ошибок следует:

1. Подать в отдел кадров официальное заявление о внесении исправления.
2. Получить подпись руководителя и печать организации.
3. Внести исправленную запись вручную (если книжка бумажная) или обновить её в электронной форме.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Подготовка документации – договор, приказ о приёме, копия паспорта сотрудника.
2. Определение типа занятости – срочный, временный перевод, сезонный и т.п.
3. Определение даты начала – дата, когда сотрудник впервые выполнил обязанности.
4. Заполнение граф 1‑3 в соответствии с требованиями Порядка № 320‑н.
5. Проверка соответствия – сверка с рекомендациями Роструда и консультантом Плюс.
6. Подпись и печать – запись фиксируется подписью руководителя и печатью организации.
7. Хранение копии – сохранить копию записи в личном деле сотрудника.

Примеры готовых записей

Пример записи о приёме по срочному договору

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Приём по срочному трудовому договору (п. 21 Порядка № 320‑н)

Пример записи о временном переводе

Графа 1: 13
Графа 2: 
Графа 3: Временный перевод в отдел продаж (срок – 1 год)

Пример записи о сезонном работе

Графа 1: 27
Графа 2: 
Графа 3: Сезонный работник (лето 2025)

Что происходит с записью при переходе на электронную трудовую книжку

С  г. в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:

• Все ранее внесённые записи сохраняются в электронном виде.
• При оформлении новой записи в ЭТК указываються те же данные (дата начала, тип занятости, характер работы).
• Временные переводы всё равно фиксируются, но в системе отмечается их временный характер.

Важно помнить, что запись о временном переводе не вносится, если в дальнейшем перевод признан постоянным – в таком случае в новой записи указывается дата начала постоянного перевода.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при приёме на работу на временной основе – обязательный шаг, который защищает как работодателя, так и сотрудника от будущих юридических и финансовых проблем. Соблюдая перечисленные требования, вы гарантируете:

• Точный расчёт пенсионного стажа;
• Корректную оплату труда и соцвзносов;
• Отсутствие спорных ситуаций при увольнении или продлении договора.

Помните, что каждый пункт заполнения графов имеет юридическое основание, и небольшая ошибка может привести к значительным последствиям. Поэтому перед тем, как внести запись, обязательно проверьте её на соответствие требованиям Порядка № 320‑н, рекомендациям Роструда и консультанту Плюс.

Если возникнут сомнения, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому документообороту – это сэкономит время и избавит от возможных ошибок.

Автор статьи: кадровый аналитик, специалист по трудовому праву.