Вопрос: Как правильно оформить запись о приёме, переизбрании, продлении полномочий и увольнении генерального директора (ГД) в трудовой книжке?

Ниже – подробный пошаговый алгоритм, ссылки на нормативные акты и готовый образец записи, который можно сразу распечатать и использовать.

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими нормативными документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Статья 16 – порядок ведения трудовой книжки.
  • Статья 17 – сведения, которые вносятся в трудовую книжку.
  • Статья 19 – порядок внесения записей о приёме, переводе, увольнении.
  • Статья 275 – порядок оформления записей о награждениях, повышении квалификации и др.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда РФ от  №  / 2022) – пункт 25, пункт 27, пункт 30 (делегирование полномочий).
• Гражданский кодекс РФ – положения о доверенности (статьи 185‑190), если запись вносит лицо, уполномоченное генеральным директором.

Кому и когда вносится запись

Генеральный директор – физическое лицо, которое официально трудоустроено в организации. Поэтому в его трудовую книжку вносятся такие записи, как:

1. Приём на работу (или назначение на должность).
   Если ГД является учредителем, запись всё равно делается – трудовая книжка фиксирует трудовые отношения.
2. Продление (переизбрание) полномочий.
3. Перевод на другую должность (например, совмещение с должностью «директор по развитию»).
4. Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
5. Награждения, повышение квалификации, стажировка и т.п.

Кто может вносить запись

Запись в трудовую книжку вносит лицо, уполномоченное подписью руководителя организации. Если генеральный директор передал свои полномочия по доверенности, то:

• Уполномоченное лицо (например, главный бухгалтер, заместитель директора) может подписать запись.
• В доверенности должно быть чётко указано право «подписывать трудовые книжки и вести кадровый учёт».
• При этом оригинал доверенности хранится в личном деле ГД.

Пошаговый алгоритм оформления записи о приёме на работу

1. Подготовка документов:
   • Трудовой договор (или приказ о назначении).
   • Протокол собрания учредителей (если назначение происходит по решению учредителей).
   • Доверенность (если запись вносит другое лицо).
2. Заполнение граф в трудовой книжке (см. схему ниже).
   Графы 2‑5 – основные сведения о приёме.
3. Подпись и печать:
   • Если запись вносит генеральный директор – ставится его подпись.
   • Если запись вносит уполномоченный – ставится подпись уполномоченного и указывается «по доверенности № … от …».
4. Регистрация записи в кадровом учёте (в системе СФР/ПФР).

Образец заполнения граф в трудовой книжке

Оформление записи о переизбрании / продлении полномочий

Если срок полномочий генерального директора ограничен (например, 5 лет), при их продлении в трудовую книжку вносится отдельная запись.

Пример записи о продлении

Организация: ООО «ТехИнвест»
Должность: Генеральный директор
Основание: Приказ № 45 от  «О продлении полномочий Генерального директора на срок до »
Подпись: ___________________ (Иванов И.И.) – Генеральный директор

Если запись вносит уполномоченный по доверенности, в конце добавляется строка:

По доверенности № 3‑Д от 

Оформление записи об увольнении

Запись об увольнении делается в той же графе, где указаны сведения о приёме, но в отдельной строке.

Пример записи об увольнении по собственному желанию

Дата увольнения: 
Основание: Заявление Генерального директора от  «Об увольнении по собственному желанию»
Подпись: ___________________ (Иванов И.И.) – Генеральный директор

Если увольнение происходит по инициативе работодателя (например, реорганизация), указывается соответствующее основание (пункт 81 ТК РФ) и приказ об увольнении.

Делегирование полномочий по доверенности

Ситуация, когда генеральный директор передаёт свои полномочия другому лицу, встречается часто в крупных компаниях. Ниже – ключевые моменты:

• Доверенность должна быть нотариально заверена.
• В доверенности указываются конкретные действия: «подписывать трудовые книжки, вести кадровый учёт, оформлять приём и увольнение работников, в т.ч. генерального директора».
• При внесении записи в трудовую книжку уполномоченный подписывает её своей подписью и указывает «по доверенности № … от …».
• Копия доверенности прилагается к личному делу генерального директора и хранится в кадровом отделе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли не вести трудовую книжку у генерального директора‑учредителя?

Да, если ГД не является работником (не заключён трудовой договор). Однако в большинстве практик рекомендуется вести книжку, так как это упрощает оформление пенсии, выплат и подтверждение стажа.

Какая запись считается правильной: «назначен» или «вступил в должность»?

Оба варианта допустимы. По рекомендациям Минтруда предпочтительнее формулировка «назначен (вступил) на должность генерального директора».

Нужно ли фиксировать изменение названия организации в трудовой книжке директора?

Да. При изменении наименования организации в графе 3 делается отдельная запись: «Изменение названия организации с «ООО «ТехИнвест»» на «ООО «ТехИнвест‑Плюс»», указывается дата и приказ о переименовании.

Можно ли оформить запись о приёме в электронную форму?

С 2022 года допускается электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае запись вносится в электронный реестр, но порядок и содержание остаются теми же;

Оформление записи в трудовую книжку генерального директора – процесс, требующий строгого соблюдения Трудового кодекса и Порядка ведения трудовых книжек. Ключевые моменты:

• Точная дата, номер приказа (или протокола) и полное наименование организации.
• Подпись лица, уполномоченного на подпись (генеральный директор либо уполномоченный по доверенности).
• Соблюдение формулировок («назначен», «вступил», «продлен», «уволен»).
• Хранение оригинала доверенности в личном деле директора.

Следуя приведённому алгоритму и используя готовый образец, вы сможете оформить запись без ошибок и избежать проблем при проверках со стороны государственных органов.

Дата актуализации статьи: