Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Правильное оформление записи о приеме на работу является ключевым моментом, который влияет на расчёт зарплаты, пенсионные выплаты и другие социальные гарантии. Ниже приведены подробные рекомендации, основанные на актуальных нормативных актах и практиках 2026 года.

Кому и когда вносить запись о приеме

• Запись о приеме в трудовую книжку вносится только тем сотрудникам, которые проработали в компании более 5 дней. Если специалист исполнял обязанности 5 дней или меньше и решил уволиться, ему следует вернуть трудовую книжку без записей о приёме.
• Если сотрудник уже работает в компании, но приём оформляется в другом месте (например, перевод из другой организации), запись о приёме в трудовой книжке делается в соответствии с пунктом 11 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от  № 320н.
• При наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе» – запись в бумажную трудовую книжку. Если строк закончились – оформляется вкладыш в той же книжке.

Формат и порядок заполнения записи

Запись о приёме должна содержать следующую информацию:

1. Дата приёма (день, месяц, год).
2. Наименование организации-работодателя.
3. Должность и вид деятельности.
4. Форма занятости (полная, неполная, совместительство, вахтовый метод).
5. Ссылка на документ, подтверждающий приём (договор о работе, приказ о приёме).
6. Штамп и подпись работодателя.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, что работник принят (назначен) в порядке перевода, если это действительно так. При совместительстве в графе 3 указывается «по совместительству».

Особенности оформления при разных видах занятости

Вахтовый метод

Для сотрудников, работающих по вахтовому методу, в трудовой книжке указывается «вахтовый метод» в графе 3. Штамп с названием организации-работодателя ставится в том же месте, где обычно ставится штамп при обычном приёме.

Совместительство

Если сотрудник работает в компании по совместительству, в графе 3 указывается «по совместительству». При этом запись может быть сделана не в хронологическом порядке, но обязательно после записи о приёме по основному месту работы.

Электронная трудовая книжка

С 2026 года работодатели могут вести электронную трудовую книжку. При переходе с бумажной на электронную форму необходимо оформить вкладыш, подтверждающий переход. Если сотрудник впервые устраивается на работу, трудовую книжку оформляют только в электронном виде.

Что делать при ошибке в записи о приёме

Если в трудовой книжке была допущена ошибка (неправильная дата, неверное название организации и т.д.), её исправление осуществляется следующим образом:

1. Внесение исправления в той же строке, где была допущена ошибка.
2. Указание номера и даты документа, подтверждающего исправление (например, приказ о приёме).
3. Подпись и штамп работодателя.
4. Если ошибка была в фамилии, имени, отчёте или дате рождения, её можно изменить только на основании соответствующих документов с указанием номера, даты и органа, выдавшего документ.

Пример оформления записи о приёме

Ниже приведён образец записи в трудовой книжке, который можно использовать в 2026 году:

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «РосТех»
Должность: Инженер-строитель
Форма занятости: Полная
Графа 3: По совместительству
Ссылка на документ: № 123/П/2026 от 

Штамп и подпись работодателя

Важные даты и нормативы

• Приём на работу: (пример).
• Приём на вахтовый метод: .
• Переход на совместительство: .
• Постановление Правительства РФ от  № 225 – правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда от  № 320н – порядок внесения записей о приёме.

Для правильного оформления записи о приёме в трудовой книжке важно:

• Соблюдать сроки и правила, установленные законодательством.
• Проверять наличие свободных строк и при необходимости оформлять вкладыш.
• Вносить точные данные о дате, организации, должности и форме занятости.
• Использовать штамп и подпись работодателя.
• В случае ошибок – оперативно исправлять запись с указанием подтверждающих документов.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректность трудовой книжки вашего сотрудника и избежите проблем при проверках и расчётах социальных выплат.