Одним из самых часто задаваемых вопросов в кадровой практике является формулировка записи о приёме сотрудника на работу. Нужно ли писать «принят на должность …» или допустимо указать «принят менеджером …»? В данной статье мы разберём нормативные требования‚ практические рекомендации и изменения‚ связанные с переходом на электронные трудовые книжки с 2021 года.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку (или её электронный аналог) и вносить в неё записи о приёме‚ переводах‚ увольнениях и иных событиях‚ связанных с трудовой деятельностью.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – содержит образцы записей и порядок их оформления.
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовых отношений» – ввёл обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) с .

Согласно пункту 2.1 Постановления № 225‚ запись о приёме на работу должна содержать:

1. Дата приёма;
2. Наименование организации (или её структурного подразделения);
3. Должность‚ на которую принят работник;
4. Основание приёма (трудовой договор‚ приказ и т.д.).

В указанном перечне нет требования указывать ФИО или должность лица‚ осуществившего приём. Поэтому формулировка «принят менеджером …» не соответствует официальному образцу записи.

Пример записи в бумажной трудовой книжке

2026 г. мая 10 дня – принят на должность инженера‑конструктора в отдел проектирования ООО «ТехноПром» по трудовому договору № 123‑от‑.

Пример записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

В ЭТК запись формируется автоматически на основании данных из кадровой системы (1С:ЗУП‚ SAP HR и т.п.). Пользователь указывает:

• Дата приёма;
• Наименование организации;
• Должность;
• Номер и дату трудового договора/приказа.

После сохранения система генерирует строку вида:

2026-05-10 | ООО «ТехноПром» | Инженер‑конструктор | Договор № 123 от 

В обоих вариантах отсутствует упоминание о том‚ кто именно оформил приём (менеджер‚ специалист отдела кадров и т.д.).

Когда допустимо указывать лицо‚ осуществившее приём?

Несмотря на отсутствие прямого требования в нормативных актах‚ некоторые организации добавляют дополнительную информацию в виде примечания:

• «Принят менеджером по подбору персонала И.И. Ивановым» – помещается в поле «Примечание» или в отдельный комментарий к записи;
• Такая информация не заменяет основную запись‚ а служит внутренним контролем и может быть полезна при аудите или разрешении спорных ситуаций.

Важно: любые дополнения должны быть сделаны так‚ чтобы не исказить обязательные элементы записи (дата‚ организация‚ должность‚ основание).

Особенности после перехода на электронные трудовые книжки (с 2021 года)

С ведение бумажных трудовых книжек разрешено только в следующих случаях:

1. Работник отказался от ЭТК и подал письменное заявление о ведении бумажной книжки;
2. Организация не имеет возможности подключиться к системе ПФР (например‚ удалённые подразделения без доступа к интернету);
3. Временные ограничения‚ связанные с техническими сбоями в работе системы ЭТК.

В остальных случаях кадровая служба формирует запись исключительно в электронном виде. При этом:

• Формат записи строго регламентирован приказом Минтруда России № 585н от ;
• Система не допускает ввода произвольного текста в обязательные поля – только выбираемые значения из справочников (должности‚ организации‚ типы оснований);
• Дополнительные комментарии (в т.ч. указание ФИО ответственного специалиста) можно добавить в поле «Примечание»‚ которое не выводится в выписке из ЭТК‚ но доступно кадровому специалисту и работнику при просмотре полной истории.

Таким образом‚ даже при использовании ЭТК вопрос о формулировке «принят менеджером» решается аналогично: основная запись остаётся без указания лица‚ а дополнительная информация может быть помещена в примечание.

---

Практические рекомендации для кадровых специалистов

1. Следуйте официальному образцу – запись о приёме должна содержать дату‚ организацию‚ должность и основание (приказ/договор).
2. Не заменяйте обязательные поля ФИО или должностью лица‚ оформившего приём. Это может привести к несоответствию требованиям Постановления № 225 и вызвать претензии со стороны инспекции труда.
3. Используйте поле «Примечание» для внутренней информации (например‚ «Принят менеджером по подбору А.С. Петрова»). Это не нарушит формат записи и поможет в дальнейшем контроле.
4. При работе с ЭТК проверяйте‚ что ваша кадровая система корректно заполняет обязательные поля и не допускает ручного ввода в них произвольного текста.
5. Обучайте сотрудников – проведите краткий инструктаж по правильному оформлению записей в трудовой книжке (бумажной и электронной) для всех специалистов отдела кадров.

---

Запись в трудовой книжке о приёме на работу должна соответствовать установленному образцу: указываются дата‚ организация‚ должность и основание приёма. Указание того‚ кто именно принял сотрудника (менеджер‚ специалист отдела кадров и т.д.) не является обязательным и‚ если необходимо‚ может быть размещено только в дополнительном поле «Примечание». Это правило одинаково действует как для бумажных‚ так и для электронных трудовых книжек‚ действующих с 2021 года.

Соблюдение этих требований обеспечит корректность кадрового документооборота‚ снизит риск штрафов со стороны государственных органов и упростит взаимодействие с работниками при выдаче выписок из трудовой книжки.