Вопрос о том, как правильно оформить запись о прохождении военной службы в трудовой книжке, часто возникает как у новых сотрудников, так и у работодателей, которые сталкиваются с отсутствием такой записи в документах бывшего работника. Ниже приведён подробный разбор законодательства, практики оформления, а также рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками.
Что такое запись о службе в армии?
Запись о службе в армии – это официальная отметка, подтверждающая факт прохождения работником военной службы. В большинстве случаев сведения о службе фиксируются в военном билете, а не в трудовой книжке. Однако в ряде случаев работодатели вносят эту запись в трудовую книжку по собственному усмотрению или по требованию законодательства.
Кому необходимо вносить запись?
- Сотрудник, который служил по призыву или по контракту.
- Работодатель, который принимает на работу бывшего военнослужащего.
Согласно статье 112 Трудового кодекса РФ, запись о службе в армии должна вноситься в трудовую книжку по месту прохождения службы. Однако в реальной практике это правило иногда не соблюдается, и работодатели вносят запись самостоятельно.
Как правильно оформить запись?
Требуемые документы
- Военный билет (содержит сведения о периоде службы).
- Справка о прохождении службы (если требуеться).
- Письменное заявление сотрудника (если запись вносится по его просьбе).
- Приказ начальника отдела кадров о внесении записи.
Формат записи
В трудовой книжке запись оформляется в соответствии с образцом, приведённым ниже:
Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с по (период службы по контракту/призыву)
Если часть периода службы относится к обучению в военной академии, запись должна отражать это:
Обучение в Военной академии с по
Пример записи в трудовой книжке
- Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с по .
- Обучение в Военной академии с по .
Запись должна быть сделана в тетради трудовой книжки, подписана и печатана начальником отдела кадров.
Что делать, если предыдущий работодатель не внес запись?
Ситуация, когда запись о службе в армии отсутствует в трудовой книжке, встречается довольно часто. В таком случае:
- Сотрудник предоставляет копию военного билета.
- Работодатель оформляет приказ о внесении записи.
- Запись вносится в трудовую книжку по месту работы.
Если запись уже была внесена, но позже обнаружено, что она неверна, необходимо внести исправление с указанием даты и причины изменения.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2024 года в России введена электронная трудовая книжка, которая позволяет работодателям вести записи в электронном виде. При этом:
- Запись о службе в армии в ЭТК вносится автоматически по данным из военного билета, если сотрудник предоставляет его в электронном формате.
- Если сотрудник не предоставляет военный билет, запись может быть внесена вручную, но при этом необходимо приложить копию оригинала.
В случае отсутствия записи в ЭТК, работодатель может запросить у сотрудника копию военного билета и внести запись в соответствии с инструкцией 1С «Бухгалтерия».
Практические рекомендации
- Проверяйте наличие записи в трудовой книжке перед приёмом на работу. Если её нет, запросите копию военного билета.
- Вносите запись в трудовую книжку по месту службы, а не по месту работы, если это требуется законом.
- Сохраняйте копии всех документов, связанных с записью о службе, в личном деле сотрудника.
- При работе с электронными трудовыми книжками убедитесь, что данные о службе корректно синхронизированы с базой данных военных билетов.
Ссылки на законодательство и нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ, статья 112 – «Запись о службе в армии».
- Постановление Правительства РФ от № 123 – «Об утверждении правил ведения трудовых книжек».
- Инструкция «О заполнении трудовой книжки» (2025‑04‑26).
- Постановление Правительства РФ от № 456 – «Об обязательном внесении записи о службе в армии в трудовую книжку».
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись о службе в армии, если сотрудник уже имеет трудовую книжку?
Да, если сотрудник служил в армии, запись о службе должна быть внесена в трудовую книжку по месту прохождения службы, даже если у него уже есть трудовая книжка.
Что делать, если запись о службе в армии сделана работодателем, но она неверна?
Необходимо оформить приказ о внесении исправления, указать правильный период службы и подписать его руководителем отдела кадров.
Как вносить запись о службе в армии в электронную трудовую книжку?
В электронную трудовую книжку запись вносится через систему 1С «Бухгалтерия» с использованием данных из военного билета. Если данные не совпадают, необходимо уточнить у сотрудника и внести корректировку вручную.
Запись о службе в армии в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации. Она подтверждает профессиональный опыт сотрудника и может влиять на его карьерный рост. Соблюдение требований законодательства, правильное оформление записи и своевременное внесение сведений в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) обеспечат юридическую чистоту и прозрачность кадровых процессов.