Дата публикации: 18:33:33
В данной статье подробно рассматриваем‚ как правильно оформить запись о смене имени (фамилии‚ имени‚ отчества) в трудовой книжке сотрудника‚ какие документы служат основанием‚ какие требования предъявляют трудовые нормы и как избежать ошибок‚ приводящих к штрафам.
Правовая основа
Согласно п. 26 Правил‚ утверждающих форму и содержание трудовой книжки‚ любые изменения в сведениях о работнике (фамилия‚ имя‚ отчество‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ специальность) вносятся работодателем на основании:
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о браке‚ расторжении брака;
- документ о изменении имени‚ фамилии‚ отчества;
- другие официальные документы‚ выданные уполномоченными органами.
Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» только в случае‚ если изменение связано с присвоением звания‚ звания honoris causa и т.п. Обычное переименование в него не включается.
Пошаговый порядок внесения изменений
- Получение документа‑основания. Сотрудник предоставляет паспорт‚ свидетельство о рождении‚ акт изменения имени и т.д.
- Подготовка заявления. Наименование: «Заявление о внесении изменений в трудовую книжку». В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Новое имя/фамилия;
- Дата и номер документа‚ подтверждающего изменение;
- Орган‚ выдалший документ.
- Оформление записи в трудовой книжке. В конце соответствующей строки вносится:
Запись: Смена фамилии (имени) с «ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ» на «ПЕТРОВ ПЕТР ПЕТРОВИЧ».
Документ‑основание: Паспорт № 1234567‚ выдан ОУФМС России г. отделом по г. Москве.
Подпись ответственного лица: ___________________
Печать организации: (при наличии) - Внесение изменений в дополнительные документы. При наличии вкладыша к трудовой книжке (если он оформлен) вносите изменения аналогичным способом.
- Обновление остальных кадровых документов. Трудовой договор‚ должностная инструкция‚ листок нетрудоустройства и др. также должны отражать новые данные‚ однако законом об этом не требуется обязательная регистрация.
Примеры записей в трудовой книжке
Запись о смене фамилии
В основной части трудовой книжки (раздел «ФИО») в строке‚ где указано старое ФИО‚ добавляется запись:
Запись: Смена фамилии с «ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ» на «ПЕТРОВ ПЕТР ПЕТРОВИЧ».
Документ‑основание: Паспорт № 9876543‚ выдан ОУФМС России г. отделом по г. Санкт‑Петербургу.
Подпись: ___________________
Печать: (при наличии)
Запись в вкладыше (если он оформлен)
Если у сотрудника есть отдельный вкладыш‚ оформленный в виде отдельного листа‚ то в него вносится аналогичная запись‚ подпись и печать организации.
Пример записи в акте приказа о смене имени
В приказе организации‚ издаваемом в связи с изменением данных сотрудника‚ указывается:
Приказ № 15 от
О Смене ФИО сотрудника
Сотрудник Иванов Иван Иванович‚ занятой на позиции «Менеджер»‚ с г. имеет право использовать новое ФИО, Петров Петр Петрович.
Подпись руководителя: ___________________
Печать: (при наличии)
Что требуется от кадрового сотрудника
- Сделать ссылку на документ‑основание (указать номер‚ дату‚ орган выдачи).
- Завершить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если она имеется).
- Внести изменения одновременно в трудовую книжку и‚ при наличии‚ в её вкладыш.
- Обновить все внутренние документы‚ где отражены персональные данные сотрудника (трудовой договор‚ листок нетрудоустройства и др.).
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли отражать изменение имени в разделе «Сведения о награждении»?
Нет. В этот раздел вносятся только сведения о присвоении званий‚ премий‚ наград и т.п. Обычное переименование не требует записи в этом разделе.
Обязательно ли вести отдельный вкладыш к трудовой книжке?
Вкладыш не обязателен‚ но если он оформлен‚ в него также необходимо внести изменения‚ иначе запись в основной книжке может быть признана неполной.
Как поступить‚ если сотрудник сменил имя‚ но не предоставил документ‑основание?
В этом случае запись вносить нельзя. Требуется потребовать от сотрудника предоставление официального документа‚ подтверждающего изменение (паспорт‚ свидетельство о смене имени и т.д.).
Нужно ли сообщать в ПФР о смене имени сотрудника?
Да. При смене ФИО необходимо обновить данные в ПФР‚ иначе при проверке могут возникнуть расхождения‚ что может привести к штрафу.
Изменения в трудовой книжке при смене имени (фамилии‚ имени‚ отчества) оформляются строго в соответствии с п. 26 Правил. Главное – иметь документ‑основание‚ правильно оформить запись с указанием ссылки на этот документ‚ подписью ответственного лица и‚ при необходимости‚ печатью организации. Не забывайте одновременно обновить все кадровые документы и зафиксировать изменения в ПФР.
Соблюдение этих требований позволяет избежать ошибок‚ которые могут привести к административным штрафам‚ и гарантирует корректность ведения персонального дела сотрудника.
Автор статьи: кадровый консультант‚ 2026 год.