Совмещение должностей – это выполнение работником дополнительных трудовых функций, помимо основной занятости, в той же организации (внутреннее совмещение) или в другой организации (внешнее совмещение). В трудовой книжке отражается только внешнее совмещение, а также факт принятия на работу по совместительству. Ниже – подробное руководство, как правильно оформить такую запись, с учётом актуальной нормативной базы и практических образцов, взятых из открытых источников (данные на ).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 60.1 – совмещение должностей, ст. 66 – ведение трудовых книжек).
• Постановление Минтруда России № 122н от «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
• Разъяснения КонсультантПлюс и Бухгалтерия.ru (см. фрагменты из интернета, приведённые ниже).

Важно: запись о совмещении профессий (должностей) не вносится в трудовую книжку, если работник выполняет дополнительные функции в той же организации без оформления отдельного приказа о приёме на работу по совместительству (см. выдержка: «Запись о совмещении профессий в трудовую книжку не вносится»).

Кто вносит запись?

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс:

«Всегда вносит основной работодатель: внешнему совместителю – на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству; внутреннему совместителю – по его просьбе».

Таким образом, отдел кадров (или уполномоченное лицо) основной организации делает запись в трудовой книжке внешнего совместителя, а при внутреннем совмещении запись вносится только по инициативе сотрудника.

Пошаговая инструкция оформления записи

1. Подготовьте документы:
   • Приказ о приёме на работу по совместительству (или копию трудового договора).
   • Трудовую книжку работника.
   • Паспорт (для сверки личных данных).
2. Определите порядковый номер записи: продолжайте нумерацию, уже существующую в трудовой книжке.
3. Заполните графу 1: порядковый номер записи.
4. Заполните графу 2: дата, когда работник приступил к исполнению обязанностей по совместительству (дата из приказа).
5. Заполните графу 3: информация о работодателе и должности. Формулировка рекомендуется следующая:

   Принят по совместительству в отдел «Название отдела» на должность «Название должности».

   (см. образец из интернета: «В графу 3 внесите формулировку Принят по совместительству, укажите, в какое структурное подразделение, на какую должность.»).

6. Заполните графу 4: дата и номер приказа о приёме на работу по совместительству (например, «Приказ № 123 от »).
7. Подпись и печать: ставит подпись уполномоченного лица отдела кадров и печать организации.

При внутреннем совмещении (работник уже состоит в штате и получает дополнительную должность в той же компании) запись делается только по его просьбе и оформляется аналогично, но в графе 3 указывается, что работа выполняется «в рамках внутреннего совмещения».

Образец записи в трудовой книжке

Примечание: если запись делается для внешнего совместителя, в графе 3 указывается полное название организации‑работодателя, где выполняется совмещение.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о совмещении должностей без приказа?

Нет. Основанием для записи является приказ о приёме на работу по совместительству (или трудовой договор). Без такого документа запись считается неправомерной.

Нужно ли делать запись, если сотрудник совмещает две должности в одной организации?

Если оформлено отдельное приёмное распоряжение (приказ о приёме на работу по совместительству) – запись вносится. Если дополнительные функции выполняются в рамках одной должности без отдельного приказа – запись не требуется (см. выдержка: «Запись о совмещении профессий в трудовую книжку не вносится»).

Кто отвечает за достоверность сведений в трудовой книжке?

Ответственность лежит на работодателе, который вносит запись. При обнаружении ошибки работник может потребовать её исправления в течение трёх лет с момента обнаружения.

Нужно ли заверять копию приказа при внешнем совместительстве?

Да. Для внесения записи требуется предоставить копию приказа или трудового договора, подтверждающего работу по совместительству.

Оформление записи о совмещении должностей в трудовой книжке – процедура, регламентированная Трудовым кодексом и инструкциями по ведению трудовых книжек. Главное – наличие приказа о приёме на работу по совместительству и правильное заполнение четырёх граф документа. Следуя представленной пошаговой инструкции и используя приведённый образец, кадровик сможет избежать ошибок и обеспечить законность трудовых записей сотрудников.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Бухгалтерия.ru, форумы и нормативные акты) на дату .