В 2026 году вопрос о том, как правильно оформить запись о совмещении в трудовой книжке, остаётся актуальным как для работодателей, так и для работников, желающих совмещать несколько должностей или видов деятельности․ Ниже собраны основные положения, подкреплённые актуальными нормативными актами, практикой консультантов и официальными образцами․

Что такое совмещение и как оно отличается от совместительства?

В трудовом праве часто используют термины «совмещение»* и «совместительство*, но они не являются синонимами․

• Совмещение – это фактическое совмещение нескольких должностей (или должностей и функций) у одного работника․ Оно может быть как внутренним (внутри одной организации), так и внешним (с другим работодателем)․
• Совместительство – более узкое понятие, обычно используется в отношении внутреннего совмещения одной и той же организации, когда работник одновременно занимает две или более должностей․

Разделение этих понятий важно, потому что в трудовой книжке оформляются только записи о совмещении, а не о совместительстве в полном смысле слова․

Кто вносит запись в трудовую книжку и когда?

Согласно материалам КонсультантПлюс и официальным рекомендациям Министерства труда, запись вносится:

1. Основным работодателем (только по желанию работника)․
2. На основании копии приказа или трудового договора, подтверждающего факт совмещения․
3. Только при наличии подтверждающих документов и по просьбе работника․

Если работник не желает, чтобы сведения о совмещении отразились в книжке, работодатель обязан уважать его желание․

Какие документы подтверждают факт совмещения?

Для внесения записи в трудовую книжку требуются следующие документы:

• Копия приказа о назначении на вторую должность (для внутреннего совмещения)․
• Трудовой договор (или дополнение к нему) с указанием условий совмещения․
• Справка о согласии работника на запись в книжке (если он её просит)․

Эти документы хранятся у основного работодателя, а запись в книжке делается только после их предоставления․

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Ниже приведён образец записи, который можно использовать в 2026 году:

Запись в трудовой книжке
ФИО: ______________________
Должность в основной организации: ______________________
Дата начала работы по совмещению: __․__․____ г․
Дата окончания работы по совмещению (если известна): __․__․____ г․
Примечание: «Работа по совместительству не является основной․ Сведения о ней вносятся по желанию работника»․

Важно отметить, что запись о совмещении должностей в трудовую книжку не вносится, если речь идёт о совмещении должностей в рамках одной организации без изменения основной работы․

Какие ошибки часто допускают работодатели?

На практике встречаются следующие типичные ошибки:

• Записывают сведения о совмещении без согласия работника․ Это противоречит закону․
• Используют неправильный шаблон записи․ Нужно строго следовать образцу, утверждённому Министерством труда․
• Смешивают понятия «совмещение» и «совместительство»․ В книжке фиксируется только совмещение, а не совместительство в полном смысле․
• Полагаются на «документ о совместительстве», хотя в книжке требуется приказ о назначении․

Чтобы избежать этих недочётов, рекомендуется:

1. Получить письменное согласие работника․
2. Подготовить копию приказа или дополнения к договору․
3. Внести запись в книжку только после проверки соответствия формы и содержания․

Как оформлять внешнее совмещение?

В случае, когда работник совмещает работу в другой организации (внешнее совмещение), запись в трудовую книжку вносится тем же способом, но основной работодатель делает отметку только по просьбе работника и только после получения копии приказа (или договора) от второго работодателя․

Пример оформления:

• ФИО работника․
• Должность в внешней организации․
• Дата начала внешнего совмещения․
• Примечание: «Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству»․

Что говорит закон?

Согласно статье 72 ТК РФ, трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы․ Поэтому любые записи, связанные с совмещением, должны делаться именно там․ При этом:

• Работодатель не имеет права требовать наличие трудовой книжки у совместителя, если он работает в другой организации․
• Записи о совмещениях в книжке не фиксируются автоматически; они вносятся только по желанию работника и при наличии подтверждающих документов․

Практические рекомендации для HR‑специалистов

Соберите все необходимые документы (приказ, договор, согласие работника)․

Проверьте форму записи – она должна соответствовать образцу, утверждённому в 2026 году․

Удостоверьтесь в желании работника внести сведения в трудовую книжку․

Внесите запись в электронный или бумажный вариант в соответствии с требованиями компании․

Сохраните копию всех документов в личном деле работника․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли внести запись о совмещении без согласия работника? – Нет, согласие работника обязательно․
• Нужно ли указывать в книжке сведения о совмещении, если работник работает только в одной организации? – Нет, если совмещение не предусмотрено договором․
• Как оформить запись о внутреннем совмещении нескольких должностей? – С помощью приказа о назначении на вторую должность и соответствующей записи в книжке․
• Что делать, если работник отказывается от записи? – Уважать его решение; запись не делается․

Запись в трудовой книжке о совмещении – это формальное, но важное документальное подтверждение факта совмещения․ Правильное оформление требует:

1. Согласия работника․
2. Наличия подтверждающих документов (приказа, договора)․
3. Соблюдения установленного образца записи․

Только при соблюдении всех этих условий запись будет юридически значимой и не вызовет вопросов при проверках трудовой инспекции․

Помните, что трудовая книжка хранится у основного работодателя, а любые записи о совмещении вносятся только по желанию работника и в соответствии с текущими нормативными актами․

Для более детального ознакомления с образцами и формами рекомендуется обратиться к официальным источникам, таким как КонсультантПлюс, официальные публикации Министерства труда и публикации ГАРАНТ․РУ․

Автор: HR‑консультант, 2026 год