Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов при оформлении кредитов‚ виз‚ субсидий или при приеме на работу по совместительству. Ключевым моментом в этом документе является правильная фиксация текущего места работы. Ошибка в формулировке или отсутствии заверения может привести к отказу в услуге. В этой статье мы подробно разберем‚ как грамотно сделать запись о том‚ что сотрудник работает по настоящее время.

Почему важна правильная формулировка?

Запись «работает по настоящее время» подтверждает актуальность сведений на дату выдачи копии. Без этой фразы или при неправильном ее оформлении документ могут счесть недействительным‚ так как не будет ясно‚ трудоустроен ли человек на момент предоставления справки.

> Важно: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажные копии все еще требуются во многих инстанциях‚ и правила их заверения остаются строгими.

Кто имеет право делать копию и заверять ее?

Согласно законодательству РФ‚ копию трудовой книжки может выдать:

• Текущий работодатель (отдел кадров или бухгалтерия);
• Архив (если организация ликвидирована).
• МФЦ (в некоторых случаях‚ при наличии данных в архивах).

Самостоятельно делать копию и заверять ее подписью и печатью сотрудник не имеет права. Такая копия будет считаться недействительной.

Пошаговая инструкция: как должна выглядеть запись

Чтобы копия была принята госорганами и банками‚ необходимо соблюсти следующий алгоритм:

Снятие копии

Копируются все заполненные страницы трудовой книжки. Копия должна быть четкой‚ читаемой и содержать все записи‚ включая ьный лист.

Формирование записи о текущей работе

На последней странице копии‚ где находится запись о приеме на текущее место работы‚ необходимо добавить рукописную фразу.
Правильная формулировка выглядит так:

• Пишется фраза: «работает по настоящее время».
• Указывается дата составления копии (например: *).

Ставится подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).

• Расшифровка подписи (ФИО полностью).
• Ставится круглая печать организации (или штамп «Для копий»‚ если это предусмотрено внутренними правилами‚ но лучше основная печать).

Нумерация и прошивка (если страниц много)

Если копия состоит из нескольких листов:
Листы нумеруются в формате «1 из 5»‚ «2 из 5» и т.д.
Документ прошивается нитью.
На оборотной стороне последнего листа концы нити заклеиваются бумажной наклейкой.
На наклейке ставится подпись‚ печать и надпись: «Прошито и пронумеровано [количество] листов».

Образец оформления заверительной надписи

Ниже приведен пример того‚ как должна выглядеть заверительная надпись на последнем листе копии:

Копия верна

Инженер-технолог
ООО «Вектор»
Иванова Мария Петровна
(должность) (подпись) (расшифровка)

22 мая 2026 г.

Работает по настоящее время

М.П. (место для круглой печати организации)

Частые ошибки‚ которых следует избегать

При оформлении документа часто допускаются ошибки‚ из-за которых его возвращают на доработку:

• Отсутствие даты. Фраза «работает по настоящее время» без даты не имеет юридической силы‚ так как непонятно‚ когда именно она была актуальна.
• Использование сокращений. Нельзя писать «раб. по наст. время». Только полный текст.
• Заверение самим сотрудником. Как упоминалось выше‚ это делает только работодатель.
• Нечеткая печать. Печать должна читаться полностью‚ включая название организации.

Особенности в 2026 году: Электронные трудовые книжки

Поскольку сегодня (май 2026 года) переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершен‚ процедура получения сведений изменилась для тех‚ кто ведет трудовую деятельность только в электронном формате.
Где взять данные? Сотрудник может самостоятельно заказать выписку из ЭТК через портал Госуслуги‚ в личном кабинете на сайте ПФР или обратившись в МФЦ.
Нужно ли заверение? Выписка‚ полученная через Госуслуги‚ уже имеет усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и равнозначна бумажному документу с печатью. Ее можно отправлять в организации в электронном виде.
Если нужен бумажный вариант с «живой» печатью: Если организация-получатель требует именно бумажную копию с синей печатью‚ работодатель должен:

• Сформировать выписку из системы ЭТК.
• Распечатать ее.
• Добавить рукописную надпись «Работает по настоящее время»‚ дату‚ подпись и печать организации.

Что делать‚ если организация ликвидирована?

Если текущий работодатель ликвидирован‚ а запись в трудовой есть‚ но подтвердить актуальность работы невозможно (так как организации нет)‚ то фраза «работает по настоящее время» ставиться не может. В таком случае:

• Копию заверяет архив‚ где хранятся документы ликвидированной фирмы.
• Если человек трудоустроился в новую организацию‚ актуальность подтверждает новый работодатель на основании записей о приеме.

Правильное оформление фразы «работает по настоящее время» на копии трудовой книжки — это гарантия того‚ что ваш документ примут в банке‚ визовом центре или государственном учреждении. Главное помнить: запись должна быть заверена текущим работодателем‚ содержать полную дату и подпись ответственного лица. В эпоху цифровизации не забывайте‚ что выписка из электронной трудовой книжки с портала Госуслуг часто является более быстрым и юридически значимым аналогом бумажной копии.