Обновлено: 22 мая 2026 года

Почему это важно?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и занимаемые должности.
Правильное внесение записи об избрании на должность председателя (например, председателя совета директоров,
председателя профсоюза или председателя правления) важно по нескольким причинам:

1. Юридическая сила: Запись должна соответствовать уставу организации и решениям, принятым на общем собрании или другом компетентном органе.
2. Прозрачность: Работодатели и государственные органы должны четко понимать, как человек был назначен на должность.
3. Страхование и пенсия: Неправильная запись может повлиять на расчет трудового стажа и пенсионных прав.
4. Репутация: Ошибки в трудовой книжке могут создать проблемы при трудоустройстве или проверках.

Основание для записи: что должно быть в графе 4?

Согласно нормативным актам и практике ведения трудовых книжек, в графе 4 раздела «Сведения о работе»
указывается:

• Наименование органа, принявшего решение об избрании (например, «Общее собрание акционеров»);
• Дата принятия решения (число, месяц, год);
• Номер протокола или решения.

Пример:

Формулировка в графе 3: что писать?

В зависимости от типа организации и должности, формулировки могут отличаться:

Избрание председателем совета директоров (акционерное общество)

Избрание председателем правления (общество с ограниченной ответственностью)

Избрание председателем профсоюзной организации

Избрание председателем совета депутатов или муниципального образования

Кто заполняет трудовую книжку?

Согласно трудовому законодательству, записи в трудовую книжку вносятся:

• Работодателем: Обычно это делает специалист отдела кадров или секретарь, назначенный приказом руководителя.
• При приеме на работу: Если человек уже работал в организации и был избран на новую должность, запись вносится при оформлении перевода.
• При совмещении: Если председатель совмещает должность с основной работой, запись вносится в трудовую книжку по основному месту работы.

Образец приказа о назначении специалиста, ведущего трудовую книжку

Для легитимности процесса рекомендуется издать приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек:

Что делать, если трудовая книжка электронная?

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В 2026 году она уже активно используется.

Если сотрудник перешел на ЭТК:

• В бумажной трудовой книжке делается закрывающая запись о переходе на электронный формат.
• Новый работодатель не может вносить записи в бумажную трудовую книжку, если она закрыта.
• Все записи об избрании и трудовой деятельности хранятся в электронном виде.

Пример закрывающей записи в бумажной трудовой книжке:

Типичные ошибки и как их избежать

При внесении записи об избрании председателем часто допускаются следующие ошибки:

❌ Ошибка 1: Использование слова «назначен» вместо «избран»

Неправильно:

Правильно:

❌ Ошибка 2: Отсутствие номера решения или протокола

Неправильно:

Правильно:

❌ Ошибка 3: Неправильное указание органа, принявшего решение

Неправильно:

Правильно:

Что делать, если запись уже внесена неправильно?

Если ошибка обнаружена:

1. Не зачеркивать и не исправлять запись от руки.
2. Внести корректирующую запись на следующей строке с указанием основания для исправления.
3. Подписать запись ответственным лицом и поставить печать организации.

Пример корректирующей записи:

Правила хранения и выдачи трудовой книжки

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Постановлению Минтруда РФ от № 69:

• Трудовая книжка хранится у работодателя в сейфе или металлическом шкафу.
• Работник имеет право получить трудовую книжку на руки при увольнении в день расчета.
• При выдаче трудовой книжки работник расписывается в личной карточке и в книге учета.
• Запрещается выдавать трудовую книжку на руки работнику во время его работы, кроме случаев, предусмотренных законом.

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

За нарушения при ведении трудовых книжек предусмотрены:

• Административная ответственность: По ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, до 50 000 руб. для юридических лиц.
• Дисциплинарная ответственность: Замечание, выговор или увольнение для ответственного лица.
• Материальная ответственность: Возмещение ущерба, причиненного неправильными записями.

Чек-лист: как правильно внести запись об избрании председателем

1. ✅ Убедиться, что основание для записи — решение компетентного органа (общее собрание, совет директоров и т.д.).
2. ✅ Проверить наличие номера и даты решения/протокола.
3. ✅ Использовать слово «избран», а не «назначен».
4. ✅ Указать полное наименование органа, принявшего решение.
5. ✅ Запись должна быть внесена разборчивым почерком или машинописным способом;
6. ✅ Ответственное лицо должно подписать запись и поставить печать организации.
7. ✅ Сделать копию записи для архива организации.

Запись в трудовой книжке об избрании председателем — это не просто формальность, а важный юридический акт,
который должен быть оформлен правильно и в соответствии с законодательством.

Следуя приведенным рекомендациям и образцам, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение
трудовых книжек в вашей организации.

Если у вас остались вопросы или вы столкнулись с нестандартной ситуацией, рекомендуется обратиться
к юристу или специалисту по трудовому праву.