Ведение трудовых книжек в 2026 году требует особой внимательности к деталям, особенно когда речь заходит о записях, касающихся уровня образования. С внедрением двухуровневой системы высшего образования (бакалавриат и магистратура) у кадровиков и работодателей часто возникают вопросы: как правильно сформулировать запись, если сотрудник окончил вуз по программе бакалавриата? Ошибки в этой графе могут привести к проблемам при подсчете стажа или подтверждении квалификации.

В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, правила заполнения и приведем актуальные образцы записей.

Нормативная база и основные правила

Согласно действующему законодательству РФ (включая Трудовой кодекс и инструкции по ведению трудовых книжек), запись об образовании вносится в раздел «Сведения об образовании» (ранее это было на титульном листе, теперь — в соответствующем разделе внутри книжки или на титульном листе при первичном заполнении, в зависимости от года выдачи документа, но принцип остается единым).

Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Запись вносится только на основании оригиналов документов об образовании (диплом, приложение к диплому).
• Ксерокопии или нотариально заверенные копии без предъявления оригинала не являются основанием для внесения записи.
• Уровень образования («бакалавр») должен быть указан полностью и точно так, как это написано в дипломе.

Почему важно указывать «Бакалавр»?

С 2000-х годов в России действует Болонская система, разделяющая высшее образование на ступени. Диплом бакалавра является документом о высшем образовании. Если в трудовой книжке не указать уровень («бакалавр»), а написать просто «высшее», это может быть расценено как неточность, так как существует еще и специалитет, и магистратура. Для должностей, где требуется именно высшее образование, наличие слова «бакалавр» подтверждает соответствие квалификации.

Инструкция: Как сделать запись правильно

Запись об образовании вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения в названии учебного заведения или уровня образования не допускаются.
Алгоритм действий кадровика:
Попросите сотрудника предоставить оригинал диплома о высшем образовании.
Проверьте точное название учебного заведения (например, не «МГУ», а «Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова»»).
Посмотрите в дипломе точную формулировку квалификации (например, «Бакалавр экономики», «Бакалавр техники и технологии»).
Внесите данные в соответствующие графы раздела «Образование».

Образцы записей в трудовой книжке

Ниже приведены примеры того, как должна выглядеть запись для выпускника бакалавриата. Обратите внимание на полную расшифровку аббревиатур и указание уровня образования.

Пример 1. Стандартная запись (Титульный лист или раздел образования)

Если трудовая книжка заводится впервые или заполняется раздел об образовании:

| Графа | Что пишем (Пример) |
| :— | :— |
| Уровень образования | Высшее образование — бакалавриат |
| Наименование организации | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»» |
| Год окончания | 2024 |
| Серия и номер документа | 123456 № 7890123 |
> Важно: В графе «Уровень образования» или в строке о квалификации обязательно должно фигурировать слово «бакалавр» или «бакалавриат», если такая формулировка содержится в нормативных актах на момент заполнения, однако чаще всего требуется указать именно уровень: «Высшее образование — бакалавриат».

Пример 2. Как это выглядит текстом (для понимания сути)

В самой трудовой книжке (в зависимости от её формата, бумажного образца 2004 года или электронного/нового образца) запись формируется следующим образом:

• Образование: Высшее — бакалавриат.
• Учебное заведение: Санкт-Петербургский государственный университет.
• Год окончания: 2025.
• Основание: Диплом бакалавра серия ПН № 1234567, выдан 30 июня 2025 года.

Частые ошибки и как их избежать

При внесении данных о квалификации бакалавра специалисты часто допускают следующие ошибки:

Использование аббревиатур.

• Неправильно: МГТУ им. Баумана, бакалавр.
• Правильно: Московский государственный технический университет имени Н;Э. Баумана, квалификация «Бакалавр».

Неверное указание уровня.
Нельзя писать просто «Высшее», если в дипломе указано «Бакалавриат». Необходимо уточнять ступень, так как это влияет на тарификацию и должностные требования.
Запись со слов сотрудника.
Вносить данные можно только после просмотра оригинала диплома. Если диплом утерян, требуется справка из вуза или дубликат диплома.
Сокращение слова «Бакалавр».
Слова «бакалавр», «специалист», «магистр» не сокращаются.

Что делать, если допущена ошибка?

Если вы обнаружили, что в трудовой книжке сотрудника неверно указано образование (например, написано «специалист» вместо «бакалавр» или допущена опечатка в названии вуза):

• Не зачеркивайте ошибочную запись корректором или одной чертой (это запрещено).
• Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером [номер] недействительна».
• После этого вносится правильная запись со ссылкой на документ-основание (диплом).
• Все исправления заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (или кадровой службы), где было обнаружено или допущено исправление.

Правильная запись о квалификации «бакалавр» в трудовой книжке — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия прав работника на подтверждение своей квалификации и правильного исчисления стажа для будущей пенсии. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, точность ввода данных на бумажном этапе (если он еще актуален для конкретных случаев) или при первичном внесении сведений в базу имеет критическое значение.

Всегда сверяйтесь с оригиналом диплома и используйте полные наименования учебных заведений. Это убережет вас и вашего сотрудника от лишних проверок и проблем с Пенсионным фондом.