Ведение трудовой книжки, один из ключевых элементов кадрового учета в любой организации. Согласно законодательству Российской Федерации, сведения об образовании работника вносятся на ьный лист трудовой книжки. Однако в случае, когда свободного места на ьном листе недостаточно, или работник получил несколько уровней образования после первоначального оформления трудовой книжки, используется вкладыш в трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись об образовании именно в вкладыше, какие документы требуются, каковы правила внесения и исправления записей, а также приведем актуальные образцы на 2026 год.
Что такое вкладыш в трудовую книжку и зачем он нужен?
Вкладыш в трудовую книжку, это отдельный бланк, пришиваемый к основной трудовой книжке, который используется для дополнения сведений, когда на ьном листе или в разделе «Сведения о работе» не хватает места. Он имеет такую же юридическую силу, как и сама трудовая книжка, и является её неотъемлемой частью.
Вкладыш применяется в следующих случаях:
- Не хватает места для внесения новых записей об образовании;
- Работник получил второе, третье или высшее образование после первоначального оформления трудовой книжки;
- Необходимо внести исправления или дополнения к ранее внесённым сведениям об образовании;
- Трудовая книжка заполнена полностью, включая все строки ьного листа.
Важно: вкладыш не заменяет трудовую книжку, а дополняет её. Без основной трудовой книжки вкладыш не имеет юридической силы.
Правовая основа
Порядок внесения записей об образовании в трудовую книжку и её вкладыш регулируется:
- Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 68);
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом России.
Согласно п. 9 Постановления № 225, сведения об образовании вносятся на ьный лист трудовой книжки. Если места не хватает — вносятся в вкладыш, пришитый к трудовой книжке;
Когда и на основании чего вносятся записи об образовании в вкладыш?
Запись об образовании в вкладыш вносится только после предоставления работником оригинала документа об образовании. К таким документам относятся:
- Диплом о среднем общем образовании (аттестат);
- Диплом о среднем профессиональном образовании (ПТУ, техникум, колледж);
- Диплом о высшем образовании (бакалавр, специалист, магистр);
- Диплом об учёной степени (кандидат наук, доктор наук);
- Свидетельство об окончании курсов повышения квалификации или профессиональной переподготовки — если они входят в состав образовательных программ, подтверждённых государством.
Важно! Запись в вкладыш вносится только на основании оригинала документа. Копии, сканы или выписки не принимаются. Работодатель обязан проверить подлинность документа и сделать копию для архива.
Как правильно оформить запись об образовании в вкладыш?
Запись в вкладыш оформляется в строгом соответствии с требованиями Постановления № 225. Ниже — пошаговая инструкция:
Шаг 1: Определите, какое образование получено
Сведения об образовании делятся на уровни:
- Среднее общее образование — 11 классов (аттестат);
- Среднее профессиональное образование — ПТУ, техникум, колледж (диплом СПО);
- Высшее образование:
- бакалавриат (4 года);
- специалитет (5–6 лет);
- магистратура (2 года после бакалавриата);
- Научные степени — кандидат наук, доктор наук.
Шаг 2: Укажите наименование образовательного учреждения
Название вуза, колледжа или школы записывается точно так, как указано в дипломе. Не допускаются сокращения, опечатки или перефразировки.
Пример: «Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования „Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова“»
Шаг 3: Укажите уровень образования и специальность
В строке «Образование» указывается уровень, в строке «Профессия, специальность» — наименование специальности по диплому.
Примеры записей в вкладыше:
- Бакалавриат:
Образование: высшее, бакалавриат
Профессия, специальность: Информатика и вычислительная техника - Специалитет:
Образование: высшее, специалитет
Профессия, специальность: Лечебное дело - Магистратура:
Образование: высшее, магистратура
Профессия, специальность: Экономика - Среднее профессиональное образование:
Образование: среднее профессиональное
Профессия, специальность: Бухгалтерский учет - Среднее общее образование (если не было внесено ранее):
Образование: среднее общее
Профессия, специальность: —
Важно: Если работник уже имел запись об образовании на ьном листе, то новая запись в вкладыш дополняет предыдущую, не зачёркивается и не стирается!
Шаг 4: Укажите дату окончания
Дата окончания образования указывается в формате: «число.месяц.год». Например: .
Дата начала получения образования не указывается — только окончания.
Шаг 5: Укажите номер и серию документа
В строке «Основание» указывается:
- серия и номер диплома;
- дата выдачи;
- наименование органа, выдавшего документ.
Пример:
Основание: диплом о высшем образовании, серия 77 № 123456, выдан г. Министерством науки и высшего образования РФ
Как оформить вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш пришивается к трудовой книжке в следующем порядке:
- Работник предоставляет оригиналы документов об образовании.
- Кадровик проверяет подлинность документов и делает копии для архива.
- На основании документов оформляется запись в вкладыше (по образцу выше).
- Вкладыш пришивается к трудовой книжке с помощью швейной машинки или специального приспособления (не скрепляется скрепками и не приклеивается!).
- На обложке трудовой книжки делается отметка: «Вкладыш пришит» с указанием номера вкладыша (если он пронумерован).
- Запись в вкладыше заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
Внимание! Вкладыш должен быть пронумерован и иметь печать организации на каждом листе. Если вкладыш состоит из нескольких листов, все они скрепляются и заверяются печатью.
Пример заполнения вкладыша
Работник Иванов И.И. окончил Московский государственный университет по специальности «Информатика и вычислительная техника» в 2022 году, получив степень бакалавра. Ранее в трудовой книжке была запись о среднем общем образовании. Места на ьном листе не осталось.
Запись в вкладыше:
Образование: высшее, бакалавриат
Профессия, специальность: Информатика и вычислительная техника
Основание: диплом о высшем образовании, серия 77 № 123456, выдан г. Министерством науки и высшего образования РФ
Дата внесения записи:
Заверяю: ______________ /И.И. Иванов/ (подпись кадровика)
Печать организации
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Если в вкладыше допущена ошибка (например, неправильно написана специальность или дата), её нельзя зачёркивать, исправлять корректором или стирать.
Правильный порядок исправления:
- Сделать новую, правильную запись в вкладыше.
- Поставить в ней номер по порядку (например, «Запись № 2»).
- В строке «Основание» указать: «Исправление ошибки в записи № 1 от ».
- Заверить новую запись печатью и подписью.
Старая запись остаётся — она не удаляется, но становится недействительной. Это обеспечивает полную прозрачность и историю документа.
Частые ошибки кадровиков
- Внесение записи на основании копии диплома — недопустимо.
- Использование сокращений: «бакалавр» вместо «высшее, бакалавриат» — ошибка.
- Зачёркивание старой записи, нарушение закона.
- Приклеивание вкладыша скотчем — недопустимо, только шитьё.
- Не заверение записи печатью и подписью — вкладыш не имеет юридической силы.
Запись об образовании в трудовой книжке — это не просто формальность. Она влияет на:
- Приём на работу (особенно по специальности);
- Назначение пенсии (влияет на стаж и квалификацию);
- Повышение по службе и карьерный рост;
- Проверки трудовой инспекции и ФСС.
Неправильно оформленный вкладыш может привести к признанию трудовой книжки недействительной, а значит — к штрафам для работодателя и проблемам для работника при оформлении льгот, пенсии или переезде за границу.
Рекомендация: всегда храните копии всех документов об образовании, которые предоставлялись для внесения записей. Это поможет быстро восстановить информацию в случае утери трудовой книжки или вкладыша.
Следуя приведённым выше правилам, вы обеспечите полную законность и прозрачность кадрового документооборота. Помните: точность и аккуратность в оформлении трудовой книжки — залог доверия между работодателем и работником.
Актуально на 2026 год — требования к оформлению трудовых книжек и вкладышей не изменились с 2023 года. Все рекомендации соответствуют действующему законодательству РФ.