Увольнение в связи с сокращением штата или численности работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), это сложный юридический процесс, который требует от работодателя строгого соблюдения процедур. Одним из финальных и самых важных этапов является правильное оформление трудовой книжки. Ошибка в записи может привести к судебным разбирательствам и штрафам для работодателя, а для работника — к проблемам при оформлении пенсии или пособий.

В этой статье мы подробно разберем, как именно должна выглядеть запись об увольнении по сокращению, какие формулировки допустимы и на что стоит обратить особое внимание.

Нормативная база

При внесении записей в трудовую книжку необходимо опираться на два основных документа:

• Трудовой кодекс РФ (статья 81, пункт 2 части 1) — устанавливает само основание для увольнения.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 608) — регулируют общий порядок внесения записей.

Главное правило: точное соответствие ТК РФ

Самое главное, что нужно запомнить кадровику или работодателю: формулировка причины увольнения в трудовой книжке должна в точности соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ. Никаких самодеятельных сокращений, перефразирований или неполных цитат быть не должно.

Пошаговая инструкция внесения записи

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Вот как правильно заполнить каждую графу:

Шаг 1. Заполнение граф в разделе «Сведения о работе»

В виде таблицы в трудовой книжке есть 4 графы:

1. Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи. Если предыдущая запись имела номер 15, эта будет под номером 16.
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения арабскими цифрами. Формат: ДД.ММ.ГГГГ. Дата увольнения, это последний рабочий день сотрудника.
3. Графа 3 (Основание): Здесь вносится сама формулировка увольнения. Важно: слова «Трудовой кодекс» или «ТК РФ» должны быть написаны полностью, без аббревиатур.
4. Графа 4 (Документ-основание): Указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя: наименование, дата и номер.

Шаг 2. Правильная формулировка в Графе 3

Согласно Инструкции и Правилам, запись должна звучать так:

Вариант 1 (если сокращается численность):

«Уволен в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Вариант 2 (если сокращается штат):

«Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Вариант 3 (если сокращается штат или численность индивидуального предпринимателя):

«Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Частые ошибки, которых нужно избегать:

• Написание «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» вместо полной расшифровки.
• Формулировка «Уволен по сокращению штата» без ссылки на статью и пункт кодекса.
• Пропуск слов «части первой» или «Российской Федерации».

Шаг 3. Заверение записей

После внесения записи в графу 4, необходимо заверить все записи под последней строкой. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:

• Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Печатью работодателя (при ее наличии);
• Подписью самого работника.

Также важно не забыть ознакомить работника с записью в его личной карточке (форма Т-2), где он также должен поставить свою подпись.

Пример заполнения трудовой книжки

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке:

№ записи: 12
Сведения о приеме на работу…: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
На основании чего внесена запись: Приказ от № 45-к

Что делать, если запись внесена с ошибкой?

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, неверно указана статья или дата), исправлять ее нужно в том же разделе, где она была сделана. Использовать зачеркивание в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено;

Исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер (например, 13).
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером 12 недействительна. Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. В графе 4 повторяются реквизиты приказа работодателя.

Важные нюансы процедуры сокращения

Правильная запись в трудовой книжке не спасет работодателя от проблем, если сама процедура сокращения была нарушена. Помните, что для законного увольнения по этой статье необходимо:

• Издать приказ о сокращении штата/численности не позднее, чем за 2 месяца до увольнения.
• Письменно уведомить каждого увольняемого сотрудника под роспись за 2 месяца.
• Предложить увольняемым все имеющиеся вакантные должности, которые они могут занимать с учетом квалификации и состояния здоровья.
• Учесть преимущественное право на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).
• Выплатить все положенные компенсации: выходное пособие в размере среднего месячного заработка и сохранение среднего заработка на период трудоустройства (до 2-3 месяцев).

Внесение записи об увольнении в связи с сокращением штата требует предельной внимательности. Главное правило — строгое следование букве закона. Формулировка должна полностью совпадать с формулировкой Трудового кодекса, без использования сокращений и аббревиатур. Только в этом случае работодатель может быть уверен в законности своих действий, а работник получит документ, который не вызовет вопросов у будущих работодателей и социальных служб.