Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. При увольнении по сокращению численности или штата в ней делается специальная запись, которая фиксирует причину расторжения трудового договора и сведения о приказе работодателя.

Правовая база

Оформление записи об увольнении по сокращению регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), в частности:

• Статья 81 – порядок сокращения численности и (или) штата работников;
• Статья 66.1 – сведения о трудовой деятельности, в которые вносятся данные об увольнении;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (п. 11 – сокращения в записях запрещены).

Кто вносит запись?

Запись в трудовую книжку вносит уполномоченный работник отдела кадров (или иное лицо, имеющее право на оформление трудовых документов). При этом работник, уволенный по сокращению, обязан подписать акт ознакомления с записью, подтверждая, что он ознакомлен с внесёнными изменениями.

Какие сведения указываются?

Согласно пункту 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и правилам ведения трудовых книжек, в запись включаются следующие обязательные элементы:

1. Дата увольнения (день, месяц, год);
2. Основание прекращения трудового договора – формулировка «Уволен(а) в связи с сокращением численности (штата) работников»;
3. Номер и дата приказа работодателя, которым произведено увольнение (например, «Приказ № 45 от »);
4. Должность и ФИО руководителя, подписавшего приказ (обычно – генеральный директор или руководитель отдела кадров);
5. При необходимости – ссылка на пункт ТК РФ, на основании которого произведено увольнение (например, «в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»).

Пример правильной записи

Обратите внимание, что сокращения в тексте записи запрещены (п. 11 Положения о ведении трудовых книжек). Поэтому следует писать полностью: «сокращением», а не «сокр.».

Пошаговая инструкция для кадровика

Шаг 1. Подготовка приказа

• Сформировать приказ об увольнении по сокращению (указать основание, перечень работников, размер компенсаций).
• Утвердить приказ подписью уполномоченного лица.

Шаг 2. Оповещение работников

• Разослать уведомления о предстоящем сокращении (не менее чем за 2 месяца, если иное не предусмотрено коллективным договором).
• Предоставить каждому работнику копию приказа и разъяснить его права.

Шаг 3. Оформление записи в трудовой книжке

1. Открыть трудовую книжку и перейти к разделу «Сведения о трудовой деятельности». Нумерация записей должна быть сквозной.
2. Внести запись согласно образцу (см. выше). Убедиться, что нет орфографических ошибок и сокращений.
3. Подписать запись (подпись кадровика) и поставить печать организации.
4. Попросить работника подписать акт ознакомления с записью.

Шаг 4. Выдача документов работнику

• Трудовая книжка с внесённой записью.
• Копия приказа об увольнении.
• Справка о заработной плате и о среднем заработке за последние 3 месяца (необходима для получения статуса безработного).
• Справка 2‑НДФЛ (по требованию работника).

Типичные ошибки и их последствия

Неправильное оформление записи может привести к:

• Отказу в выплате компенсаций (если запись не подтверждает законность увольнения).
• Трудовым спорам и судебным разбирательствам.
• Ответственности кадровика за нарушение порядка ведения трудовых книжек (штрафы, дисциплинарные взыскания).

Самые частые ошибки:

1. Использование сокращений («сокр.», «штат» вместо «штата»). Запрещено!
2. Отсутствие номера и даты приказа.
3. Неправильный порядок слов (например, «Уволен в связи с сокращением» без указания «численности (штата) работников»).
4. Отсутствие подписи работника о согласии с записью.

Что делать, если запись оформлена неверно?

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, необходимо:

1. Составить акт исправления (в него вносятся правильные данные, указываются причины исправления).
2. Подписать акт обеими сторонами (работодатель и работник).
3. Приложить к записям оригинальный документ (приказ) и копию исправленного листа;
4. Внести исправление в электронную систему (если используется электронная трудовая книжка).

Права работника при сокращении

• Получить выплату компенсации в размере не менее двух средних месячных заработков (если иное не предусмотрено коллективным договором).
• В течение три месяца после увольнения иметь право на пособие по безработице (необходимо предоставить справку о среднем заработке за последние 3 месяца).
• Получить выписку из трудовой книжки и все документы, подтверждающие причину увольнения.
• Обратиться в трудовую инспекцию в случае нарушения порядка оформления записи.

Запись в трудовой книжке при сокращении – важный юридический факт, который фиксирует законность увольнения и защищает интересы обеих сторон. Правильное оформление требует точного соблюдения формулировок ТК РФ, указания полного номера и даты приказа, а также подписи работника. Ошибки в записи могут привести к финансовым потерям и судебным спорам, поэтому работодателю рекомендуется использовать готовые образцы и проверять каждую запись перед подписью.

Дата публикации: