В 2026 году почти все организации уже перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это упрощает ведение кадровых документов‚ ускоряет передачу данных в ПФР и облегчает проверку информации работодателем. При увольнении сотрудника необходимо правильно оформить соответствующую запись в ЭТК‚ чтобы избежать спорных ситуаций и обеспечить законность процесса.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ периоды‚ должности‚ стаж‚ а также сведения о расторжении трудового договора. Вся информация хранится в единой базе ПФР и доступна работодателю и самому сотруднику через личный кабинет.
Основные отличия от бумажной формы
- Цифровая запись – данные вводятся в электронный формат и не требуют сканирования.
- Автоматическая проверка – система сама проверяет корректность введенных дат и сведений.
- Доступность – сотрудник может просматривать свою трудовую книжку в любой момент.
- Безопасность – доступ к данным ограничен паролем и ролевыми правами.
Как правильно оформить запись об увольнении в ЭТК?
Запись об увольнении в электронной книжке делается в соответствии с ТК РФ и внутренними нормативными актами организации. Ниже – образец оформления для типичной ситуации.
Образец ввода данных
Поле Значение ------------------------------------------------- Дата увольнения Основание увольнения Снижение штатности (по соглашению сторон) Трудовой договор № 123/2021 Последний рабочий день Последний получатель зарплаты Ставка заработной платы 45 000 руб. Последний месяц страховых взносов 10.2026 Код причины увольнения 01 (по сокращению) Примечание Сотрудник ушел на пенсию.
Важно: в поле «Код причины увольнения» следует использовать коды‚ утвержденные ПФР (см. Приказ Минтруда № 123‑фз).
Пошаговый алгоритм
- Подготовка документа – сформировать приказ об увольнении (форма Т-1) и согласовать его с отделом кадров.
- Ввод данных в ЭТК – через личный кабинет работодателя выбрать пункт «Изменить запись» → «Увольнение».
- Указание основания – выбрать соответствующий код причины (например‚ 01 – сокращение‚ 02 – собственное желание и т.д.).
- Указание даты увольнения – ввести последнюю дату работы.
- Сохранение и подтверждение – после ввода нажать «Сохранить»‚ система сформирует электронный отчет‚ который будет отправлен в ПФР.
- Уведомление сотрудника – отправить сотруднику электронное подтверждение записи об увольнении.
Примеры типовых формулировок в ЭТК
Ниже представлены готовые шаблоны‚ которые можно скопировать в систему при вводе данных.
- Общий случай: «Сотрудник Иванов И.И. увольняется по сокращению в связи с реорганизацией компании. Последний рабочий день – . Код причины – 01».
- По собственному желанию: «Сотрудник Петрова П.П. по собственному желанию покинул организацию. Последний рабочий день – . Код причины – 02».
- По дисциплинарным причинам: «Сотрудник Сидорова С.С. уволен по статье 81 ТК РФ за грубое нарушение трудовой дисциплины. Последний рабочий день – . Код причины – 05».
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отменить запись об увольнении после её ввода? Да‚ при условии‚ что сотрудник не ушел в отпуск и не подписал соглашение об увольнении. Отмену можно выполнить через тот же раздел «Изменить запись» – выбрать «Отмена увольнения».
- Какие сроки нужно соблюдать при оформлении увольнения в ЭТК? В течение 30 календарных дней с даты расторжения трудового договора необходимо внести сведения в ЭТК и направить соответствующее уведомление в ПФР.
- Нужно ли подписывать бумажный приказ‚ если всё оформлено в электронном виде? Да‚ даже при электронном оформлении необходимо сохранить подпись (или электронную подпись) на приказе об увольнении для подтверждения его подлинности.
- Как проверить‚ что запись об увольнении корректно отображается в личном кабинете сотрудника? Сотрудник может зайти в раздел «Моя трудовая книжка»‚ выбрать «История изменений» и убедиться‚ что запись отображается с датой увольнения и указанным основанием.
Оформление увольнения в электронной трудовой книжке – это процесс‚ требующий внимания к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильно сформированный образец записи позволяет:
- избежать ошибок при расчете стажа и выплат;
- обеспечить юридическую защиту компании в случае споров;
- предоставить сотруднику прозрачную информацию о его трудовом пути.
Применяя приведенные выше шаблоны и следуя пошаговому алгоритму‚ вы сможете быстро и без лишних сложностей оформить увольнение в ЭТК‚ что особенно актуально в условиях массовой цифровизации HR‑процессов.
Источники: информация из открытых данных ПФР‚ ТК РФ‚ официальные методические рекомендации Минтруда России (2024‑2026 гг.).