Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажный формат по-прежнему играет важную роль для тех сотрудников, которые не отказались от его ведения. Именно поэтому кадровику или бухгалтеру крайне важно знать, как правильно оформить запись об увольнении. Ошибка в трудовой книжке может привести к проблемам с назначением пенсии или трудоустройством на новом месте.

Актуальные правила 2026 года

С 1 сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н). В 2025-2026 годах специалисты продолжают ориентироваться на его положения. Главное нововведение, которое необходимо помнить: запись об увольнении больше не нужно заверять подписью самого работника (п. 36 Порядка № 320н). Ранее работник обязательно расписывался в трудовой книжке, теперь это требование отменено.

Также не забывайте, что при любом кадровом событии (прием, перевод, увольнение, подача заявления о выборе формы трудовой книжки) работодатель обязан своевременно сдавать отчет СЗВ-ТД в Социальный фонд России.

Пошаговая инструкция заполнения раздела «Сведения о работе»

При внесении записи об увольнении (прекращении трудового договора) необходимо строго соблюдать порядок заполнения граф в разделе «Сведения о работе»:

1. Графа 1. Ставится порядковый номер записи. Нумерация должна быть сквозной и продолжать предыдущие записи.
2. Графа 2. Указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате: число, месяц, год (например, ). Число и месяц пишутся двузначными цифрами, год — четырехзначными.
3. Графа 3. Вносится сама запись об увольнении. Здесь важно указать кадровое событие, слово «Уволен» (или «Трудовой договор прекращен»), а также причину увольнения. Формулировка должна строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. Обязательно указывается пункт, часть и статья ТК РФ.
4. Графа 4. Указываются реквизиты документа, на основании которого уволен сотрудник (приказ или распоряжение работодателя). Вписывается наименование документа, его дата и номер (например: «Приказ от № 45-к»).

Формулировки записей при увольнении: шпаргалка для кадровика

Самая частая ошибка — неправильная ссылка на статью Трудового кодекса. Запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с ТК РФ. Разберем наиболее распространенные ситуации.

Увольнение по собственному желанию

Многие по привычке пишут «статья 80 ТК РФ», что является ошибкой. Инструкция и Трудовой кодекс требуют ссылаться на пункт 3 части 1 статьи 77.

Пример записи в графе 3:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение по соглашению сторон

Если инициатива обоюдная, порядок заполнения трудовой книжки будет аналогичен, но меняется правовая ссылка.

Пример записи в графе 3:

«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение по сокращению штата

При сокращении численности или штата работников организации ссылка идет на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Пример записи в графе 3:

«Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Заверение записей при увольнении

Хотя подпись работника в самой трудовой книжке теперь не требуется, запись об увольнении все равно должна быть заверена. По правилам, действующим в 2026 году, после внесения записи об увольнении в графе 3 (под записью) необходимо указать:

• Должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек (например, «Инспектор по кадрам» или «Бухгалтер»);
• Подпись ответственного лица с расшифровкой (инициалы, фамилия);
• Печать работодателя (при наличии печати).

Обратите внимание: если в организации нет печати (от нее отказались по закону), то ставить печать не нужно. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.

Важные нюансы и частые ошибки

• Слова «Трудовой договор прекращен» или «Уволен»? Допустимы оба варианта. Чаще используется слово «Уволен», однако формулировка «Трудовой договор прекращен…» также является корректной и полностью соответствует закону.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести ее наравне с электронной. Вносить записи нужно и туда, и туда.
• Исправление ошибок. Если вы допустили ошибку в записи об увольнении, зачеркивать ее нельзя! Нужно признать запись недействительной в графе 3 (написать: «Запись за номером таким-то недействительна»), а затем внести правильную формулировку.
• Выдача трудовой книжки. В день увольнения (последний рабочий день) бумажная трудовая книжка должна быть выдана работнику на руки под подпись в книге учета движения трудовых книжек.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении — это залог спокойствия как самого работника, так и работодателя. Используйте актуальные образцы 2026 года, строго сверяйтесь с формулировками Трудового кодекса РФ и не забывайте, что заверять запись подписью увольняемого сотрудника больше не нужно. Внимательность и следование инструкции помогут избежать штрафов от трудовой инспекции и судебных разбирательств с бывшими сотрудниками.