Ведение кадрового документооборота индивидуальным предпринимателем (ИП) требует особого внимания, особенно когда речь заходит о расставании с сотрудником. Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. Ошибки при ее заполнении могут привести к проблемам у работника при оформлении пенсии, а у работодателя — к штрафам и судебным искам.

В 2026 году правила оформления записей об увольнении регулируются Приказом Минтруда России № 320н. Ниже мы подробно разберем алгоритм действий, необходимые формулировки и типичные ошибки.

Кто обязан вести бумажные трудовые книжки?

Прежде чем приступать к заполнению, важно определить, нужно ли вносить запись в бумажный бланк. Согласно действующему законодательству:

• Если работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК) и подал соответствующее заявление до 2026 года, бумажный бланк ему больше не ведется. В этом случае ИП обязан передать бумажную книжку работнику на руки под роспись и больше не делать в ней записей.
• Запись в бумажную трудовую книжку вносится только тем сотрудникам, которые сохранили бумажный формат (например, те, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года и не выбрал бумажный вариант, или те, кто не подавал заявления о переходе на ЭТК в переходный период).

Порядок заполнения при увольнении

Процесс оформления увольнения в трудовой книжке строго регламентирован. Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать хронологию и использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета.

Шаг 1. Графа 1: Номер записи

В первой графе указывается порядковый номер записи. Нумерация ведется сплошная по всей трудовой книжке. Если предыдущая запись была под номером 5, то запись об увольнении будет под номером 6.

Шаг 2. Графа 2: Дата увольнения

Во второй графе указывается дата увольнения. Она должна полностью совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении и в заявлении работника (если увольнение по собственному желанию). Дата пишется арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).

Шаг 3. Графа 3: Причина и основание увольнения

Это самая важная часть записи. Здесь необходимо указать:

1. Причину увольнения (со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ или другую статью).
2. Документ, на основании которого внесена запись (приказ), с указанием его даты и номера.

Важно: С 2025 года и в 2026 году действует правило, согласно которому запись об увольнении больше не нужно заверять подписью самого работника (п; 36 Порядка № 320н). Однако подпись работодателя (ИП) или уполномоченного лица обязательна.

Шаг 4. Графа 4: Реквизиты документа

В четвертой графе указываются реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении: его номер и дата. Например: «Приказ от № 12-к».

Образцы записей для разных ситуаций

Рассмотрим конкретные примеры формулировок для Графы 3, которые актуальны в 2026 году.

Увольнение по собственному желанию

Самая распространенная ситуация. Формулировка должна быть точной:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе 4: «Приказ от № 5».

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора

Если с работником был заключен срочный договор:

«Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение по соглашению сторон

«Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение по сокращению штата

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением штата работников, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Подписи и заверение

После внесения записи в трудовую книжку необходимо:

• Поставить подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек (у ИП это может быть сам предприниматель или назначенный сотрудник).
• Заверить запись печатью организации или ИП (если печать используется). Важно: наличие печати не является обязательным требованием для ИП с 2016 года, но если она есть и упоминается в локальных актах, ее лучше поставить во избежание вопросов.
• Сделать запись о выдаче трудовой книжки работнику в книге учета движения трудовых книжек.

Как уже упоминалось, подпись работника в самой трудовой книжке рядом с записью об увольнении с 2025 года не требуется. Однако факт получения книжки на руки работник должен подтвердить своей подписью в книге учета или в личном листке.

Типичные ошибки ИП при увольнении

Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции, избегайте следующих ошибок:

1. Сокращения; Нельзя писать «ст.», «п.», «ТК». Все слова «статья», «пункт», «Трудовой кодекс» должны быть написаны полностью.
2. Несоответствие дат. Дата в трудовой книжке, в приказе и в заявлении должна быть идентичной.
3. Отсутствие основания. Обязательно должна быть ссылка на конкретный пункт и статью закона.
4. Записи карандашом или смываемыми чернилами. Использовать можно только шариковые, перьевые или гелевые ручки с чернилами стойкого цвета.

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении — это гарантия юридической чистоты процедуры для индивидуального предпринимателя. Соблюдение требований Приказа № 320н, использование актуальных формулировок из Трудового кодекса и внимательность к деталям (дата, номер приказа, отсутствие лишних сокращений) помогут избежать проблем как у работодателя, так и у бывшего сотрудника.

Помните, что даже в эпоху цифровизации бумажная трудовая книжка остается важным документом для многих граждан, и ответственность за ее корректное ведение лежит на работодателе.