Оформление записи об увольнении в трудовой книжке — это финальный и крайне важный этап прекращения трудовых отношений. Ошибка в формулировке или порядке внесения записи может привести к проблемам при трудоустройстве, назначении пенсии или получении пособий. Данная статья подробно разбирает, как должен выглядеть образец записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию в 2026 году, на основании каких документов она делается и какие формулировки являются корректными.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс РФ

Увольнение по собственному желанию, это официальный термин, который в Трудовом кодексе РФ обозначен как расторжение трудового договора по инициативе работника. Эти понятия абсолютно равнозначны.

• Статья 80 ТК РФ, прямо называется «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
• Пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — также указывает это основание как одно из случаев прекращения трудового договора.

Таким образом, в записи можно использовать любую из двух формулировок, но рекомендуется единообразие. Наиболее точной и часто встречающейся в официальных образцах является формулировка: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (по собственному желанию), пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Порядок заполнения граф трудовой книжки

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» (или «Записи об увольнении» в старых образцах) строго по порядку в следующем виде:

1. Графа 1 (№ п/п): Порядковый номер записи. Просто 1, 2, 3 и т.д., в зависимости от количества записей в книжке.
2. Графа 2 (Дата): Дата фактического увольнения (последний рабочий день), а не дата подачи заявления. Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3 (Наименование организации, должность): Здесь указывается полное официальное наименование работодателя (например, ООО «Вектор») и занимаемая работником должность (например, «Ведущий специалист отдела маркетинга»).
4. Графа 4 (Основание увольнения): Самая важная графа. Содержит точную формулировку основания и ссылку на нормативный акт. Обязательно указывается номер и дата приказа (распоряжения) или иного документа, на основании которого внесена запись.

Образец записи в табличном виде

Ключевые правила и частые ошибки

Основание для записи

Единственным документом, на основании которого вносится запись, является приказ (распоряжение) работодателя об увольнении. Заявление работника о увольнении по собственному желанию является лишь поводом для издания этого приказа, но не основанием для записи в книжке.

Правильные формулировки

Допустимые и юридически корректные варианты:

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (по собственному желанию), пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (наиболее полный и рекомендуемый вариант).
• «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ» (более краткий, но также допустимый).

Нельзя писать: «Уволен по собственному желанию без уважительной причины», «Уволен по инициативе работника (нерегулярный отпуск)» и т.п. Такие записи могут быть оспорены.

Сроки и отработка

Работник обязан предупредить работодателя в письменной форме о своем намерении уволиться не позднее чем за две недели. В течение этого срока он продолжает работу. Если работник не хочет отрабатывать весь срок, уволиться можно только с согласия работодателя (ст. 80 ТК РФ). Дата увольнения в записи, это последний день отработки или день, с которого трудовой договор прекращен по соглашению сторон.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года ведение ЭТК обязательно для большинства работодателей. В этом случае запись об увольнении вносится в электронный документ по тем же правилам. Работник имеет право получить на руки выписку из ЭТК (на бумажном носителе) с той же записью. Формулировка и порядок данных в выписке идентичны бумажному образцу.

Что делать, если запись внесена неправильно?

Если в трудовой книжке (бумажной или выписке из ЭТК) допущена ошибка в формулировке основания увольнения, работодатель обязан внести исправления по заявлению работника. Исправление производится путем:

1. Перечеркивания ошибочной записи одной жирной чертой (чтобы можно было прочитать исходный текст).
2. Внесения правильной записи рядом.
3. Оформления новой записи с указанием даты исправления.
4. Подписания исправления ответственным лицом (как правило, главным бухгалтером или специалистом отдела кадров) и заверения печатью организации.

Важно: Нельзя закрашивать, использовать корректирующую жидкость или вырывать листы. Такие действия делают запись недействительной.

Краткая памятка (чек-лист)

• ✅ Увольнение оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
• ✅ В запись вносится дата последнего рабочего дня.
• ✅ Указывается полное наименование организации и должность.
• ✅ Основание формулируется строго: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (по собственному желанию), пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».
• ✅ В графе «Основание» обязательно указывается номер и дата приказа.
• ✅ Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно главного бухгалтера) и печатью организации.
• ✅ При наличии ЭТК запись вносится в электронный документ, работник получает выписку с тем же содержанием.

Правильное оформление записи об увольнении по собственному желанию — это не формальность, а юридически значимое действие, защищающее интересы как работника, так и работодателя. Соблюдение установленного Трудовым кодексом порядка, использование корректных формулировок и точное отражение данных из приказа гарантируют, что трудовая книжка будет являться безупречным документом, подтверждающим ваш трудовой стаж и опыт работы.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется обращатся к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ или консультироваться с юристом по трудовому праву.