Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все изменения трудового статуса работника: приём на работу, перевод, повышение, увольнение и т.д. В 2026 году в России активно используется как бумажная, так и электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже приведён подробный разбор того, как правильно оформить запись об увольнении, если оно произошло в результате перевода сотрудника (по инициативе работодателя, по соглашению сторон или по собственному желанию).

Краткое определение «уволить переводом»

Термин «уволить переводом» обычно относится к ситуации, когда работник переводится на другую должность в пределах одного предприятия, но при этом его трудовой статус меняется с «работник» на «уволён» (например, при переводе в другую структуру, где он уже не будет работать в прежнем подразделении). В такой ситуации в трудовой книжке фиксируется как перевод, так и увольнение.

Виды увольнения и их запись в трудовой книжке

Увольнение по инициативе работодателя

• Причины: грубое нарушение трудовых обязанностей, неоднократные нарушения, экономические причины.
• Запись: «Уволен по инициативе работодателя» + дата увольнения.
• Необходимые документы: приказ о переводе, приказ об увольнении, справка о трудовой деятельности.

Увольнение по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ)

• Процедура: согласие работника и работодателя, подписанный договор о расторжении трудового договора.
• Запись: «Уволен по соглашению сторон» + дата увольнения.
• Дополнительно: копия договора о расторжении, акт расчёта.

Увольнение по собственному желанию

• Процесс начинается с заявления работника, поданного за 2 недели до даты увольнения.
• Запись: «Уволен по собственному желанию» + дата увольнения.
• Документы: заявление, приказ о переводе, акт расчёта.

Порядок оформления перевода и увольнения

1. Подготовка документов – приказ о переводе, приказ об увольнении (если применимо), заявление работника (если увольнение по собственному желанию).
2. Согласование с бухгалтерией – проверка расчёта выходного пособия, налоговых удержаний.
3. Фиксация в трудовой книжке – запись в бумажной книжке или в ЭТК. В случае ЭТК запись делается автоматически после подписания электронного приказа.
4. Выдача справки о трудовой деятельности – необходима для будущих работодателей.
5. Обновление кадровой базы – удаление сотрудника из активного списка.

Как выглядит запись в трудовой книжке

В зависимости от типа увольнения запись может выглядеть так:

• Уволен по инициативе работодателя –
• Уволен по соглашению сторон –
• Уволен по собственному желанию –

Если увольнение связано с переводом в другую структуру, в той же организации, в записи указывают обе операции:

Перевод на должность X –
Уволен по инициативе работодателя –

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

• С 2020 года большинство предприятий обязаны вести сведения в ЭТК.
• Запись в ЭТК осуществляется автоматически после подписания электронного приказа.
• Работник может получить копию записи через портал Госуслуг.
• При переводе в другую структуру внутри одного предприятия запись в ЭТК обновляется мгновенно.

Шаблон заявления на увольнение по собственному желанию

Ниже приведён типовой бланк, который работник может переписать от руки и поставить подпись:

[Наименование организации]
[Адрес организации]

Заявление

Я, [ФИО], работник [должность], прошу уволиться по собственному желанию с [дата увольнения]. Считаю, что данное решение принято добровольно и без принуждения со стороны работодателя.

Подпись: __________

Что делать, если запись в трудовой книжке сделана ошибочно?

• Обратиться в отдел кадров с письменным запросом о корректировке.
• Предоставить доказательства (например, копию приказа о переводе).
• В случае бумажной книжки – оформить заявление об исправлении записи.
• В ЭТК – запросить исправление через портал Госуслуг.

Практические советы HR‑службам

1. Вести чек‑лист, включающий все этапы перевода и увольнения.
2. Проверять наличие всех подписей и печатей.
3. Сохранять копии всех документов в электронном архиве.
4. Периодически проверять корректность записей в ЭТК.
5. Обучать сотрудников правилам оформления заявлений.

Правильное оформление записи об увольнении, особенно в случае перевода сотрудника, является ключевым моментом для соблюдения трудового законодательства и защиты прав обеих сторон. Следуя указанным выше рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, ускорить процесс и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуем обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации;