Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Одной из самых частых ошибок при её заполнении является неверное оформление записи «ознакомлен»; В этой статье мы подробно разберём, какие сведения необходимо указывать, какие формулировки использовать, а также как оформить запись в бумажной и электронной трудовой книжке;

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1) и Приказом Минтруда России от  № 365н «Об инструкциях по заполнению трудовых книжек». С 2020 года введена электронная трудовая книжка (ЭТК), сведения о которой хранятся в базе СФР.

• Ст. 66 ТК РФ – обязательность ведения трудовой книжки.
• Ст. 66.1 ТК РФ – возможность выбора формы (бумажная или электронная).
• Приказ Минтруда № 365н – конкретные правила оформления записей.

Почему важно правильно писать «ознакомлен»?

Запись «ознакомлен» подтверждает, что работник получил и ознакомился с определённым документом (например, приказом, инструкцией, трудовым договором). Неправильное оформление может привести к юридическим спорам, затруднить проверку трудового стажа и даже стать основанием для отказа в выплате пособий.

Когда делается запись «ознакомлен»?

1. При выдаче приказа (о переводе, повышении, увольнении и т.п.).
2. При подписании трудового договора или дополнительного соглашения.
3. При получении инструкций по охране труда, правил внутреннего трудового распорядка, политики конфиденциальности и т.д.
4. При получении уведомления о предстоящих изменениях условий труда (например, изменение графика).

В каждом из этих случаев работодатель обязан зафиксировать факт ознакомления работника в трудовой книжке.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Общий вид записи

Запись делается в свободной форме, но должна включать обязательные элементы:

• Дата (день, месяц, год) – когда работник ознакомился с документом.
• Краткое наименование документа (приказ, инструкция, договор и т.п.).
• Слова «ознакомлен(а)» с указанием Ф.И.О. работника.
• Подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации (если требуется).

Пример записи

 г. – Приказ № 12/2026 «О переводе Иванова Ивана Ивановича на должность старшего инженера» – ознакомлен Иванов И.И;
____________________ (подпись работодателя) Печать

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте документ. Убедитесь, что у вас есть оригинал приказа/инструкции.
2. Составьте запись. Впишите дату, номер и название документа, а также фразу «ознакомлен(а)» + Ф.И.О. работника.
3. Подпишите запись. Подпись ставится от имени работодателя (руководителя, главного специалиста отдела кадров).
4. Поставьте печать. Если в организации предусмотрено использование печати, проставьте её рядом с подписью.
5. Получите подпись работника. В некоторых случаях (особенно при инструкциях по охране труда) работник также ставит свою подпись рядом с записью.
6. Проверьте запись. Убедитесь, что все данные написаны разборчиво, без ошибок.

Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в базе данных Социального фонда России (СФР). Доступ к ней осуществляется через портал ЭТК СФР или через мобильное приложение «Госуслуги».

Основные отличия от бумажной формы

• Записи вносятся автоматически через специализированные программы кадрового учета.
• Отсутствует необходимость в подписи и печати – запись фиксируется в системе.
• Система автоматически проверяет корректность даты и формата записи.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Войдите в систему кадрового учета, подключённую к СФР (например, «1С:Зарплата и Управление Персоналом», «Эльбрус HR»).
2. Выберите сотрудника, которому необходимо зафиксировать ознакомление.
3. Нажмите кнопку «Добавить запись» → выберите тип записи «Ознакомление с документом».
4. Заполните обязательные поля:
   • Дата ознакомления (по календарю).
   • Номер и название документа (например, «Приказ № 12/2026 «О переводе»»).
   • Ф.И.О. сотрудника (подставляеться автоматически).
5. Сохраните запись. Система сформирует электронный акт ознакомления и отправит уведомление сотруднику.
6. Сотрудник получает уведомление в личном кабинете и может подтвердить факт ознакомления (обычно нажатием «Подтверждаю»).
7. После подтверждения запись считается завершённой и автоматически передаётся в СФР.

Пример автоматической записи в ЭТК

Документ: Приказ № 12/2026 «О переводе Иванова И.И. на должность старшего инженера»
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Статус: Ознакомлен (подтвержден сотрудником )

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты. Запись без даты считается недействительной. Всегда указывайте полную дату (дд.мм.гггг).
• Неполное название документа. Указывайте номер и полное название (например, «Приказ № 12/2026 «О переводе»»), иначе запись может быть оспорена.
• Пропуск подписи работника. Для некоторых документов (инструкции по охране труда) подпись работника обязательна.
• Неправильный порядок слов. Формулировка должна быть «ознакомлен(а) Ф.И.О.» без лишних слов.
• Запись в чужой графе. В бумажной книжке запись делаеться в графе «Записи о трудовой деятельности», а не в «Сведения о личных данных».
• Сокращения без расшифровки. Не используйте аббревиатуры, если они не являются официальными (например, «приказ № 12» → «Приказ № 12/2026»).

Как проверить правильность записи

1. Сверьте запись с оригиналом документа.
2. Убедитесь, что дата совпадает с датой выдачи документа.
3. Проверьте наличие подписи работодателя (и работника, если требуется).
4. В случае ЭТК – откройте запись в системе и убедитесь, что статус «Ознакомлен» установлен.

Примеры типовых записей

Приказ о повышении

Бумажная форма:

 г. – Приказ № 45/2026 «О повышении Петрова Петра Петровича до должности начальника отдела» – ознакомлен Петров П.П.
____________________ (подпись работодателя) Печать

ЭТК:

Документ: Приказ № 45/2026 «О повышении Петрова П.П. до должности начальника отдела»
Сотрудник: Петров Петр Петрович
Статус: Ознакомлен (подтвержден )

Инструкция по охране труда

Бумажная форма:

 г. – Инструкция по охране труда на предприятии № 3/2026 – ознакомлен(а) Сидорова Мария Ивановна. Подпись работника: ____________________
____________________ (подпись работодателя) Печать

ЭТК:

Документ: Инструкция по охране труда № 3/2026
Сотрудник: Сидорова Мария Ивановна
Статус: Ознакомлен (подтвержден )

Что делать, если запись уже сделана неверно?

1. Сразу же сообщите в отдел кадров о допущенной ошибке.
2. В бумажной книжке сделайте исправление в отдельной строке: указать «Исправление» с указанием правильных данных и подписью ответственного лица.
3. В ЭТК отправьте запрос в СФР через систему кадрового учета на корректировку записи (обычно требуется подтверждение руководителя).
4. Сохраните копию исправления в личном деле сотрудника.

Важно помнить, что исправления должны быть документально подтверждены (приказом об исправлении или служебной запиской).

Запись «ознакомлен» в трудовой книжке – простая, но крайне важная процедура. Правильное оформление гарантирует юридическую чистоту трудовых отношений и защищает интересы как работодателя, так и работника. Следуйте рекомендациям:

• Указывайте полную дату, номер и название документа.
• Не забывайте о подписи работодателя (и работника, если требуется).
• При работе с ЭТК используйте специализированные программы и подтверждайте запись через личный кабинет сотрудника.
• Контролируйте корректность записей и своевременно исправляйте ошибки.

Соблюдая эти простые правила, вы избежите большинства проблем, связанных с трудовой книжкой, и обеспечите надёжную фиксацию всех кадровых действий.