Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. При переводе сотрудника на другую должность в пределах одного предприятия или при приёме на работу в другое подразделение необходимо оформить запись в трудовой книжке. Ниже приведены подробные инструкции, как правильно написать запись «переведена на должность», а также как оформить её в электронной трудовой книжке.

Что такое перевод на должность?

Перевод на должность – это изменение должности сотрудника в рамках одного работодателя без изменения места работы. Перевод может быть:

• внутренний перевод (в пределах одной организации);
• перевод в другое подразделение того же работодателя.

При переводе сохраняется прежний срок работы, а также все права и обязанности, связанные с трудовым договором.

Законодательная база

Правила оформления перевода на должность закреплены в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 26, 27, 28);
• Постановлении Правительства РФ № 1228 «Об утверждении формата трудовой книжки»;
• Приказе Минтруда РФ № 123 «Об утверждении порядка заполнения трудовой книжки».

Согласно ст. 28 ТК РФ, в трудовой книжке фиксируется дата перевода, наименование новой должности и причина перевода.

Как правильно написать запись в бумажной трудовой книжке

Запись в трудовой книжке делается в разделе «Переводы» (стр. 4–5); Формат записи:

Дата перевода – Новая должность – Причина перевода (если требуется).

Пример:

– Переведена на должность директора подведомственного учреждения – по инициативе работодателя.

Ключевые моменты:

1. Дата перевода – указывается календарная дата, когда сотрудник начал исполнять обязанности новой должности;
2. Новая должность – пишется в соответствии с официальным наименованием должности, указанным в трудовом договоре.
3. Причина перевода (необязательно) – может быть указана, если перевод связан с конкретной причиной (проект, реструктуризация, по инициативе работодателя).
4. Запись должна быть подписана руководителем организации и сотрудником.
5. Если перевод осуществляется в рамках одного подразделения, в записи можно добавить уточнение: «в подразделение X».

Как оформить перевод в электронной трудовой книжке

В 2024 году в России действует система «Электронная трудовая книжка» (ЭТК), которая заменяет бумажную. Оформление перевода в ЭТК осуществляется через специальный портал работодателя.

1. Авторизация – войдите в личный кабинет работодателя на портале onlininspektsiya.rf.
2. Выберите сотрудника – найдите нужного работника в списке.
3. Перейдите в раздел «Переводы» – нажмите «Добавить перевод».
4. Заполните форму:
   • Дата перевода
   • Новая должность (выберите из справочника)
   • Причина перевода (по желанию)
5. Подтвердите запись – система автоматически генерирует электронную запись, которая будет храниться в базе ФЗ-122.
6. Печать/Скачивание – при необходимости можно распечатать PDF‑копию для личного архива сотрудника.

Важно: в ЭТК запись должна быть согласована с сотрудником. После подтверждения обе стороны получают уведомление о внесённом переводе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли изменить дату перевода в трудовой книжке? – Нет, дата фиксируется в момент фактического начала работы на новой должности.
• Что делать, если перевод произошёл в другом подразделении того же работодателя? – В записи указывается «в подразделение X» после названия должности.
• Нужна ли подпись руководителя в электронной трудовой книжке? – Подпись заменяется цифровой подписью, подтверждённой в системе.
• Можно ли ввести перевод в трудовой книжке позже, чем в момент фактического начала работы? – Да, но дата в записи должна отражать фактическую дату начала работы.

Пример оформления записи в трудовой книжке

Правильное оформление перевода на должность в трудовой книжке – важный элемент соблюдения трудового законодательства. Следуйте приведённым рекомендациям, чтобы избежать ошибок и обеспечить юридическую чистоту ваших кадровых документов.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к специалисту по кадрам или в региональный отдел инспекции труда.