С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот документ становится основным для подтверждения трудового стажа, а бумажная трудовая книжка (БТК) — добровольным вариантом. Однако при смене формата ведения сведений о трудовой деятельности возникает важный procedural вопрос: как правильно оформить запись в уже имеющейся бумажной книжке о переходе на электронный формат?

Несмотря на кажущуюся простоту, ошибки в этой записи могут привести к серьезным последствиям: неверно указанная дата или формулировка могут вызвать вопросы у Пенсионного фонда и повлиять на расчет будущей пенсии. В этой статье разберем все нюансы на основе актуальных разъяснений Минтруда и судебной практики.

Правовая основа и порядок действий

Основным документом, регулирующим этот процесс, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России). Ключевые положения:

• Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку работника при переходе с бумажного на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
• Запись должна быть сделана на основании письменного заявления работника.
• Запись обязательно заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (или кадровой службы).

Пошаговая инструкция по оформлению записи

Кадровик должен выполнить следующие действия:

1. Получить от работника письменное заявление. В заявлении сотрудник должен указать:
   • Свои ФИО.
   • Дату обращения.
   • Просьбу о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (т.е. в электронном виде).
   • Дату, с которой он согласен на переход на ЭТК.
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку. Запись делается в общем порядке, как и любая другая.

Образец заполнения граф записи

В соответствии с рекомендациями, графы заполняются так:

Ключевые моменты и частые вопросы

Нужно ли заверять запись подписью и печатью?

Да, обязательно. Запись должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно кадровика или руководителя), и печатью работодателя. Отсутствие заверения может привести к признанию записи недействительной.

Что делать, если старый работодатель не внес такую запись?

Новый работодатель может и должен это сделать. Если у сотрудника есть бумажная книжка с записями прошлых работодателей, но нет записи о переходе на ЭТК от предыдущего места работы, то текущий работодатель, приняв его на работу, вносит соответствующую запись на основании заявления работника. Это подтверждается судебной практикой.

А что с записями о награждениях?

Если награждение было оформлено до перехода на ЭТК, то запись о нем вносится в бумажную книжку (если она была). Если награждение происходит после перехода на ЭТК, то сведения о нем вносятся только в электронную трудовую книжку. В бумажную книжку (если она остается у работника) такая запись не вноситься.

Нужно ли делать сканы старых бумажных книжек?

По закону сканирование и хранение копий бумажных трудовых книжек не требуется. После перехода на ЭТК сведения из БТК переносятся в электронный реестр. Однако для собственного архива и на случай споров работодатель может сделать копии для внутреннего документооборота;

Когда именно вносить запись?

Запись вносится в момент перехода — то есть когда работодатель и работник договорились о ведении сведений в электронном формате, и работник подал заявление. Это может произойти как при увольнении с предыдущего места работы и приеме на новое, так и в рамках одного работодателя, если он меняет формат ведения кадрового учета.

Типичные ошибки и их последствия

Наиболее частые ошибки, которые могут привести к проблемам:

• Отсутствие записи вообще. Если у работника есть БТК, а записи о переходе на ЭТК нет, это создает неопределенность. ПФР может запросить пояснения, что задерживает назначение пенсии.
• Неверная формулировка. Нужно четко сослаться на ст. 66.1 ТК РФ и факт подачи заявления. Расплывчатые фразы («перешел на электронный учет») недопустимы.
• Отсутствие заверения (подписи и печати). Без этого запись не имеет юридической силы;
• Указание неправильной даты. Дата в графе 2 (выдачи БТК) и графе 6 (внесения записи) должны быть достоверными и логически последовательными.

Важно: Любые неточности в записях о трудовой деятельности, включая переход на ЭТК, могут стать причиной недоначисления пенсионных баллов или даже отсрочки назначения страховой пенсии по старости. Поэтому кадровым службам необходимо подходить к этому процессу с максимальной внимательностью.

Оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку, это формальность, от которой напрямую зависит юридическая чистота кадрового учета и будущие пенсионные права работника. Следуя простому алгоритму: заявление сотрудника → корректная запись по образцу → обязательное заверение подписью и печатью, работодатель может избежать ошибок и конфликтных ситуаций.

Помните, что с 2026 года основной акцент сделан на ЭТК. Бумажная книжка становится скорее историческим документом, но ее правильное оформление на этапе перехода остается важной задачей для каждого кадровика.