С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает‚ что все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа исключительно в электронном виде‚ а бумажные трудовые книжки перестали быть основным документом для подтверждения трудового стажа. Однако для сотрудников‚ которые ранее работали с бумажными трудовыми книжками‚ важен правильный порядок перехода — в частности‚ какая запись должна быть сделана в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную.

Законодательная основа

Правила ведения и перехода на электронные трудовые книжки регулируются:

• Федеральным законом от № 312-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
• Постановлением Правительства РФ от № 1748 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения их хранения»;
• Приказом Минтруда России от № 589н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».

Кто может перейти на электронную трудовую книжку?

Переход на ЭТК возможен по добровольному желанию работника. Ни работодатель‚ ни государство не могут навязать электронную форму. Работник имеет право:

• остаться с бумажной трудовой книжкой;
• перейти на электронную трудовую книжку;
• перейти на ЭТК‚ но сохранить бумажную книжку как архивный документ.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК?

При подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку единственную запись‚ которая подтверждает факт перехода. Эта запись делается в разделе «Сведения о работе» и должна содержать следующие элементы:

Формат записи:

1. Дата внесения записи — день‚ когда работодатель внес запись (не позднее 15 календарных дней с даты получения заявления).
2. Номер записи — порядковый номер в журнале учёта трудовых книжек.
3. Содержание записи — единая формулировка‚ установленная законом.

Обязательная формулировка записи:

«Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме на основании заявления работника»

Пример:

Номер записи: 123
Содержание: Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме на основании заявления работника.

Важные требования к записи:

• Запись делается только один раз — при первом переходе на ЭТК.
• Запись вносится ручной или печатной подписью ответственного лица (кадровика‚ руководителя) и печатью организации (если организация использует печать).
• Запись не подлежит исправлению — если допущена ошибка‚ её необходимо зачеркнуть двойной линией‚ сделать новую запись с указанием даты и причины исправления.
• Запись не должна содержать дополнительных комментариев‚ например: «Работник отказался от бумажной книжки» или «ЭТК активирована» — это противоречит закону.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?

После внесения записи о переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка:

• не изымается у работника;
• сохраняется как исторический документ с записями о трудовой деятельности до даты перехода;
• передаётся работнику на руки под расписку в момент оформления заявления или в течение 3 рабочих дней после внесения записи.

Все последующие трудовые движения (приём на работу‚ увольнение‚ переводы‚ награды) будут отражаться только в электронной трудовой книжке в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).

Что делать‚ если работник не подавал заявление?

Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК‚ то:

• бумажная трудовая книжка продолжает использоваться;
• в неё вносятся все записи о трудовой деятельности в обычном порядке;
• работодатель не имеет права вносить какие-либо записи о «переходе на ЭТК» без заявления работника — это нарушение закона.

Как проверить‚ что запись сделана правильно?

Работник может проверить:

• наличие записи в бумажной трудовой книжке;
• доступ к личному кабинету на сайте ПФР (pfrf.ru) или портале Госуслуги (gosuslugi.ru);
• наличие всех трудовых записей в электронном виде — они должны совпадать с бумажной книжкой до даты перехода.

Частые ошибки работодателей

1. Внесение нескольких записей — например‚ «Переведён на ЭТК» и «Бумажная книжка аннулирована» — это недопустимо.
2. Уничтожение или изъятие бумажной книжки, это грубое нарушение‚ влекущее административную ответственность.
3. Отказ в выдаче бумажной книжки после внесения записи, работнику обязательно нужно выдать книжку под расписку.
4. Использование нестандартных формулировок — только официальная фраза из закона допустима.

Переход на электронную трудовую книжку — это важный шаг в цифровизацию трудовых отношений‚ но он должен проходить строго в рамках закона. Единственная обязательная запись в бумажной трудовой книжке — это фраза: «Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме на основании заявления работника». Все остальные действия — выдача книжки‚ сохранение архива‚ передача данных в ПФР — являются логическим продолжением этого процесса.

Работникам важно помнить: ваша бумажная трудовая книжка остаётся вашим документом‚ даже после перехода на ЭТК. Она подтверждает ваш трудовой стаж до даты перехода и может потребоваться при оформлении пенсии‚ льгот или при трудоустройстве за рубежом.

Работодателям — соблюдайте формулировку‚ не спешите‚ не нарушайте сроки и не игнорируйте права работников. Правильно оформленная запись — залог юридической чистоты и отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции и ПФР.

Если у вас остались вопросы — обращайтесь в Пенсионный фонд по месту жительства или на горячую линию Минтруда: 8 (800) -75-77-55.