Дубликат трудовой книжки – это официальная копия основного документа, подтверждающая трудовую деятельность работника․ Запись в дубликате оформляется точно так же, как и в оригинале, но есть несколько нюансов, которые важно соблюсти, чтобы документ имел юридическую силу․
Когда требуется дубликат трудовой книжки
- Утеря или порча оригинальной трудовой книжки;
- Необходимость предоставить копию при приёме на новую работу;
- Запрос сотрудника о выдаче дубликата по его требованию (ст; 66 ТК РФ);
- Изменение личных данных (фамилия, имя, отчество) и необходимость отразить их в документе․
Правовые основы
Согласно части третьей ст․ 66 ТК РФ работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовую книжку на каждого работника и, по требованию сотрудника, выдать ему дубликат․ Запись в дубликате должна соответствовать требованиям:
- Заполняется только уполномоченным лицом (кадровик, бухгалтер, руководитель);
- Используются только чёрные или синие чернила;
- Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть);
- Вносится дата составления записи․
- Подготовьте бланк дубликата․ Если у вас нет готового бланка, распечатайте пустой лист формата А4 с реквизитами организации и надписью «Дубликат трудовой книжки»․
- Скопируйте все предыдущие записи из оригинальной трудовой книжки в дубликат, соблюдая последовательность и нумерацию․
- Внесите новую запись (например, о приёме, переводе, увольнении) в соответствии с установленной формой:
- Номер записи (продолжает нумерацию оригинала);
- Дата события (день, месяц, год);
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
- Должность, профессия или специальность;
- Вид трудовой деятельности (постоянная, временная, сезонная и т․п․);
- Основание приказа (номер и дата приказа о приёме/переводе/увольнении);
- Подпись ответственного лица и расшифровка;
- Печать организации (при наличии)․
- Проверьте запись на отсутствие опечаток, соответствие данных приказу и трудовой книжке․
- Подпишите и поставьте печать (если организация использует печать);
Образец записи в дубликате трудовой книжки
Ниже представлен типовой пример записи о приёме на работу․ Вы можете скопировать его в свой документ, заменив выделенные части на свои данные․
- Запись № 12
- Организация: ООО «ТехноСервис»
- Должность: Инженер‑программист
- Вид трудовой деятельности: Постоянная
- Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу
- Подпись: _____________________ /Иванов И․И․/
- Печать: [ place for stamp ]
Примечание: Если запись касается перевода или увольнения, в поле «Должность» указывают новую должность (при переводе) или пишут «Уволен» (при увольнении), а в поле «Основание» – номер и дата соответствующего приказа․
Шаблон для заполнения (готовый к копированию)
Запись № __ Организация: ______________________________ Должность: ________________________________ Вид трудовой деятельности: __________________ Основание: Приказ № __ от __․__․____ о __________ Подпись: _____________________ /_____________/ Печать: [ place for stamp ]
Скопируйте блок выше в любой текстовый редактор, заполните поля и распечатайте на бланке дубликата․
Советы и частые ошибки
- Не используйте корректирующие жидкости․ Если допущена ошибка, лучше зачеркнуть неправильную запись одной линией, написать верную информацию рядом и заверить исправление подписью и печатью․
- Соблюдайте хронологию․ Записи должны идти строго по датам; иначе документ может быть признан недействительным․
- Проверяйте соответствие приказа․ Все данные в записи должны полностью совпадать с текстом приказа (номер, дата, формулировка)․
- Храните дубликат отдельно от оригинала․ При утере оригинала дубликат становится основным документом, поэтому его необходимо беречь․
- Используйте только официальные бланки․ Самодельные листы без реквизитов организации могут быть отклонены кадровыми службами при приёме на работу․
Запись в дубликате трудовой книжки – процедура, требующая внимательности и знания нормативных требований․ Следуя представленной инструкции, используя образец и шаблон, вы сможете оформить документ правильно и избежать возможных споров с работниками или контролирующими органами․ Не забывайте хранить дубликат в надёжном месте и своевременно обновлять его при любых изменениях в трудовой деятельности сотрудника․