Вопрос: Как правильно оформить запись в трудовой книжке, если работник принимается на работу (в т.ч. на временную основу) во время своего основного отпуска?

Ответ: Ниже представлена подробная инструкция, включающая правовые основания, порядок оформления, образец записи и типичные ошибки, которых следует избегать.

Содержание

1. Правовые основания
2. Когда возникает необходимость такой записи
3. Порядок оформления записи в трудовую книжку
4. Образец записи
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

Правовые основания

Оформление записи в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Ст. 65 – порядок ведения трудовой книжки.
  • Ст. 71 – порядок оформления приёма, перевода, увольнения.
  • Ст. 78 – особый порядок приёма на работу в период отпуска (временная работа, подработки).
• Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении формы записи в трудовой книжке» – определяет обязательный набор реквизитов записи.
• Коллективный договор (если в организации есть) – может уточнять порядок временного трудоустройства во время отпуска.

Согласно ст. 78 ТК РФ, если работник берёт основной (основной) отпуск, но в период его действия принимает работу по совместительству или на временной основе, такие отношения оформляются отдельным трудовым договором, а в трудовую книжку вносятся две записи:

1. Запись о приёме на работу (временную) с указанием сроков и характера работы.
2. Запись о продолжении основного трудового договора (если он приостанавливается).

Когда возникает необходимость такой записи

Запись в трудовую книжку о приёме на работу на время основного отпуска делается в следующих случаях:

• Работник берёт основной отпуск (отпуск по графику, ежегодный отпуск) и одновременно получает временную работу (например, сезонный проект, подработка).
• Работник находится в отпуске без сохранения заработной платы и желает временно заработать, но при этом сохраняет основной трудовой договор.
• Работодатель согласен на совместительство (работа в двух организациях) и оформляет отдельный договор с указанием периода действия.

Важно: если работа в период отпуска является подработкой (по совместительству), то она должна быть согласована с работодателем, а запись в трудовую книжку делается только по требованию работодателя или по инициативе работника.

Порядок оформления записи в трудовую книжку

Процедура состоит из нескольких этапов:

1. Согласование условий:
   • Работник информирует основного работодателя о желании работать в период отпуска.
   • Получает письменное согласие (если это требуется по коллективному договору).
• Договор заключается на определённый срок (не более срока отпуска).
• Указываются: должность, условия труда, оплата, график, ссылка на основной трудовой договор.
2. Подготовка записи в трудовую книжку:
   • Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу» (страницы 2‑3 книжки).
   • Заполняются обязательные реквизиты:
     • Дата записи.
     • Наименование организации‑работодателя (полное официальное название).
     • Трудовая функция (должность) и характер работы (временная, совместительство).
     • Дата начала и окончания работы.
     • Основание (например, «в соответствии со ст. 78 ТК РФ, в период основного отпуска»).
     • Подпись работодателя (директора/управляющего) и печать организации.
3. Внесение записи:
   • Запись вносится рукописным способом чернилом, без исправлений.
   • Работодатель подписывает запись и ставит печать.
   • Работник получает копию договора и подтверждающий документ (приказ/распоряжение).
4. Уведомление основного работодателя (если требуется):
   • Отправляется справка о временной работе, чтобы основной работодатель мог скорректировать расчёт отпускных.

После окончания временной работы в трудовую книжку вносятся две дополнительные записи:

• «Окончание работы» (дата завершения временного договора).
• «Возобновление основного трудового договора» (если он был приостановлен).

Образец записи в трудовую книжку

Ниже – пример того, как должна выглядеть запись (по образцу приказа Минтруда РФ).

После окончания работы в книжку вносятся записи:

• «Окончание работы» – г.
• «Возобновление основного трудового договора» – г.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие письменного согласия основного работодателя. Даже если закон не требует согласия, в коллективных договорах часто прописано обязательное уведомление.
• Неправильный характер работы. Нужно чётко указывать «временная работа», «совместительство», «подработка» – иначе запись может быть признана недействительной.
• Ошибки в датах. Даты начала и окончания должны точно соответствовать сроку отпуска и сроку временного договора.
• Запись в электронную форму без подписи. Трудовая книжка – бумажный документ, запись должна быть рукописной, с подписью и печатью.
• Отсутствие указания нормативного основания. В поле «Основание» обязательно указывать ссылку на ст. 78 ТК РФ или иной нормативный акт.
• Неоформленные выплаты. При расчёте отпускных учитывайте доход от временной работы – иначе могут возникнуть недоразумения с налоговой.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли работать в период основного отпуска без оформления записи в трудовую книжку?

   Теоретически да, если работа является полностью добровольной и не оформляется трудовым договором (например, разовая помощь). Но в большинстве случаев, когда выплачивается заработная плата, запись обязательна.

2. Влияет ли такая запись на стаж работы?

   Да. Временная работа учитывается в общем трудовом стаже, но только в том периоде, когда она фактически осуществлялась.

3. Можно ли одновременно получать отпускные от основного работодателя и заработную плату от временного?

   Отпускные выплачиваются за счёт основного работодателя. Доход от временной работы считается отдельным доходом и подлежит налогообложению как обычный заработок.

4. Что делать, если запись в книжке сделана с ошибкой?

   Ошибка исправляется в соответствии с правилами ведения трудовой книжки: делается запись «Исправление», указывается причина, дата, подпись и печать работодателя. При серьёзных ошибках может потребоваться выдача новой книжки.

5. Нужно ли уведомлять ПФР о временной работе в отпуске?

   Да, если временная работа приводит к начислению страховых взносов. Работодатель обязан перечислять взносы в ПФР, а работник – получать соответствующие справки.

Оформление записи в трудовую книжку о приёме на работу на время основного отпуска – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Правильная запись защищает интересы как работника, так и работодателя, гарантирует корректный учёт трудового стажа и правильный расчёт отпускных.

Если у вас возникли сомнения в конкретных ситуациях, рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в службу по труду вашего региона.

Помните: корректное оформление – залог безупречного трудового стажа и уверенности в своих правах.