Цель статьи: дать подробные рекомендации, как правильно оформить записи в трудовой книжке (бумажной и электронной) в случаях, когда запись делается по инициативе самого работника (по собственному желанию, по просьбе работника, при переводе, при восстановлении и т.п.).

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65‑71, 73‑78.
• Приказ Минтруда России № 320‑Н от  г. – ввод новой формы трудовой книжки (с 1 января 2023 г.).
• Приказ Минтруда России № 108‑н от  г. – порядок введения электронных трудовых книжек (ЭТК). Переходный период завершится 1 января 2026 г.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ от  г. «Об электронных трудовых книжках».

Когда запись делается по инициативе работника?

Работник может инициировать запись в трудовой книжке в следующих ситуациях:

1. Увольнение по собственному желанию.
2. Перевод (внутренний или внешний) с указанием даты и нового места работы.
3. Восстановление на работе после увольнения.
4. Переход на другую форму занятости (например, с полной ставкой на частичную).
5. Запрос о подтверждении стажа для получения социальных льгот.

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

3.1 Общие требования

• Запись делается в строку соответствующего раздела (обычно «Записи о приёме, переводе, увольнении»).
• Текст должен быть разборчивым, чернильным (чёрный или синий), без исправлений.
• Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
• Дата записи – дата фактического события (например, дата увольнения), а не дата её внесения.

3.2 Пример записи при увольнении по собственному желанию

Пояснения к полям:

• Дата – дата внесения записи (обычно совпадает с датой увольнения, но может быть позже).
• Сведения о работнике – ФИО, дата рождения, место жительства, паспортные данные (по форме 2‑н).
• Должность, место работы – полное наименование организации и подразделения.
• Основание увольнения – формулировка, установленная ТК РФ (см. ст. 78 ТК РФ).
• Дата увольнения – последний рабочий день.
• Подпись и печать – подпись руководителя (или уполномоченного) и печать организации.

3.3 Пример записи при переводе по инициативе работника

Ситуация: работник просит перевести в другой филиал компании.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

4.1 Что изменилось?

С 1 января 2026 года в России полностью переходит на электронные трудовые книжки. Основные отличия:

• Записи вносятся в информационную систему Минтруда через портал «Госуслуги» или через корпоративный сервис работодателя.
• Подтверждение записи происходит с помощью ЭЦП (электронной подписи) руководителя.
• Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет и может самостоятельно проверять корректность записей.

4.2 Пошаговая инструкция по заполнению ЭТК по инициативе работника

1. Подготовка документов – заявление работника (по собственному желанию, о переводе и т.д.), копия паспорта, справка о заработной плате (при необходимости).
2. Вход в систему – сотрудник отдела кадров входит в Госуслуги (или в корпоративный портал) под своей учетной записью.
3. Выбор операции – «Создать запись», «Увольнение», «Перевод», «Восстановление» и т.п.
4. Заполнение полей – система предлагает обязательные поля, аналогичные бумажной форме (дата, основание, должность, подразделение).
5. Подтверждение руководителем – после заполнения запись отправляется на подпись руководителю через его ЭЦП.
6. Сохранение и уведомление – после подписи запись автоматически появляется в ЭТК работника; система отправляет уведомление по электронной почте.
7. Проверка работником – работник заходит в свой личный кабинет, проверяет запись, при необходимости просит исправить.

4.3 Пример заполнения в ЭТК (скриншот условный)

Для визуального представления приведём условный пример формы в ЭТК (в реальном интерфейсе поля могут отличаться).

Дата события: 2026‑03‑01
Тип события: Увольнение по собственному желанию
Основание: Письмо работника от 2026‑02‑28
Последний рабочий день: 2026‑02‑28
Должность: Инженер‑конструктор
Организация: ООО "ТехноСервис", г. Москва
Подпись руководителя: [ЭЦП]

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5.1 Можно ли самостоятельно написать запись без подписи руководителя?

Нет. По ТК РФ запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) должна быть подтверждена подписью (или ЭЦП) уполномоченного лица работодателя. Самостоятельная запись считается недействительной и может привести к юридическим последствиям.

5.2 Что делать, если в записи допущена ошибка?

• Для бумажной книги – оформить выписку (запись об исправлении) в отдельной строке, указав, что прежняя запись была ошибочной, и подписать её обеими сторонами.
• Для ЭТК – работодатель вносит исправление через систему, прилагая пояснительную записку и подпись руководителя.

5.3 Нужно ли сохранять копию заявления работника?

Да. По статье 71 ТК РФ работодателю необходимо хранить оригиналы (или сканы) всех заявлений, связанных с изменением условий труда, в течение трех лет после их подачи.

• Всегда проверяйте актуальную форму трудовой книжки (бумажной) – с 1 января 2023 года используется новая форма, в которой предусмотрены отдельные графы для «Основания увольнения» и «Дата увольнения».
• С 1 января 2026 года полностью переходите к электронным трудовым книжкам – это упрощает процесс и уменьшает риск ошибок.
• При любой записи по инициативе работника документируйте запрос (заявление, электронное письмо) и сохраняйте его в личном деле.
• Контролируйте, чтобы подпись и печать (или ЭЦП) были чёткими и соответствовали дате события.
• Регулярно проверяйте записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) совместно с работником, чтобы избежать недоразумений при оформлении пенсии, соцльных выплат и т.д.

Дата публикации статьи: