В современном трудовом законодательстве всё чаще встречаются ситуации, когда сотрудник, ранее работавший по совместительству, переходит на постоянную (основную) должность у того же работодателя․ В этом случае необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке (бумажной или электронной), чтобы избежать ошибок, влияющих на стаж, пенсионные выплаты и другие социальные гарантии․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (трудовая книжка как основной документ), ст․ 285 (совместительство)․
• Приказ Минтруда России от № 14-6/ООГ-1867 «О порядке ведения трудовых книжек и внесения в них записей»․
• Федеральный закон от № 43‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с )․
• Постановление Правительства РФ от № 1845 «Об электронных трудовых книжках»․

Кто и когда делает запись?

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике, запись о переходе совместителя на постоянную работу вносит работодатель по основному месту работы (то есть та организация, где хранится трудовая книжка)․ Запись делается:

1. После оформления дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе с совместительства на постоянную занятость․
2. На основании приказа о переводе (или распоряжения) и трудового договора (изменённого)․
3. Не позднее пяти рабочих дней с даты вступления в силу приказа о переводе․

Что необходимо предоставить сотруднику?

• Заявление сотрудника о желании перейти на постоянную работу (можно оформить в виде заявления на перевод)․
• Изменённый трудовой договор (или дополнительное соглашение к нему)․
• Приказ о переводе с совместительства на постоянную должность․
• Справка о среднем заработке (если требуется для расчёта пособий)․

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» согласно установленной форме:

1. Номер записи – последовательный номер, следующий за последней записью․
2. Дата – дата начала постоянной работы (дата вступления в силу приказа о переводе)․
3. Информация о работодателе – полное наименование организации, её ИНН и ОГРН (как в основном месте работы)․
4. Должность – название постоянной должности, на которую переведён сотрудник․
5. Основание – указывается приказ о переводе (номер и дата) и/или дополнительное соглашение к трудовому договору․

Пример записи:

Запись № 12

Работодатель: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567, ОГРН 1127746000123

Должность: Инженер‑программист (постоянно)

Основание: Приказ № 45 от о переводе с совместительства на постоянную работу; доп․ соглашение к трудовому договору № 78 от ․

Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)

В ЭТК процесс аналогичен, но запись вносится через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России» или через интегрированную с 1С‑ЗУП систему․ Шаги:

1. В разделе «Сведения о работе» нажать «Добавить запись»․
2. Выбрать тип записи – «Перевод на постоянную работу»․
3. Заполнить поля: дата начала, наименование работодателя, должность, основание (приказ, номер, дата)․
4. Прикрепить скан приказа и дополнительного соглашения (обязательно)․
5. Сохранить и отправить на проверку сотруднику (он получает уведомление в личном кабинете)․
6. После подтверждения сотрудником запись считается внесённой․

Важно: в ЭТК не требуется ставить печать, но обязательна электронная подпись работодателя (УКЭП)․

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная дата – указывают дату подачи заявления вместо даты приказа․ Решение: брать дату из приказа о переводе․
• Отсутствие указания основания – запись без номера приказа считается недействительной․ Решение: всегда прописывать номер и дата приказа․
• Смешивание совместительства и постоянной работы – в одной записи указывают оба вида․ Решение: делать две отдельные записи: одна – о работе по совместительству (если она продолжается), другая – о постоянной работе․
• Ошибка в наименовании организации – особенно после реорганизации․ Решение: использовать актуальные реквизиты из ЕГРЮЛ на дату внесения записи․
• Отказ сотрудника подписать запись в ЭТК – запись не считается действительной․ Решение: объяснить последствия и получить электронное согласие․

Особенности перевода с внешнего совместительства

Если сотрудник работал по совместительству у другого работодателя и теперь хочет перейти на постоянную работу к вашей организации, порядок следующий:

1. Сотрудник уволен с внешнего совместительства (по соглашению сторон или по инициативе работника)․
2. Получает справку о работе по совместительству (трудовая книжка остаётся у основного работодателя)․
3. Устраивается к вам на постоянную должность, оформляется обычный трудовой договор․
4. Запись о постоянной работе вносится в вашу трудовую книжку (бумажную или ЭТК) как обычный приём на работу․
5. Запись о внешнем совместительстве остаётся в трудовой книжке у прежнего работодателя и не переносится․

Влияние на стаж и пенсионные права

Период работы по совместительству учитывается в страховом стаже пропорционально отработанному времени․ При переводе на постоянную работу стаж продолжает накапливаться в полном объёме․ Ошибки в записи могут привести к:

• Неучёту периода совместительства при расчёте пенсии․
• Задержке в назначении пособий по временной нетрудоспособности․
• Сложностям при подтверждении стажа при приёме на новую работу․

Поэтому рекомендуется после внесения записи проверить выписку из трудовой книжки (или выписку из ЭТК) и сверить её с данными из СФР через личный кабинет на портале «Госуслуги»․

Практический чек‑лист для кадровика

• Получить заявление сотрудника о переводе․
• Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору․
• Издать приказ о переводе (с указанием номера и даты)․
• Внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней․
• Проверить корректность заполнения всех полей (номер, дата, наименование работодателя, должность, основание)․
• Уведомить сотрудника о внесённой записи и предоставить ему выписку․
• Архивировать приказы, соглашения и заявления в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет)․

Запись о переходе совместителя на постоянную работу – это стандартная кадровая процедура, требующая внимательного соблюдения нормативных требований и точности оформления․ Правильное внесение записи гарантирует сохранность трудового стажа, корректное начисление пенсионных и социальных выплат, а также защищает права как работника, так и работодателя․ Следуя представленному алгоритму и избегая типичных ошибок, вы обеспечите законопослушное ведение трудовых книжек в вашей организации․