В современной кадровой практике переименование структурных подразделений или должностей сотрудников — частое явление. Оно может быть связано с реорганизацией компании, изменением корпоративной политики, модернизацией бизнес-процессов или адаптацией к новым нормативным требованиям. Однако многие работодатели и кадровики сталкиваются с вопросом: как правильно оформить запись в трудовой книжке при переименовании подразделения или должности? В этой статье мы подробно разберем порядок внесения таких записей в соответствии с действующим законодательством РФ на 2026 год.

Правовая основа

Основным нормативным актом, регулирующим ведение и хранение трудовых книжек, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н. В частности, пункт 10 этого Порядка устанавливает, что в трудовой книжке должны фиксироватся:

• принятие на работу;
• назначение на должность (работу);
• перевод на другую работу;
• увольнение;
• изменение наименования организации;
• изменение наименования структурного подразделения (если это условие включено в трудовой договор);
• изменение наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Таким образом, переименование подразделения и должности подлежит обязательному отражению в трудовой книжке, если такие условия прописаны в трудовом договоре работника.

Когда требуется запись в трудовой книжке?

Запись вносится только в следующих случаях:

1. В трудовом договоре работника указано конкретное наименование структурного подразделения (например, «Отдел маркетинга» или «Служба технической поддержки»).
2. В трудовом договоре указана конкретная должность с квалификацией (например, «Начальник отдела кадров» или «Менеджер по продажам»).
3. Произошло только переименование — без изменения функциональных обязанностей, уровня квалификации или условий труда.

Важно! Если сотрудник переводится на другую должность с изменением функций, это перевод, и запись делается как перевод. Если же должность просто переименована, а обязанности остались прежними — это переименование, и запись оформляется иначе.

Как оформить запись о переименовании подразделения

Запись о переименовании структурного подразделения вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Графы 1 и 2 остаются пустыми, так как это не является ни приемом на работу, ни увольнением.

Формулировка записи:

«[Название подразделения до переименования] с [дата] переименован в [новое название подразделения]»

Примеры:

• «Отдел 1 с переименован в Отдел маркетинга»
• «Служба технической поддержки пользователей с переименована в Отдел технического обслуживания потребителей»
• «Административно-хозяйственный отдел с переименован в Управление административно-финансового обеспечения»

Графа 4 (основание) заполняется следующим образом:

«На основании приказа работодателя № ___ от «___» __________ 20___ г.»

Основанием для записи служит приказ (распоряжение) работодателя об изменении штатного расписания, в котором четко указаны старое и новое наименования подразделения.

Как оформить запись о переименовании должности

Аналогичный порядок применяется и при переименовании должности. Запись также вносится в графу 3, графы 1 и 2 остаются пустыми.

Формулировка записи:

«Должность [старое наименование] с [дата] переименована в [новое наименование]»

Примеры:

• «Должность начальник отдела кадров с переименована в менеджер по работе с человеческими ресурсами»
• «Должность бухгалтер по учету с переименована в специалист по бухгалтерскому учету»
• «Должность инженер-конструктор 3-го разряда с переименована в инженер-конструктор»

Важно: если при переименовании должности меняется квалификационный разряд или уровень, это может быть расценено как изменение условий труда, и потребуется согласие работника (ст. 72 ТК РФ). В таком случае запись оформляется как перевод, а не как переименование.

Графа 4 заполняется так же, как и при переименовании подразделения:

«На основании приказа работодателя № ___ от «___» __________ 20___ г.»

Что делать, если запись пропущена?

Если в трудовой книжке по ошибке не была внесена запись о переименовании подразделения или должности, ее необходимо внести в любое время по требованию работника. Это не нарушение, если запись внесена позже, но важно сделать это корректно и с указанием даты фактического переименования.

Порядок исправления:

1. Издать дополнительный приказ о внесении исправления в трудовую книжку (на основании первоначального приказа о переименовании).
2. Внести запись в трудовую книжку в соответствии с вышеуказанными правилами.
3. В графе 4 указать: «На основании приказа № ___ от «___» __________ 20___ г. (о переименовании) и приказа № ___ от «___» __________ 20___ г. (о внесении исправления)».
4. Заверить запись печатью и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Запись вносится в свободную строку, не перечеркивая и не исправляя предыдущие записи. Исправления в трудовой книжке не допускаются — только дополнения.

Отличие бумажной и электронной трудовой книжки

Важно понимать, что в электронной трудовой книжке (ЭТК) все изменения, включая переименование подразделений и должностей, автоматически фиксируются как переводы в системе Пенсионного фонда РФ. Это связано с тем, что ЭТК ведется на основе данных, передаваемых работодателем в ПФР.

В бумажной трудовой книжке запись оформляеться как переименование — и это корректно. Не нужно вносить в бумажную книжку запись о «переводе», если фактически не было изменения функций.

Важно! Если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку, записи в них могут отличаться по формулировке, но не по сути. Это не является нарушением.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Заполнение граф 1 и 2 при переименовании. → Графы 1 и 2 остаются пустыми!
• Ошибка 2: Использование формулировки «переведен на должность…». → Это перевод, а не переименование!
• Ошибка 3: Не указывается дата переименования. → Дата обязательна!
• Ошибка 4: Не указывается основание (приказ). → Без основания запись считается недействительной.
• Ошибка 5: Переименование подразделения не отражается, если оно не указано в трудовом договоре. → Если в договоре не указано подразделение — запись не требуется.

Переименование подразделения или должности, это не просто административное изменение, а юридически значимое событие, требующее документального оформления. Правильное внесение записи в трудовую книжку обеспечивает:

• сохранение полноты трудового стажа;
• соответствие требованиям законодательства;
• защиту прав работника при оформлении пенсии, трудоустройстве, получении льгот;
• отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции или Пенсионного фонда.

Рекомендация работодателям: регулярно проверяйте штатное расписание и трудовые договоры, своевременно издавайте приказы о переименовании и вносите корректные записи в трудовые книжки. Это — элемент профессиональной кадровой дисциплины.

Если вы сомневаетесь в правильности формулировки записи — всегда обращайтесь к Приказу Минтруда России № 320н от и консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам. Лучше перестраховаться, чем допустить ошибку, которая может повлиять на будущее сотрудника.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.