Изменение структурного подразделения (отдела, службы, подразделения) является одной из самых распространённых кадровых процедур. При переводе сотрудника в другой отдел необходимо оформить соответствующую запись в трудовой книжке (или в электронном трудовом договоре, если работник отказался от бумажного варианта). Ниже представлен подробный руководство, как правильно оформить такую запись, какие нормативные акты её регулируют и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (трудовая книжка), ст. 72 (изменение условий трудового договора).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (в редакции, действующей на ).
• ФЗ № 27‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (с учётом поправок от 2023‑2025 гг.).

Согласно пункту 2.1 Приказа № 585н, запись о переводе сотрудника в другое структурное подразделение делается в разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о должности») трудовой книжки.

Когда требуется запись об изменении отдела

1. Перевод внутри организации – сотрудник переходит в другой отдел, но остаётся у того же работодателя (изменение только структурного подразделения).
2. Изменение наименования отдела – если отдел переименован (например, «Отдел продаж» → «Отдел развития клиентской базы»), запись также делается, поскольку меняется наименование структурного подразделения.
3. Перевод в филиал или представительство – при условии, что филиал считается отдельным структурным подразделением того же юридического лица.
4. Временное исполнение обязанностей в другом отделе – если перевод носит временный характер (например, замещение отсутствующего сотрудника), запись делается с указанием срока.

Если изменение касается только функциональных обязанностей без изменения наименования отдела, запись в трудовой книжке не требуется – достаточно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как правильно оформить запись

Шаг 1. Подготовка документов

• Приказ о переводе (или распоряжение) с указанием:
  • ФИО сотрудника;
  • Текущее и новое наименование отдела;
  • Дата вступления перевода в силу;
  • Основание (например, «в связи с оптимизацией структуры управления»).
• Трудовая книжка сотрудника (бумажная или электронная).
• Личное заявление сотрудника о согласии на перевод (если требуется внутренним регламентом компании).

Шаг 2. Заполнение строки в трудовой книжке

В разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о должности») делается одна строка, содержащая следующие элементы:

1. Дата – день, месяц, год вступления перевода в силу (формат: ДД.ММ.ГГГГ).
2. Наименование документа – «Приказ № ___ от ___.___.____ г. о переводе» (или «Распоряжение № ___»).
3. Содержание записи – кратко, но информативно:
   • «Переведён в отдел ___ (новое наименование)»;
   • Если перевод временный: «Временно исполняет обязанности в отделе ___ с ___ по ___».
4. Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и расшифровка.
5. Печать организации (если предусмотрена внутренними нормативными актами).

Пример записи (бумажная трудовая книжка)

 Приказ № 145 от г. о переводе
 Переведён в отдел маркетинга и цифровых коммуникаций
 Подпись: __________________ И.И. Иванов
 Печать: [ООО «ТехноСервис»]

Пример записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

В системе ЭТК запись формируется автоматически после загрузки скана приказа. Поля, которые необходимо заполнить:

• Дата события;
• Тип события – «Перевод в другое структурное подразделение»;
• Номер и дата приказа;
• Наименование нового отдела;
• Примечание (если перевод временный – указать период).

После сохранения запись становится доступной для просмотра сотрудником в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в корпоративной ЭТК‑системе.

Частые ошибки и как их избежать

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. При изменении отдела в ЭТК процесс выглядит следующим образом:

1. Кадровик загружает скан приказа в систему ЭТК.
2. Система автоматически извлекает дату, номер и содержание приказа.
3. Кадровик выбирает тип события «Перевод в другое структурное подразделение» и указывает новое наименование отдела.
4. После подтверждения запись появляется в личном кабинете сотрудника и доступна для просмотра работодателем и государственными органами (ФСС, ПФР).
5. Сотрудник получает уведомление о внесении изменения и может проверить его корректность.

Важно: даже при ведении ЭТК работодатель обязан хранить бумажный вариант приказа (или его заверенную копию) в личном деле сотрудника в течение 50 лет после увольнения (ст. 66 ТК РФ).

Практический чек‑лист для кадровика

• Получить signed приказ о переводе (или распоряжение).
• Проверить соответствие наименования отдела штатному расписанию.
• Определить, требуется ли согласие сотрудника (внутренний регламент).
• Подготовить запись в трудовой книжке (бумажная или электронная).
• Внести запись не позднее трёх рабочих дней с даты вступления приказа в силу.
• Поставить подпись уполномоченного лица и печать (если требуется).
• Уведомить сотрудника о внесении изменения (лично или через корпоративный портал).
• Архивировать приказ в личном деле сотрудника.

Запись в трудовой книжке об изменении отдела – это не просто формальность, а важный элемент подтверждения трудового стажа и профессионального пути сотрудника. Правильное оформление такой записи защищает интересы обеих сторон: работник получает достоверный документ о своей трудовой деятельности, а работодатель избегает возможных претензий со стороны трудовой инспекции и судов. Следуя представленным рекомендациям, используя актуальную нормативную базу и тщательно проверяя каждую деталь, вы обеспечите корректность и законопослушность кадрового документооборота в вашей организации.