Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке сотрудника, принявшего должность начальника отдела, часто возникает у руководителей и кадровых специалистов. Ниже приведён подробный разбор всех этапов оформления, кто может подписать запись, какие документы нужны и какие ошибки следует избегать.
Что такое запись в трудовой книжке?
Запись в трудовой книжке фиксирует факт приёма сотрудника на работу, изменение должности, увольнение и другие события, связанные с трудовой деятельностью. Она является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж и квалификацию работника;
Кому принадлежит обязанность вести трудовые книжки?
- Обычно это специалист отдела кадров.
- Если отдела кадров нет, обязанность может возложить генеральный директор или его заместитель.
- В некоторых случаях секретарь или бухгалтер могут быть назначены ответственными за ведение трудовых книжек приказом руководителя.
Кто подписывает запись?
Согласно практике и нормативным актам, запись в трудовой книжке должна быть заверена:
- Подписью генерального директора или его уполномоченного представителя.
- Если у организации есть специалист по кадрам, то подписью именно него.
- При отсутствии уполномоченного лица, руководитель может приказом назначить другого сотрудника (например, бухгалтера) ответственным за ведение трудовых книжек.
Важно: не важно, кем фактически внесена запись, главное, чтобы она была правильной и заверена подписью руководителя или его представителя.
Как оформить запись о приёме на должность начальника отдела?
Ниже приведён пример оформления, который можно использовать в любой организации.
Принят на работу в должности начальника отдела [название отдела] [дата]
от [должность лица, подписывающего]
[ФИО]
[Подпись]
[Печать организации]
Важные моменты:
- Указывайте полное название отдела и должность.
- Дата должна совпадать с датой выдачи приказа о приёме.
- В графе «Мотив» можно указать причину назначения (например, «внутреннее продвижение»);
- Если сотрудник работает по совместительству, в записи указывается «по совместительству» и прилагается документ о работе в другой компании.
Пример записи для генерального директора
Принят на работу в должности генерального директора
от генерального директора
Иванов Иван Иванович
[Подпись]
[Печать]
Генеральный директор может сам заверить запись о своём приёме. Это не считается ошибкой, но важно, чтобы подпись была в соответствии с должностным распорядком.
Необходимые документы при оформлении
- Приказ о приёме (или протокол, если приказ не выдан).
- Копия трудовой книжки сотрудника.
- Если сотрудник работает по совместительству – документ о работе в другой компании (с справкой, выпиской приказа и т.д.).
- Если сотрудник – генеральный директор, может потребоваться распорядительный документ (протокол собрания) в графе 4.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата – запись должна быть внесена не позже следующего рабочего дня после даты издания приказа.
- Отсутствие подписи руководителя – без подписи запись считается недействительной.
- Запись о временном исполнении обязанностей – такие сведения не предусмотрены трудовым законодательством и не могут быть отражены в трудовой книжке.
- Отсутствие печати – в большинстве случаев печать не обязательна, но наличие печати повышает надёжность документа.
Практический пример оформления
Допустим, сотрудник Петров Петр Петрович был принят на должность начальника отдела продаж . Ваша компания использует электронную систему кадрового учёта, но при этом сохраняет бумажные копии. Как выглядит запись:
Принят на работу в должности начальника отдела продаж
от директора по персоналу
Смирнов Сергей Сергеевич
[Подпись]
[Печать]
После того как запись внесена, руководитель отдела кадров (или назначенный сотрудник) сохраняет копию приказа и обновляет электронный реестр.
- Запись в трудовой книжке о приёме на должность начальника отдела должна быть оформлена в соответствии с приказом о приёме.
- Подпись должна быть от лица руководителя или его уполномоченного представителя.
- При отсутствии специалиста по кадрам руководитель может назначить другого сотрудника ответственным за ведение трудовых книжек.
- Соблюдайте точность дат, корректность формулировок и наличие всех необходимых документов.
- Регулярно проверяйте, чтобы записи в трудовых книжках соответствовали действительности, чтобы избежать трудовых споров.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно оформить запись в трудовой книжке о приёме сотрудника на должность начальника отдела, соблюдая требования трудового законодательства и внутренние регламенты вашей организации.