Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Любые изменения, касающиеся работника или работодателя, должны находить правильное отражение в учетных документах. Одной из таких ситуаций является смена фамилии работодателя (например, когда индивидуальный предприниматель меняет фамилию после вступления в брак, или происходит реорганизация с изменением наименования). В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись в трудовой книжке, какие документы потребуются и на что обратить внимание кадровику.
Основания для внесения изменений
Смена фамилии или наименования работодателя — это факт, который обязывает кадровика или руководителя внести соответствующие корректировки в учетные документы. Основаниями для подобных действий служат:
- Для ИП: смена фамилии предпринимателя. В этом случае изменения вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака или о перемене имени.
- Для юридических лиц: изменение наименования организации. Основанием служит лист записи ЕГРЮЛ, устав в новой редакции или свидетельство о госрегистрации изменений.
Важно помнить, что изменения записей в трудовых книжках производятся строго на основании официальных документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Пошаговая инструкция для работодателя
Чтобы избежать путаницы в учете и штрафов со стороны проверяющих органов, работодателю следует действовать по четкому алгоритму.
Шаг 1. Получение документов
Работодатель должен получить документ, подтверждающий смену фамилии или наименования. Если сменил фамилию индивидуальный предприниматель, он предоставляет соответствующие свидетельства. Если изменилось название организации — предоставляются учредительные документы.
Шаг 2. Издание приказа
На основании подтверждающих документов работодатель издает приказ о приведении кадровых документов в соответствие с новыми данными. В приказе следует перечислить сотрудников, в чьи трудовые книжки и личные карточки необходимо внести изменения.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Многие кадровики путают правила изменения фамилии работника и работодателя. Если в случае с работником старая фамилия на ьном листе зачеркивается, а новая пишется рядом, то при смене данных работодателя действуют другие правила.
Информация о работодателе (на ьном листе или в разделе «Сведения о работе») не зачеркивается! В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается новое наименование работодателя (или новая фамилия ИП). Под этим заголовком вносится запись:
Пример записи:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи (если это продолжение списка).
- В графе 2 указывается дата внесения записи.
- В графе 3 пишется: «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество (старые данные) с [дата] переименован в Индивидуального предпринимателя Фамилия Имя Отчество (новые данные)» или «Организация ООО «Старое название» переименована в ООО «Новое название» на основании…».
- В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого внесена запись (номер и дата приказа, лист записи ЕГРЮЛ, свидетельство о перемене имени и т.д.).
Что еще нужно изменить?
Внесение записи в трудовую книжку — это только часть задачи. Смена фамилии работодателя влечет за собой необходимость обновления и других документов:
Трудовые договоры
Стороны трудового договора вправе заключить дополнительное соглашение при изменении ФИО работодателя (или наименования организации). Вместе с тем, отсутствие такого соглашения не делает договор недействительным, так как смена фамилии/названия не меняет условий труда. Однако для порядка и корректности документооборота дополнительное соглашение рекомендуется оформить.
Отчетность в СФР (ранее ПФР) и ФНС
Обязательно следует отражать изменения в отчетности для Социального фонда России (СФР) и налоговой. Если работодатель сменил фамилию или наименование, но не подал корректные данные в фонды, это может привести к путанице в учете стажа сотрудников и штрафам.
Личные карточки сотрудников
В бумажной личной карточке формы Т-2 необходимо обновить данные о работодателе на ьном листе. В электронных системах кадрового учета данные также должны быть актуализированы.
Если перемена данных произошла после увольнения работника
Бывает так, что перемена сведений о работодателе произошла уже после того, как сотрудник уволился. Кто должен вносить правки?
По общему правилу, изменения в трудовую книжку вносятся работодателем по последнему месту работы. Если правки не были внесены вовремя, то они могут быть внесены предыдущим работодателем (чье наименование изменилось) или нынешним работодателем сотрудника на основании официальных документов.
Частые ошибки и как их избежать
- Зачеркивание старого наименования работодателя на ьном листе. Это грубая ошибка. Зачеркивание допускается только для данных работника (ФИО, дата рождения). Данные о работодателе просто обновляются новой записью в разделе сведений о работе.
- Отсутствие ссылки на документ-основание. Любая запись должна подкрепляться документом (свидетельство, выписка из ЕГРЮЛ). Без ссылки на орган, дату и номер документа запись будет недействительной.
- Игнорирование обновления трудового договора. Несмотря на то, что закон прямо не заставляет перезаключать договор, оформление дополнительного соглашения обезопасит стороны от возможных претензий.
Смена фамилии работодателя — это процедура, требующая внимательности от отдела кадров. Главное правило: не зачеркивать старые данные работодателя, а внести новую запись в раздел «Сведения о работе» со ссылкой на подтверждающий документ. Своевременное обновление трудовых книжек, договоров и отчетности в СФР поможет избежать путаницы в стаже сотрудников и защитит предприятие от административных штрафов.