Смерть сотрудника — это тяжелое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки родственников, но и строгого соблюдения законодательных норм при оформлении документов. Одним из ключевых этапов является правильное внесение записи в трудовую книжку. Ошибки в этом процессе могут создать проблемы для наследников при получении пенсий и пособий.

В данной статье мы подробно разберем, как сделать запись, какие основания указать и как правильно выдать документ родственникам умершего.

Основания для прекращения трудового договора

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника регулируется пунктом 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Это основание не зависит от желания сторон и наступает автоматически в момент смерти сотрудника.

Важно помнить следующие нюансы:

• Датой прекращения договора считается день смерти, указанный в свидетельстве о смерти.
• Если день смерти приходится на выходной или праздничный день, датой увольнения все равно указывается именно этот день.
• Приказ об увольнении издается в тот день, когда работодателю стало известно о смерти сотрудника (на основании свидетельства о смерти или решения суда).

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Запись вносится только в бумажную трудовую книжку, если она велась на сотрудника (например, он выбрал бумажный формат до 2021 года или подал заявление о ведении бумажной книжки). В электронную трудовую книжку (СТД-Р) сведения также передаются в отчете СЗВ-ТД.

Запись должна быть внесена в раздел «Сведения о работе». Она состоит из четырех граф.

Алгоритм заполнения граф:

Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер следующей записи;
Графа 2 (Дата): Указывается дата прекращения трудового договора. Она должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении):

• Вносится формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника».
• Далее делается ссылка на норму закона: «пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Пример полной строки: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Графа 4 (Документ-основание): Указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора.

> Важно: Запись заверяеться подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если печать используется). Подпись самого работника не ставится, так как он не может расписаться.

Порядок выдачи трудовой книжки родственникам

После внесения записи трудовую книжку необходимо выдать на руки. Поскольку сам работник сделать это не может, документ передается его близким.

Кто может получить трудовую книжку?

Документ выдается члену семьи умершего работника. К членам семьи относятся супруги, родители, дети, полнородные и неполнородные братья и сестры.

Необходимые документы для выдачи:

Для получения трудовой книжки родственник должен предоставить:
Оригинал свидетельства о смерти (для подтверждения родства и факта смерти).
Документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт).
Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.), хотя на практике часто достаточно свидетельства о смерти, где умерший указан как родственник, но во избежание споров лучше запросить подтверждение родства.

Оформление расписки

Работодатель обязан зафиксировать факт выдачи документа. Родственник должен написать расписку в получении трудовой книжки.

Что должно быть в расписке:

• ФИО получателя, его паспортные данные.
• Указание, что получена трудовая книжка конкретного работника.
• Дата получения и личная подпись родственника.

Если трудовая книжка отправляется по почте, она высылается заказным письмом с уведомлением о вручении по письменному заявлению одного из родственников.

Оформление книги учета движения трудовых книжек

Особое внимание следует уделить книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

• В графе, где фиксируется выдача трудовой книжки при увольнении, необходимо сделать запись: «Выдана на руки [ФИО родственника] в связи со смертью работника».
• Обязательно укажите реквизиты документа, на основании которого произведена выдача (свидетельство о смерти, расписка).
• Родственник также ставит свою подпись в книге учета против фамилии умершего сотрудника.

Если трудовую книжку никто не забрал (родственники не объявились), соответствующие графы о выдаче остаются незаполненными до момента обращения наследников.

Отчетность в СФР

В отчете СЗВ-ТД (или в форме ЕФС-1, в зависимости от актуальных требований 2026 года) необходимо отразить событие прекращения трудового договора:

• Код события: «ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА».
• Основание: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
• Дата события: дата смерти.

Отчет формируется и направляется в орган Социального фонда России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (в случае смерти сотрудника сроки могут быть сокращены для оперативного назначения пособий родственникам).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись, если родственники сказали, что трудовая книжка не нужна?
Да, запись внести необходимо в любом случае, если велась бумажная трудовая книжка. Это требование закона. Выдача документа на руки происходит только по требованию родственников или их письменному заявлению. Если документ не нужен, он может храниться у работодателя до обращения наследников.

Что делать, если умер работодатель, физическое лицо?
В этом случае приказ об увольнении и запись в трудовую книжку вносят наследники умершего работодателя (если они вступили в права наследования и продолжают деятельность) или нотариус, ведущий наследственное дело, в порядке, установленном законом.
Можно ли уволить сотрудника задним числом?
Нет. Датой увольнения всегда является дата смерти. Приказ издается текущей датой (датой получения свидетельства о смерти), но в приказе и трудовой книжке указывается дата смерти как дата прекращения договора.

Оформление документов в связи со смертью работника требует деликатности и внимательности. Главная задача работодателя — корректно зафиксировать факт прекращения трудовых отношений в трудовой книжке (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), издать приказ и обеспечить передачу документов законным представителям умершего. Соблюдение этих правил поможет родственникам своевременно получить положенные выплаты и избежать бюрократических проволочек в будущем.