Сокращение штата или численности — одно из наиболее распространённых оснований для увольнения. Однако даже в этой стандартной процедуре допущенные при оформлении ошибки могут привести к спорам с работником, проверкам ГИТ и судебным разбирательствам. Данная статья объясняет, как грамотно оформить запись в трудовой книжке (ТК) при сокращении в 2026 году, с учётом актуальных норм Трудового кодекса и приказов Минтруда.
Правовая основа: на что опираться?
Основные нормативные акты, регулирующие порядок заполнения ТК:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 81, п. 2 ч. 1 (увольнение по сокращению штата или численности).
- Приказ Минтруда РФ от № 320н — утверждает Порядок заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек. Именно он содержит ключевые требования к записям.
- Приказ Минтруда РФ от № 713н, регулирует выдачу Сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) работникам, у которых ТК не ведётся.
- Приказ СФР от № 1462, утверждает форму ЕФС-1 (отчётность по страховым взносам), которая также содержит сведения об увольнении.
Ключевые принципы заполнения записи
Согласно п. 3 Приказа Минтруда № 320н, при заполнении всех разделов трудовой книжки:
- Запрещены сокращения слов (например, «увол.» вместо «уволен»).
- Запрещены инициалы вместо полного имени, отчества.
- Все данные вносятся разборчиво, чернилами (синего или чёрного цвета).
- Запись должна быть сквозной с собственным порядковым номером;
Правильная формулировка основания увольнения
Это самый важный момент. Недопустимы расплывчатые формулировки типа «уволен по сокращению» или «уволен по ст. 81 ТК РФ».
Единственная правильная и юридически безупречная запись в графе 3 (основание увольнения) выглядит так:
Примечание: слово «Уволен(а)» пишется в мужском или женском роде в зависимости от пола сотрудника. Если увольняеться несколько человек по одному основанию, для каждого делается отдельная запись со своим номером.
Пошаговая инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1: Подготовка документов
- Приказ об увольнении по сокращению штата (численности), подписанный руководителем.
- Протокол (решение) о сокращении, если он требуется по локальным актам.
- Документы, подтверждающие соблюдение процедуры: уведомление профсоюза (если он есть), предупреждение работника об увольнении за 2 месяца (или выплата компенсации за этот период).
- Трудовая книжка работника.
Шаг 2: Внесение записи об увольнении
- Раздел «Сведения о работе» (начиная с 1 января 2004 г.).
- Графа 1 (№ п/п): Проставляется следующий порядковый номер записи в данном разделе.
- Графа 2 (Дата): Ставится дата увольнения (последний рабочий день), например, «23» «мая» «2026».
- Графа 3 (Запись): Вносится точная формулировка, указанная выше. Обязательно указывается конкретный пункт и части статьи 81 ТК РФ.
- Графа 4 (Подпись работника): Работник должен поставить свою подпись в подтверждение, что получил свою ТК. Если работник отказывается подписывать, об этом делается соответствующая отметка в личной карточке (форма Т-2) и акте.
| № п/п | Дата | Запись | Подпись работника |
|---|---|---|---|
| 3 | Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. | _____________ / Иванов А.П. / |
Шаг 3: Оформление при увольнении по соглашению сторон (если таковая имела место)
Если увольнение фактически произошло по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), но изначально было объявлено как сокращение, запись должна отражать реальное основание. Правильная запись: «Уволен по соглашению сторон, статья 78 Трудового кодекса Российской Федерации». Нельзя смешивать основания.
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 2026 года работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых сотрудников. При увольнении:
- Запись вносится в электронный раздел «Сведения о трудовой деятельности» через форму ЕФС-1 (Приказ СФР № 1462).
- Формулировка основания в ЭТК должна быть идентичной бумажной ТК: полная, без сокращений, с указанием пункта и части статьи 81 ТК РФ.
- Работнику, имеющему ЭТК, по его заявлению выдается заверенная копия бумажного документа (СТД-Р) или он может получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг.
Частые ошибки и их последствия
- Ошибка: «Уволен по сокращению».
Последствие: Неясность, по какому именно основанию (ст. 81 п.1 или п.2). Может быть оспорено в суде. - Ошибка: «Уволен по ст. 81 ТК РФ».
Последствие: Отсутствие конкретизации. Суд потребует указать пункт. - Ошибка: Использование сокращений («увол.», «ТК РФ»).
Последствие: Нарушение Приказа Минтруда № 320н, что является основанием для претензий инспекции труда. - Ошибка: Неправильная дата (дата приказа вместо даты увольнения).
Последствие: Искажение стажа и периода работы.
Что делать, если запись уже внесена с ошибкой?
Если ошибка обнаружена после выдачи ТК работнику:
- Работодатель обязан добровольно исправить запись, оформив новую, правильную.
- Исправление производится перечёркиванием ошибочной записи (одной жирной линией, чтобы было видно исходный текст) и оформлением новой записи с правильной формулировкой.
- Под исправлением ставятся подписи ответственного лица (кадровика) и работника с датой исправления.
- Если работник отказывается подписывать исправление, составляется акт в присутствии двух свидетелей.
- В крайнем случае, исправление может быть произведено по решению суда.
Правильное заполнение трудовой книжки при сокращении — это не формальность, а юридическая защита как для работодателя, так и для работника. Строгое соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н и точное цитирование пункта 2 части 1 статьи 81 ТК РФ в записи исключают риски споров о незаконности увольнения и гарантируют корректное отражение стажа.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.