Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке, когда работник находится в отпуске (по уходу за ребёнком, декретный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и др.), часто возникает у работодателей и кадровиков. В статье рассмотрены правовые основы, порядок внесения записи, типовые образцы и практические рекомендации.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление записей в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 175‑176 (права работников в период отпуска); ст. 309 (ведение трудовых книжек); ст. 311 (записи о приёме и увольнении).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России № 320н от  г.
• Письмо Роструда № 937‑6‑1 от  г. – разъяснение, что запись о приёме на работу делается без указания срока действия срочного договора.
• КонсультантПлюс, 2025‑2026 гг. – типовые рекомендации по приёму временных работников на период отпуска основного сотрудника.

Что регулирует запись в трудовой книжке?

Запись фиксирует:

1. Дата приёма на работу (или перевода) и дата увольнения;
2. Должность, на которой работник исполнял обязанности;
3. Основание (приём, перевод, увольнение) и, при необходимости, указание периода замещения.

Согласно п. 2 ст. 311 ТК РФ запись в книжке обязана быть сделана в графах 3‑4 раздела «Сведения о работе».

Когда требуется отдельная запись «на время отпуска»?

Запись делается в следующих ситуациях:

• Отпуск по уходу за ребёнком (до 3 лет) – если на время отсутствия основного работника привлекается временный сотрудник.
• Декретный отпуск (отпуск по беременности и родам) – аналогично, при найме замещающего.
• Отпуск без сохранения заработной платы – если работник возвращается на прежнее место после окончания отпуска и требуется зафиксировать период отсутствия.
• Вахтовый метод работы – запись о вахтовом графике в графе «Сведения о работе».
• Временный (срочный) трудовой договор на период отсутствия основного сотрудника – запись делается как обычный приём без указания срока договора (см. Письмо Роструда № 937‑6‑1).

Если же работник остаётся в организации, а отпуск оформляется только в виде отпускных листов, отдельная запись в книжке не требуется – достаточно указать дату начала и окончания отпуска в приказе.

Как оформить запись в трудовой книжке?

Общие требования к заполнению

Запись вносится в графы 3‑4 раздела «Сведения о работе» (см. образец ниже). Важно:

• Заполнять каждую строку полностью – пустые ячейки недопустимы.
• Указывать полные даты (дд.мм.гггг).
• Ставить подпись работника и печать организации (если это предусмотрено локальными нормативными актами).
• Не указывать срок действия срочного договора, если речь идёт о замещении на время отпуска (см. Письмо Роструда).

Пошаговая инструкция

1. Подготовка приказа о приёме (или переводе) сотрудника на период отпуска. В приказе указывается:
   • ФИО работника;
   • Должность;
   • Основание (замещение сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребёнком);
   • Срок действия (дата начала и окончания замещения).
2. Работник подписывает приказ о приёме (или переводе).
3. Кадровик вносит запись в трудовую книжку:
   • Графа 3 – Дата приёма (дата начала замещения).
   • Графа 4 – Должность и основание (пример формулировки см. в разделе 4).
4. По окончании периода замещения оформляется приказ об увольнении (или переводе обратно) и в книжку вносится запись об увольнении с указанием даты.
5. Проверка: убедиться, что в книжке нет пустых строк, подписи и печати стоят корректно.

Образцы записей

Приём на работу «на время отпуска» (срочный договор)

Временный работник, нанятый в вахтовом режиме

Запись в графе 4 может выглядеть так:

Принята на должность инженера‑технолога в вахтовом методе работы (смена 1) с по .

Оформление отпуска без замещения (только запись об отпуске)

Если работник остаётся в организации, а отпуск оформляется приказом, в книжке делается запись об отпуске:

Особенности при разных видах отпуска

Декретный отпуск (отпуск по беременности и родам)

• Срок отпуска фиксируется в приказе, запись в книжке не требуется, если работник не заменяется.
• Если привлекается временный сотрудник, запись делается как «на период отсутствия основного работника» (см. образец в пункте 4.1).

Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет

Тот же порядок, что и в пункте 5.1, но в приказе указывается «отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет».

Отпуск без сохранения заработной платы

Запись в книжке делается только в случае, если работник официально переводится на другую должность или в другой подразделение в период отсутствия. Иначе достаточно приказа об отпуске.

Временный работник (срочный договор) на замену

Согласно Письму Роструда № 937‑6‑1, в записи не указывается срок действия договора, а лишь «на период отсутствия основного работника». Это упрощает последующее закрытие записи.

Печати, подписи и контроль

• На ьном листе трудовой книжки ставится печать организации (если она предусмотрена локальными актами).
• В каждой записи (приём, перевод, увольнение) ставится печать и подпись руководителя, а также подпись работника (приём/уход).
• Записи в книжке не делаются «на месте печати» – сначала заполняются графы, затем ставится печать в правом нижнем углу страницы.
• Контроль за правильностью заполнения возлагается на отдел кадров; при обнаружении ошибок запись считается недействительной и подлежит исправлению в соответствии с пунктом 5 Порядка (проставление отметки «исправлено» и подписи ответственного).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать срок действия срочного договора в записи?

Нет. По разъяснению Письма Роструда № 937‑6‑1 запись делается без указания срока договора, только с указанием периода замещения.

Можно ли использовать одну запись для нескольких подряд идущих отпусков?

Запись в книжке фиксирует конкретный период. Если отпуска идут подряд без перерыва, можно оформить одну запись с указанием общего периода.

Что делать, если у работника трудовая книжка была заведена до ?

Записи вносятся в существующую книжку, даже если она в бумажном виде. Новую книжку оформлять не требуется.

Обязан ли индивидуальный предприниматель вести трудовые книжки?

Согласно ст. 309 ч. 2 ТК РФ, ИП без статуса юридического лица не имеет права заводить трудовые книжки. В таком случае оформляются трудовые договоры и листки учета.

Запись в трудовой книжке «на время отпуска» – важный элемент кадрового документооборота, который помогает:

• Зафиксировать факт замещения основного сотрудника;
• Обеспечить правовую защиту как работодателя, так и временного работника;
• Соблюсти требования ТК РФ и Порядка ведения трудовых книжек.

Ключевые рекомендации:

1. Оформляйте приказ о приёме (или переводе) с чётким указанием периода замещения.
2. Вносите запись без указания срока договора, но с указанием даты начала и основания (например, «на период отпуска по уходу за ребёнком»).
3. Не забывайте о подписи работника и печати организации.
4. Контролируйте отсутствие пустых строк и соблюдение формата записей.

Соблюдая эти простые правила, вы избежите ошибок в кадровой документации и обеспечите корректное ведение трудовых книжек.