Важность правильного оформления записи в трудовой книжке трудно переоценить: от неё зависит подтверждение трудового стажа, начисление пенсий, получение пособий и многие другие социальные гарантии. Ниже – пошаговое руководство, правовая база и готовый образец записи для индивидуального предпринимателя (ИП).
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68.
- Приказ Минтруда России № 320н от г. «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в актуальной редакции).
- Постановление Правительства РФ № 1400 от г. «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (введено в действие с 2023 года).
- Письма Роструда от № 358‑6‑1 и Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑4069 – уточняют, что запись о приёме на работу к ИП обязана быть внесена работодателем‑ИП.
Кому необходимо делать запись?
Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:
- Приём на работу по трудовому договору к индивидуальному предпринимателю.
- Перевод сотрудника из другого работодателя в ИП.
- Оформление совместительства, удалённой работы, сезонного труда.
Если работник сам является ИП и оформляет себя как сотрудника, запись в трудовую книжку не делается (см. Письмо Роструда 358‑6‑1).
Порядок оформления записи о приёме на работу в ИП
Шаг 1. Подготовка приказа о приёме
ИП, как работодатель, издаёт приказ (или решение) о приёме работника. В приказе указываются:
- Наименование ИП (ФИО ИП + ОГРНИП).
- ФИО работника.
- Должность (профессия) и квалификацию.
- Дата начала работы.
- Условия труда (график, место работы).
- Подпись ИП и печать (если есть).
Шаг 2. Оформление трудового договора
Трудовой договор подписывается обеими сторонами и передаётся в отдел кадров (или ИП‑самому себе) для последующего внесения записи.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Приём на работу» (страница 2‑3 трудовой книжки). Данные вносятся чернильной ручкой, прописными буквами, без исправлений.
Шаг 4. Подписание и сдача книги
После внесения записи работник подписывает страницу, подтверждая правильность сведений. Книга передаётся в отдел кадров (или сохраняется у ИП).
Образец записи о приёме на работу в ИП
| Запись о приёме на работу (раздел «Приём на работу») | |
|---|---|
| Дата записи | |
| Наименование работодателя | ИП Иванов Иван Иванович |
| ОГРНИП | 315774600123456 |
| ФИО работника | Петрова Мария Сергеевна |
| Дата начала работы | |
| Должность (профессия) | Бухгалтер |
| Трудовой договор № | 12/2026 от |
| Подпись работодателя | _________________/Иванов И.И. |
| Подпись работника | _________________/Петрова М.С. |
Примечание: Если ИП использует электронную трудовую книжку (ЭТК), запись вносится в электронный реестр через портал Госуслуг, но содержание данных остаётся тем же.
Приказ о приёме на работу – пример
ИП "Иванов И.И." ОГРНИП 315774600123456 ИНН 7701234567 ПРИКАЗ № 07/2026от г. О приёме Петровой Марии Сергеевны на работу В соответствии со ст. 66 ТК РФ и приказом Минтруда России № 320н от г. приказываю: Принять Петрову М.С. на должность бухгалтер с г. в рамках трудового договора № 12/2026 от г. Оформить запись о приёме на работу в трудовую книжку Петровой М.С. согласно образцу (см. приложение). Установить испытательный срок – 3 месяца. Руководителю отдела кадров обеспечить подписание приказа и выдачу копии трудового договора работнику. ИП Иванов И.И. _____________________/Иванов И.И.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кому обязан делать запись в трудовую книжку?
Только работодателю – в данном случае индивидуальному предпринимателю. Работник не вносит запись самостоятельно.
Можно ли оформить запись без приказа?
Теоретически запись может быть внесена на основании трудового договора, однако приказ считается подтверждающим документом и рекомендуется к использованию.
Что делать, если в записи допущена ошибка?
Согласно Приказу Минтруда № 320н, исправления допускаются только в виде зачеркивания ошибочного текста и подписи обеих сторон. При серьезных ошибках запись полностью заменяется новой (старую зачеркивают).
Нужна ли запись, если работник – совместитель?
Да. Если совместитель желает, чтобы его стаж учитывался у ИП, основной работодатель вносит запись с указанием «совместительство».
Как оформить запись, если у работника уже есть электронная трудовая книжка?
Запись вносится в электронный реестр через портал Госуслуги. Необходимо загрузить скан приказа и подписать его электронной подписью ИП.
Где скачать готовый шаблон?
- Шаблон записи о приёме на работу (DOCX)
- Приказ о приёме на работу (DOCX)
- Инструкция по заполнению ЭТК (PDF)
Оформление записи о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю – простая, но ответственно‑регулируемая процедура. Соблюдение правовых требований, наличие приказа и правильное заполнение полей гарантируют, что трудовой стаж будет учтён в системе социального обеспечения.
Помните: правильность записи – залог безупречного трудового стажа. При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к юристу или в отдел кадров.