В 2021‑м году в России произошли значительные изменения в порядке подачи сведений о сотрудниках в СЗВ‑ТД (система застрахованных лиц). Одним из часто возникающих вопросов стало: как правильно оформить запись в трудовую книжку при изменении типа бюджетного учреждения? В статье мы подробно разберём правовую основу, порядок действий работодателя и сотрудника, а также типичные ошибки, которые следует избегать.

Содержание

1. Правовая база
2. Когда возникает необходимость изменения типа учреждения
3. Порядок действий работодателя
4. Перечень необходимых документов
5. Как оформить запись в трудовую книжку
6. Примеры записей
7. Типичные ошибки
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие данную тему:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71‑73) – порядок ведения трудовой книжки.
• Федеральный закон № 125-ФЗ от  г. «О системе обязательного социального страхования» – требования к СЗВ‑ТД.
• Постановление Правительства РФ № 1085 от  г. «Об изменении порядка учёта работников бюджетных учреждений».
• Приказ Минтруда России № 5н от  г. «Об утверждении формы записи в трудовую книжку при переводе и изменении организации‑работодателя».

Эти документы определяют, что при изменении типа бюджетного учреждения (например, из «учреждения образования» в «учреждение культуры») запись в трудовую книжку делается в виде отдельного заголовка с указанием даты, нового названия организации и основания изменения.

Когда возникает необходимость изменения типа учреждения

Тип бюджетного учреждения может измениться в следующих ситуациях:

1. Перепрофилирование (например, школа переходит в детский центр развития).
2. Слияние или разделение нескольких учреждений.
3. Перевод в другую форму собственности (из муниципального в государственное).
4. Изменение статуса в результате реорганизации (превращение в автономную некоммерческую организацию).

В каждом из этих случаев необходимо корректно оформить запись в трудовую книжку, чтобы не возникло проблем при проверках со стороны Роструда и ФНС.

Порядок действий работодателя

Работодатель обязан выполнить следующие шаги:

Подготовка приказа

• Сформировать приказ о реорганизации/перепрофилировании с указанием:
  • Дата изменения;
  • Новый тип учреждения (по классификатору ОКФС);
  • Основание (постановление, решение органа управления).
• Приказ подписывается руководителем организации и, при необходимости, уполномоченным представителем органа управления.

Информирование сотрудников

Сотрудникам предоставляется копия приказа и разъяснение, как будет оформлена запись в их трудовых книжках.

Внесение записей в СЗВ‑ТД

Согласно изменениям 2021 г., сведения о смене типа учреждения необходимо загрузить в СЗВ‑ТД в течение 10 дней с даты приказа. Это гарантирует корректность данных при расчёте страховых взносов.

Оформление записи в трудовую книжку

Запись делается в соответствии с Приказом Минтруда № 5н, используя «Перевод в другое бюджетное учреждение» и указание нового названия.

Перечень необходимых документов

Как оформить запись в трудовую книжку

Запись делается в виде отдельного заголовка над последними записями о работе в прежнем учреждении.

Формат записи

Перевод в другое бюджетное учреждение
Новое название: Муниципальное учреждение культуры «Свет»
Основание: Приказ № 123 от г. «О реорганизации...

После заголовка в новой строке вносятся сведения о должности, условиях труда и т.д., если они изменились.

Пример полной записи

• Перевод в другое бюджетное учреждение
• Новое название: Муниципальное учреждение культуры «Свет»
• Основание: Приказ № 123 от г. «О реорганизации муниципального учреждения образования № 5 в учреждение культуры»
• Должность: ведущий специалист отдела культурных мероприятий
• Условия труда: полный рабочий день, 40 ч/неделя

Важно: запись должна быть выполнена чернилами (чёрного или синего цвета), без исправлений; При необходимости исправления используется корректирующая лента, а не стирание.

Примеры записей в разных ситуациях

Перевод в учреждение того же уровня (например, школа → школа)

Перевод в другое бюджетное учреждение
Новое название: Муниципальное общеобразовательное учреждение № 12 «Лидер»
Основание: Приказ № 456 от г. «О переводе сотрудников в МООУ № 12»

Слияние двух учреждений

Перевод в другое бюджетное учреждение
Новое название: Муниципальное учреждение культуры и спорта «Арт‑Спорт»
Основание: Приказ № 789 от г. «О слиянии МУК «Свет» и МУС «Энергия»»

Перевод в учреждение иной категории (например, из образовательного в культурное)

Перевод в другое бюджетное учреждение
Новое название: Муниципальное учреждение культуры «Гармония»
Основание: Приказ № 321 от г. «О перепрофилировании МООУ № 7 в МУК «Гармония»

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие заголовка. Запись без заголовка считается некорректной и может быть оспорена при проверке.
• Неправильный порядок записей. должен стоять над всеми записями, относящимися к новому учреждению.
• Использование черных маркеров. Трудовая книжка допускает только черные или синие чернила.
• Неуказание основания. Без ссылки на приказ запись считается неполной.
• Запоздалое внесение в СЗВ‑ТД. Своевременная передача данных в СЗВ‑ТД обязательна в течение 10 дней.
• Отсутствие подписи сотрудника. Хотя подпись не обязательна, её наличие упрощает подтверждение согласия.

Для избежания ошибок рекомендуется использовать чек‑лист перед внесением записи:

1. Приказ о реорганизации готов и подписан.
2. Основание указано полностью (номер, дата, название приказа).
3. Запись сделана чернилами, без исправлений.
4. Запись внесена в течение 5 рабочих дней после приказа.
5. Данные переданы в СЗВ‑ТД в течение 10 дней.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять новое трудовое соглашение?

Нет. При изменении типа бюджетного учреждения трудовой договор сохраняется. Достаточно оформить запись в трудовую книжку и приказ о переводе.

Как отразить изменение условий труда (например, смена графика) одновременно с изменением типа учреждения?

В этом случае в запись добавляют отдельный пункт «Условия труда», где указывают новый график, ставку и пр.

Что делать, если сотрудник уже уволен, а изменение типа учреждения произошло позже?

Запись в трудовую книжку делается только до момента увольнения. Если изменение произошло после увольнения, в книжке делается постскриптум «Изменение типа учреждения с даты …», но это редкость и требует согласования с Рострудом.

Как отразить изменение в электронных трудовых книжках?

Электронные трудовые книжки (ЭТК) обновляются автоматически через систему «Госуслуги», если работодатель передал корректные данные в СЗВ‑ТД. При этом в ЭТК появляется аналогичная запись‑.

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд?

Да. Информация о смене типа учреждения автоматически передаётся в ПФР через СЗВ‑ТД, но рекомендуется проверить подтверждение в личном кабинете ПФР.

Изменение типа бюджетного учреждения – процесс, требующий внимательного подхода к оформлению документов и записи в трудовую книжку. Соблюдение правовых норм, своевременное внесение данных в СЗВ‑ТД и корректное оформление записи позволяют избежать проблем при проверках со стороны Роструда, ФНС и ПФР.

Помните, что правильная запись в трудовой книжке – это гарантия сохранения трудового стажа и прав сотрудника. При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или в отдел кадров вашего учреждения.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на дату . Для получения более подробной информации можно обращаться к официальным ресурсам Минтруд России и Госуслуги.