Прием на работу директора (генерального директора, руководителя организации) — событие, требующее особого внимания к документальному оформлению. Запись в трудовую книжку должна быть безупречно точной, так как она фиксирует самый высокий уровень должностного положения в компании. В этой статье рассмотрим, как правильно оформить запись, какие реквизиты указать и на что обратить особое внимание.
Общие правила внесения записей в трудовую книжку
Согласно Трудовому кодексу РФ (статьи 64, 66, 67) и Инструкции по заполнению трудовых книжек, любая запись должна содержать:
- Дату приема на работу (число, месяц, год).
- Наименование организации (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, АО).
- Должность (в точном соответствии со штатным расписанием).
- Основание для приема (номер и дата приказа, иного документа).
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать организации.
- Расшифровку подписи (ФИО).
Специфика записи для должности «Директор»
Запись о приеме на работу директора имеет свои особенности, связанные с особым статусом этой должности:
- Наименование должности. Должность должна быть указана максимально четко. Чаще всего используются формулировки:
- Генеральный директор
- Директор
- Исполнительный директор
- Глава (руководитель) организации
Важно: название должно полностью совпадать с тем, что указано в Уставе организации и штатном расписании.
- Основание для приема. Это не обычный приказ о приеме на работу. Основанием является:
- Протокол/Решение общего собрания участников (акционеров) об избрании (назначении) директора на должность.
- Приказ (распоряжение) собственника имущества (для учреждений, муниципальных предприятий).
В графе «Основание» указывается: «На основании протокола № … от …» или «На основании приказа № … от …».
- Подпись. Запись в трудовой книжке директора, который только что принят на работу, не может быть подписана им самим. Подписывает ее предыдущий руководитель (например, и.о. директора, председатель совета директоров) или уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности или Устава. После того как новый директор вступит в должность, он будет подписывать записи для остальных сотрудников.
Пример 1: Прием на должность Генерального директора в ООО
Принимается на работу в общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Генеральный директор
Основание: Протокол общего собрания участников № 5 от
_________________ / Иванов А.П. /
(подпись) (расшифровка)
М.П.
Пример 2: Прием на должность Директора в АО (по решению Совета директоров)
Принимается на работу в акционерное общество «Старт»
Директор
Основание: Решение Совета директоров № 12-СД от
_________________ / Петрова С.И. /
(подпись Председателя Совета директоров) (расшифровка)
М.П.
Критические ошибки, которых следует избегать
- Неточное название должности. «Директор» вместо «Генеральный директор», если таковой предусмотрен Уставом.
- Указание неверного основания. Нельзя писать «Приказ о приеме на работу №…», если основанием является протокол собрания.
- Самостоятельное подписание. Новый директор не может подписать запись о своем приеме.
- Отсутствие расшифровки подписи. Подпись должна быть четко читаемой, а рядом — ФИО того, кто подписал.
- Неправильная дата. Дата в записи должна совпадать с датой, указанной в основании (протоколе, решении).
Что делать после приема директора?
После того как запись внесена, необходимо:
- Ознакомить нового директора с его трудовыми обязанностями, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами.
- Оформить трудовой договор с директором. Он заключается в письменной форме в двух экземплярах. Особое внимание — разделу об обязанностях, ответственности и конфиденциальности.
- Выдать директору трудовую книжку (если она у него была) или трудовую книжку установленного образца (если она оформляется впервые).
- Сделать внесение записи о приеме в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в случае, если работник не имеет трудовой книжки.
Запись о приеме на работу директора, это не формальность, а юридически значимый акт. Ее корректность подтверждает легитимность полномочий руководителя и правильность кадрового документооборота. Всегда сверяйте данные с Уставом, протоколами собраний и штатным расписанием. При сомнениях — проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций необходимо руководствоваться действующим законодательством РФ и, при необходимости, получать юридическую консультацию.