Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. При приёме на работу у индивидуального предпринимателя (ИП) необходимо правильно оформить запись в трудовую книжку, иначе могут возникнуть проблемы с пенсионными начислениями, соцстрахованием и последующим трудоустройством.
Что нужно знать перед заполнением
- Нормативные акты: Приказ Минтруда России № 320н от г. (вводит новый образец трудовой книжки) и Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек.
- Варианты формы: бумажная трудовая книжка (ТК‑1) и электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2023 года новые бланки вводятся в действие, а с 2026 года электронный формат активно используется.
- Кто вносит запись: лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (руководитель ИП или уполномоченный сотрудник), подпись и печать (если есть).
- Особенности ИП: ИП может вести как бумажную, так и электронную ТК. При отсутствии печати ставится подпись руководителя.
Подготовка документов
- Трудовая книжка сотрудника (бумажный вариант) или согласие на ведение ЭТК.
- Трудовой договор (по форме 2‑НДФЛ) или иной документ, подтверждающий факт трудоустройства.
- Справка из ФСС о страховом номере (СНИЛС) и ИНН работника.
- Для ИП – выписка из ЕГРИП, подтверждающая статус предпринимателя.
Пошаговая инструкция по заполнению записи о приёме на работу
Шаг 1. Откройте страницу «Запись о приёме на работу»
В бумажной ТК запись вносится в раздел «Запись о приёме на работу», который находится сразу после титульного листа.
Шаг 2. Заполните обязательные поля
| Поле | Что указывать |
|---|---|
| Дата приёма | ДД.ММ.ГГГГ (дата подписания трудового договора) |
| Наименование организации | Полное наименование ИП (например, «ИП Иванов И.И.») |
| Сокращённое наименование | Если есть, иначе «—» |
| Код ОКВЭД | Код вида экономической деятельности ИП (из выписки ЕГРИП) |
| Трудовой договор № | Номер и дата договора (например, № 12 от ) |
| Должность | Полное название должности (например, «Бухгалтер») |
| Ставка (оклад) | Размер оплаты (в рублях) и периодичность (мес.) |
| Основание для приёма | Трудовой договор, гражданско‑правовой договор (если применяется) и т.д. |
Шаг 3. Подпись и печать
Запись заверяется подписью ИП (или уполномоченного лица) и печатью организации, если она есть. В случае отсутствия печати ставится подпись без печати.
Шаг 4. Внесение записи в электронную ТК (ЭТК)
- Авторизуйтесь в системе «Электронная трудовая книжка» (портал etk.gov.ru).
- Выберите сотрудника, нажмите «Добавить запись» → «Приём на работу».
- Заполните те же поля, что и в бумажном варианте.
- Подтвердите запись электронной подписью руководителя ИП.
- Сохраните и распечатайте подтверждающий лист (по желанию).
Образец записи о приёме на работу в ИП (бумажный вариант)
Ниже – готовый образец, который можно распечатать и заполнить вручную.
Дата приёма: Наименование организации: ИП Иванов Игорь Иванович Сокращённое наименование: — Код ОКВЭД: 62.01 Трудовой договор №: 12 от Должность: Бухгалтер Ставка (оклад): 55 000 руб./мес. Основание для приёма: Трудовой договор Подпись руководителя: ___________________ (И.И. Иванов) Печать (при наличии): [печать]
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли выдавать бумажную ТК, если я веду ЭТК?
Да. При приёме на работу сотруднику выдаётся бумажный экземпляр ТК с записью о приёме, а затем в ЭТК вносится та же информация. С 2026 года отдел кадров освобождается от ответственности за хранение бумажных книжек, но они остаются официальным документом.
Что делать, если у ИП нет печати?
В этом случае запись заверяется только подписью ИП (или уполномоченного лица). По новому порядку печать не является обязательной, если она отсутствует у индивидуального предпринимателя.
Как оформить запись, если сотрудник пришёл на работу по гражданско‑правовому договору?
Гражданско‑правовой договор не считается основанием для записи в трудовую книжку. В таком случае в ТК делается запись «Работник привлёкся к выполнению работ по договору подряда», но это не считается трудовым стажем.
Можно ли исправить ошибку в записи?
Да. Ошибку исправляют «зачеркивая» неверный текст, ставят подпись и печать, а рядом делается запись «Исправление» с указанием правильных данных и даты исправления.
Где скачать готовый шаблон
- Образец записи о приёме на работу (PDF)
- Образец в формате DOCX
- Портал электронной трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки при приёме на работу у ИП – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Следуя приведённой выше пошаговой инструкции, вы сможете оформить запись без ошибок, избежать штрафов и обеспечить сотруднику корректный учёт трудового стажа.
Помните: запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента начала работы, а все данные (дата, должность, оклад, основание) должны полностью соответствовать документам, подписанным обеими сторонами.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на . Все ссылки и нормативные акты проверены на момент публикации.