Прием сотрудника для временного замещения основной работницы, находящейся в декретном отпуске (по беременности и родам или по уходу за ребенком), — распространенная практика. Однако при оформлении таких кадровых решений часто возникают ошибки, особенно в части внесения записи в трудовую книжку. Эта статья подробно разберет, как должна выглядеть правильная запись и какие документы необходимо оформить.
Суть временного приема на работу
Работодатель имеет право заключить с другим лицом срочный трудовой договор на срок отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком основного сотрудника (ст. 59 ТК РФ). Важно понимать, что это не перевод другого сотрудника на эту должность, а именно прием нового временного работника на конкретное рабочее место.
Оформление документов при приеме
Для легитимного приема необходимо подготовить пакет документов:
- Заявление работника о приеме на работу.
- Трудовой договор с указанием срока, который истекает с выходом основной сотрудницы из декретного отпуска. Срок договора должен быть четко привязан к дате окончания отпуска.
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу, в котором также указывается основание — замещение на период отпуска.
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности — СТД) нового сотрудника.
Ключевой момент: запись в трудовую книжку
Это самый важный и часто ошибочный этап. Исходя из разъяснений Роструда и сложившейся судебной практики, действует следующее правило:
Как НЕЛЬЗЯ делать запись:
- Нельзя писать: «Принят на работу на время декретного отпуска» или «Принят на срок трудового договора до …».
- Нельзя делать отдельную запись о временном переводе (если речь именно о приеме нового человека, а не о переводе текущего сотрудника).
Как НУЖНО делать запись:
В трудовую книжку (или в раздел СТД) вносится стандартная запись о приеме на работу, без каких-либо оговорок о срочности или временном характере. Указываются только:
- Дата приема на работу.
- Название организации и ее организационно-правовая форма.
- Должность (специальность, профессия) в соответствии со штатным расписанием.
- Подпись руководителя и печать организации.
Пример правильной записи:
«Принят на работу в качестве [должность, например, менеджера отдела продаж] с [число, месяц, год].
Работодатель: ООО «Пример», в лице директора [ФИО], действующего на основании Устава.»
Почему так? Трудовая книжка фиксирует факт трудовых отношений и занимаемую должность. Информация о том, что договор срочный и почему, уже содержится в самом трудовом договоре и приказе о приеме. Внесение в трудовую книжку пометки «на время» может создать у будущих работодателей ложное впечатление о непостоянстве занятости и повлиять на расчет стажа.
Что делать с записью об увольнении?
Когда основной сотрудник выходит из декретного отпуска, временный работник увольняется по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора). В трудовую книжку вносится стандартная запись об увольнении с указанием соответствующей причины. Также без оговорок.
Частые ошибки и вопросы
Ошибка 1: Делать запись о временном переводе
Если организация решает временно перевести своего же сотрудника на место декретницы, то запись о временном переводе в трудовую книжку не делается. Изменение условий трудового договора оформляется дополнительным соглашением и приказом. Запись в трудовой книжке меняется только при постоянном переводе на другую должность.
Ошибка 2: Вносить запись о самом декретном отпуске
В трудовую книжку НЕ вносится запись о том, что основная сотрудница находится в декретном отпуске. Периоды отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком засчитываются в стаж, но отражаются в других документах (приказы об отпуске, листок нетрудоспособности).
Вопрос: А если основной сотрудник не вернется из декрета?
Если основная сотрудница увольняется (например, по собственному желанию) после окончания своего отпуска по уходу за ребенком, то временный работник, который был принят на срок этого отпуска, также увольняется как истекающий срок договора. Для продолжения работы с этим сотрудником необходимо заключить новый трудовой договор (уже бессрочный или на иной срок) и сделать соответствующую новую запись о приеме.
Практический чек-лист для кадровика
- Заключите с временным работником срочный трудовой договор с четким сроком, привязанным к дате окончания отпуска основной сотрудницы.
- Издайте приказ о приеме на работу, где в качестве основания укажите «в связи с отсутствием основной работницы в связи с отпуском по беременности и родам / по уходу за ребенком».
- В трудовую книжку (или СТД) внесите обычную запись о приеме с указанием должности, без фраз «на время», «временно», «до …».
- По истечении срока (выходе основной сотрудницы) издайте приказ об увольнении по п. 2 ч. 1 ст; 77 ТК РФ и внесите обычную запись об увольнении.
- Храните все приказы и договоры в личном деле работника. Они будут подтверждать законность срочных отношений.
Таким образом, ключевой принцип оформления приема на время декретного отпуска — разделение информации. Подробности о временном характере работы фиксируются в трудовом договоре и приказе. Трудовая книжка же остается документом, отражающим только факт работы в конкретной должности без оценочных или пояснительных пометок о срочности. Соблюдение этого правила защищает и работника (не ставит «клеймо» временности в его трудовую книжку), и работодателя от претензий по некорректному оформлению.
Примечание: Материал подготовлен на основе анализа актуальных разъяснений Роструда и судебной практики. В спорных ситуациях рекомендуется консультация с юристом.