Увольнение сотрудника в связи с сокращением штата — одна из наиболее распространённых, но при этом юридически сложных процедур в кадровой практике. Неправильно оформленная запись в трудовую книжку может стать основанием для судебных споров, штрафов со стороны Государственной инспекции труда или даже восстановления работника на работе. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить запись в трудовую книжку при сокращении штата в 2026 году, с учётом актуальных норм Трудового кодекса РФ и Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 560.
Правовые основания для увольнения по сокращению штата
Основанием для увольнения по сокращению численности или штата является пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ. Важно понимать разницу между:
- Сокращением численности — уменьшение количества работников по определённым должностям (например, с 5 бухгалтеров до 3).
- Сокращением штата — ликвидация целых должностей (например, упразднение должности «главный бухгалтер»).
В обоих случаях запись в трудовую книжку должна быть сформулирована одинаково, поскольку закон не делает различий в формулировке для этих двух случаев.
Как правильно сформулировать запись в трудовую книжку
Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, все записи должны быть:
- Чёткими и понятными;
- Сделаны полностью, без сокращений (кроме общепринятых);
- Со ссылкой на пункт закона;
- Подтверждены подписями и печатью.
✅ Правильная формулировка записи в трудовую книжку:
«Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»
Важные нюансы:
- Не допускаются сокращения: «сокр. штата», «п. 2 ст. 81 ТК РФ», «пр.» вместо «пункт» — это нарушение Порядка и может быть расценено как неправильное оформление.
- Формулировка должна быть точной, именно «сокращению штата работников организации», а не «по инициативе работодателя» или «в связи с реорганизацией»;
- Если сокращается численность — формулировка остаётся той же. Закон не требует уточнения «числ.» или «штата» — достаточно общей формулировки.
❌ Неправильные варианты (которые могут привести к штрафам):
- «Уволен по сокращению штата», нет ссылки на статью ТК РФ.
- «Уволен по инициативе работодателя», недостаточно точно, не отражает конкретное основание.
- «Уволен по п.2 ст.81 ТК», недопустимое сокращение слова «пункт» и «Трудового кодекса Российской Федерации».
- «Уволен в связи с реорганизацией» — неправильное основание, если реорганизации не было.
Порядок внесения записи в трудовую книжку
Запись вносится в трудовую книжку в день увольнения, но не позднее рабочего дня, следующего за днём увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Процедура следующая:
- Работодатель издаёт приказ об увольнении (форма № Т-8 или произвольная, но с обязательными реквизитами).
- В приказе указывается: ФИО работника, должность, основание увольнения (п. 2 ст. 81 ТК РФ), дата увольнения.
- Работник ознакомляется с приказом под роспись.
- Отдел кадров вносит запись в трудовую книжку в день увольнения.
- Запись заверяется двумя подписями: ответственного за ведение трудовых книжек и руководителя организации (или уполномоченного лица).
- На запись ставится печать организации (если она используется).
Пример заполнения записи в трудовой книжке:
Строка 1 (№ записи): 15
Строка 2 (Дата):
Строка 3 (Основание): Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Строка 4 (Документ): Приказ № 45-к от
Подпись: ___________ /И.И. Иванов/ (ответственный за кадровый учёт)
Подпись: ___________ /А.А. Петров/ (генеральный директор)
Печать: [оттиск печати организации]
Дополнительные требования и рекомендации
Уведомление службы занятости
При сокращении более 15 человек работодатель обязан уведомить службу занятости населения за 2 месяца до увольнения (ст. 25 ФЗ «О занятости населения»). Образец уведомления можно найти на сайте регионального центра занятости.
Выплата выходного пособия и компенсаций
При увольнении по сокращению штата работнику полагается:
- Выходное пособие — в размере среднего месячного заработка;
- Сохранение среднего заработка на период трудоустройства (до 2 месяцев, в исключительных случаях, до 3 месяцев);
- Компенсация за неиспользованный отпуск.
Личная карточка работника (форма Т-2)
Запись о сокращении также вносится в личную карточку работника (форма Т-2). Формулировка аналогична: «Уволен(а) по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 ТК РФ». Это обязательное требование, даже если трудовая книжка ведётся в электронном виде.
Электронные трудовые книжки
С 2020 года работники могут выбирать между бумажной и электронной трудовой книжкой. При сокращении штата запись вносится в информационную систему Пенсионного фонда РФ в тот же срок — не позднее следующего дня после увольнения. Формулировка остаётся неизменной.
Что делать, если запись сделана неправильно?
Если запись содержит ошибки (сокращения, отсутствие ссылки на закон, неверная формулировка), её необходимо аннулировать и внести новую, правильную запись;
Порядок исправления:
- Издать приказ об исправлении ошибки (например, № 50-к от ).
- В трудовой книжке зачеркнуть неверную запись (не стирать, а провести одну линию).
- Сделать новую запись с правильной формулировкой.
- Указать, что запись внесена с исправлением ошибки: «Запись № 15 аннулирована. Внесена исправленная запись».
- Подписать и заверить печатью.
Игнорирование ошибок может привести к тому, что работник сможет требовать восстановления на работе или компенсации морального вреда в суде.
Чтобы избежать юридических рисков при увольнении по сокращению штата, запомните эти 5 ключевых правил:
- Формулировка записи, только полная: «Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Никаких сокращений, «п;», «ст.», «ТК РФ» — не допускаются.
- Обязательно две подписи и печать (если используется).
- Запись вносится в день увольнения — не позднее следующего дня.
- Одновременно вносится запись в личную карточку Т-2 и в электронную трудовую книжку (если есть).
Правильное оформление трудовой книжки — не просто формальность, а защита как работника, так и работодателя. Соблюдение этих требований снижает риски судебных исков, штрафов и восстановления сотрудника на работе.
Если вы сомневаетесь в правильности формулировки — всегда обращайтесь к юристу или в региональное управление труда и социальной защиты. Лучше перепроверить, чем потом платить штрафы и восстанавливать работника по решению суда.