Увольнение по собственному желанию — один из самых распространенных способов расторжения трудового договора. Однако правильное оформление записи в трудовой книжке имеет ключевое значение для будущего сотрудника, особенно при начислении пенсии и подтверждении трудового стажа. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно внести новую запись в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию, какие формулировки использовать, на что обратить внимание и какие ошибки могут привести к серьезным последствиям.

Почему запись в трудовой книжке так важна?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Ошибки при внесении записи об увольнении могут привести к:

• Задержке или уменьшению размера пенсии;
• Проблемам при трудоустройстве в будущем;
• Возникновению споров с работодателем;
• Необходимости исправления записи, что требует дополнительного времени и документов.

Правовые основы оформления записи об увольнении

Согласно статье 84.1 и части 4 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), а также пункту 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены приказом Минтруда России от № 320н), после истечения срока предупреждения об увольнении работодатель обязан:

1. Издать приказ об увольнении;
2. Внести соответствующую запись в трудовую книжку;
3. Выдать трудовую книжку работнику в последний день работы;
4. Произвести окончательный расчет.

Запись об увольнении вносится на основании приказа руководителя и должна точно соответствовать его тексту.

Формулировки записи об увольнении по собственному желанию

Законодательство не устанавливает строгой формы записи, но требует указания основания увольнения со ссылкой на статью ТК РФ. При увольнении по собственному желанию используются следующие равноценные формулировки:

Важно! Все указанные формулировки являются равнозначными и могут использоваться в зависимости от предпочтений работодателя или особенностей ситуации.

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки или вкладыша. Процесс включает несколько обязательных шагов:

Подготовка к записи

• Убедитесь, что предыдущая запись завершена (нет пустых строк);
• Проверьте наличие всех необходимых документов (приказ об увольнении, заявление работника);
• Подготовьте чистую страницу или вкладыш, если предыдущая запись закончилась.

Заполнение граф

Запись оформляется в четырех графах:

1. Графа 1 — порядковый номер записи;
2. Графа 2, дата увольнения (в формате: число, месяц, год);
3. Графа 3 — запись об увольнении;
4. Графа 4 — ссылка на приказ об увольнении (дата и номер).

Особенности оформления

• Не допускаются пустые строки — если запись не помещается на одной строке, она переносится на следующую без пробелов;
• Запись должна быть разборчивой — чернила должны быть черного, синего или фиолетового цвета;
• Исправления не допускаются — при ошибке необходимо оформить дубликат записи на новой строке;
• Ссылка на статью обязательна — без указания статьи 77 ТК РФ запись считается некорректной.

Что делать, если запись сделана неправильно?

Если в трудовой книжке допущена ошибка при внесении записи об увольнении, необходимо:

1. Обратиться к работодателю с письменным заявлением об исправлении ошибки;
2. Предоставить копию приказа об увольнении и трудовую книжку;
3. Дождаться официального исправления записи (в новой строке с пометкой «Исправленному верить» и подписью ответственного лица);
4. При отказе работодателя — обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Частые ошибки при оформлении записи

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие ссылки на статью 77 ТК РФ — запись считается неполной;
• Использование неверных формулировок (например, «уволен по инициативе администрации» при увольнении по собственному желанию);
• Отсутствие даты и номера приказа в графе 4;
• Наличие пустых строк между записями;
• Нечитаемый почерк или исправления;
• Несвоевременная выдача трудовой книжки (после последнего рабочего дня).

Ответственность работодателя за неправильное оформление

За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• Штраф до 50 000 рублей для должностных лиц;
• Штраф до 70 000 рублей для юридических лиц;
• При повторном нарушении — дисквалификация или приостановление деятельности.

Кроме того, неправильное оформление может привести к судебным разбирательствам и компенсации морального вреда работнику.

Рекомендации работнику

Чтобы избежать проблем с записью в трудовой книжке, следуйте этим советам:

1. Проверьте запись сразу при получении трудовой книжки, убедитесь, что все данные указаны корректно;
2. Сохраните копию приказа об увольнении — это поможет при возникновении споров;
3. Не подписывайте чистые бланки — всегда проверяйте, что вносится в документ;
4. Обратитесь к юристу, если есть сомнения в правильности записи;
5. Получите трудовую книжку лично, не доверяйте передачу третьим лицам.

Правильное оформление записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке — это не только требование закона, но и забота о будущем работника. Даже небольшая ошибка может привести к серьезным последствиям, поэтому важно подходить к этому процессу ответственно.

Если вы столкнулись с неправомерными действиями работодателя при увольнении или некорректной записью в трудовой книжке, не стесняйтесь обращаться за юридической помощью. Ваши права должны быть защищены!

Дата публикации: 23 мая 2026 года