Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника․
В случае временного приёма на работу (замещение, сезонный набор, работа вахтовым методом, замена в декретном отпуске и т․п․) необходимо правильно оформить запись в ТК․
Ниже – подробный разбор правовых оснований, порядка заполнения, образцов записей и типичных ошибок․

Содержание статьи

1. Правовые основы
2. Когда обязательна запись
3. Порядок внесения записи
4. Образцы записей
5. Типичные ошибки
6. Вопросы и ответы

Правовые основы

Основные нормативные документы, регулирующие оформление записей в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункт 9 Порядка ведения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда России № 320н от );
• Приказ Минтруда России № 320н «О порядке ведения трудовых книжек» (включает правила оформления временных переводов, срочных договоров, вахтовой работы);
• Постановление Правительства РФ от № 2079 «Об электронных трудовых книжках» – с 1 января 2026 г․ полностью переходим на электронный формат (ЭТК), но правила заполнения бумажной ТК остаются актуальными для архивных записей․

ТК РФ не вводит отдельного понятия «временный приём на работу», но допускает запись о срочном трудовом договоре и о временном переводе․ Важно различать:

• Срочный трудовой договор (с указанием срока);
• Временный перевод (перевод внутри организации без изменения трудового договора);
• Временное замещение (приём на работу вместо отсутствующего сотрудника)․

Когда обязательна запись в трудовую книжку

Запись в ТК делается в следующих случаях:

1. Оформление срочного трудового договора (например, на сезонную работу, на замену в декретном отпуске)․
2. Оформление временного перевода сотрудника в другое подразделение (при этом трудовой договор не меняется, но в ТК фиксируется факт перевода)․
3. Приём временного работника (например, вахтовый метод) – запись делается в графе «Сведения о работе» без указания срока, но с пометкой «временный»․
4. Если работник будет исполнять обязанности в течение не более 5 календарных дней (по практике Роструда запись в ТК не требуется, но рекомендуется фиксировать в приказе)․

Если же работник нанят на постоянную основу, запись делается по обычной схеме «приём на работу»․

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑3)․ Порядок заполнения согласно Приказу 320н:

Важно: запись делается чернильной ручкой (чёрным или синим цветом), печатными буквами, без исправлений․ При ошибке запись считается недействительной и вносится новая запись с указанием причины исправления․

Шаги оформления записи

1. Подготовьте приказ о приёме (или договор) с указанием:
   • даты начала и (при необходимости) окончания работы;
   • наименования должности и подразделения;
   • основания (замещение, сезонный набор, вахтовый метод и т․п․)․
2. Сотрудник подписывает приказ/договор и получает копию․
3. Кадровик вносит запись в ТК согласно таблице выше․
4. Сотрудник подписывает запись (стр․ 3 ТК) – подтверждая её достоверность․
5. Копию приказа/договора помещают в личное дело работника․

Образцы записей

Временный приём на замену в декретном отпуске

ООО «СтройИнвест», отдел продаж, менеджер (временно)
Приказ № 45/2026 от «О приёме на работу временного сотрудника в связи с декретным отпуском Ивановой И․И․»
С по 

Сезонный набор (летний период)

ОАО «Туристика», отдел обслуживания, гид‑экскурсовод (временно)
Приказ № 12/2026 от «О приёме на работу временных сотрудников на летний сезон 2026‑2026»
С по 

Временный перевод внутри организации (без изменения договора)

ОАО «ЭнергоСбыт», филиал «Север», старший инженер‑техник (временно)
Приказ № 78/2026 от «О временном переводе Петрова А․А․ в филиал «Север» до »
(поле оставлено пустым – перевод временный, договор бессрочный)

Вахтовый метод (работа вахтовым календарем)

ЗАО «Горный комплекс», вахтовый цех, слесарь (временно)
Приказ № 33/2026 от «О приёме на работу вахтового сотрудника Сидорова В․В․»
С по 

Типичные ошибки при оформлении записи

• Отсутствие указания срока в случае срочного договора – запись считается неполной․
• Неправильный порядок полей (например, указание даты в графе 3)․
• Использование корректирующей ленты или стирания – запись считается недействительной, требуется новая запись․
• Не подпись работника под записью – в случае спора запись может быть оспорена․
• Запись в электронную ТК без загрузки соответствующего приказа в систему – система может отклонить запись․

Для избежания ошибок рекомендуется использовать чек‑лист перед подписью приказа:

1. Проверить наличие приказа/договора․
2. Убедиться, что указаны даты начала и (если есть) окончания․
3. Проверить правильность названий организации и должности․
4. Подписать запись и приказ в двух экземплярах․
5. Сохранить копию приказа в личном деле․

Вопросы и ответы

Нужно ли вносить запись, если сотрудник работает менее 5 дней?

Согласно практике Роструда, запись в ТК необязательна, но рекомендуется оформить приказ и фиксировать факт работы в личном деле, чтобы избежать недоразумений при последующем трудоустройстве․

Как оформить запись, если работник одновременно имеет основную работу и совместительство?

Для совместительства в ТК делается отдельная запись в графе 3, указывая «совместитель» и номер приказа о совместительстве․ При этом в графе 5 (срок) указывается «по договору о совместительстве» без конкретных дат․

Можно ли в ТК указать «временно» без ссылки на приказ?

Нет․ Любая запись должна быть подкреплена нормативным документом (приказ, договор); Без него запись считается недействительной․

Как оформить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)?

В ЭТК процесс автоматизирован: HR‑система загружает данные из приказа, а работник подтверждает запись электронной подписью․ Формат полей такой же, как в бумажной ТК․

Запись в трудовую книжку о приёме временно на период – важный элемент кадровой документации, который защищает интересы как работодателя, так и работника․ Соблюдение нормативных требований (ТК РФ, Приказ 320н, Приказы организации) и правильное заполнение полей позволяют избежать юридических споров и обеспечить корректный учёт трудового стажа․

Кратко о главном:

• Временный приём фиксируется в разделе «Сведения о работе»․
• Обязательно указываются дата начала, наименование организации/должности, номер приказа и срок (если договор срочный)․
• Запись делается чернильной ручкой, без исправлений;
• Для электронных ТК процесс аналогичен, но данные вводятся в HR‑систему․

При соблюдении этих правил трудовая книжка будет отражать реальную историю трудовой деятельности, а работник получит все предусмотренные законом гарантии․