В современной трудовой сфере часто возникают ситуации, когда работнику необходимо подтвердить свой стаж и текущее место работы. Для получения кредита, оформления визы, подачи документов на субсидию или в различные государственные ведомства обязательно потребуется заверенная в установленном законодательством Российской Федерации порядке копия трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить данный документ, какие существуют нюансы с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и какова ответственность работодателя.
Обязанность работодателя и сроки
Одна из главных обязанностей работодателя, предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки. Это регламентируется Трудовым кодексом РФ. Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника. При этом работодатель не вправе требовать от сотрудника объяснения причин, по которым ему нужна копия, а также не имеет права отказывать в ее выдаче.
Важно отметить, что эта обязанность распространяется на предоставление копии независимо от того, ведет работодатель бумажную трудовую книжку или сотрудник перешел на электронный формат.
Переход на электронные трудовые книжки и новые бланки
Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки, у многих россиян всё ещё остаются бумажные дубликаты. Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажный вариант.
С 2023 года вступили в силу новые правила, согласно которым бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках (вкладышах). Старые бланки постепенно выходят из обращения, однако это не отменяет необходимость заверять уже существующие записи. Если у сотрудника на руках остается бумажная трудовая книжка со старыми записями, работодатель заверяет именно её.
Правила заверения копии трудовой книжки
Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена в строгом соответствии с действующими стандартами (ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Указ Президиума ВС СССР от ). Нарушение правил заверения приведет к тому, что банки или госорганы откажут в приеме документа.
Пошаговая инструкция заверения
- Снятие копий: Необходимо откопировать все заполненные листы трудовой книжки, начиная с ьного листа и заканчивая последней записью. Копии должны быть четкими, не обрезанными и легко читаемыми.
- Простановка заверительных надписей: На каждом скопированном листе проставляется заверительная надпись. Она может быть выполнена от руки или с помощью специального штампа.
- Заверение последнего листа: На последней странице копии, содержащей последнюю запись, обязательно должна присутствовать фраза: «Работает по настоящее время».
- Подпись и печать: Заверяет копию руководитель организации или уполномоченное им лицо (обычно специалист отдела кадров или главный бухгалтер). Ставится подпись заверяющего, ее расшифровка (ФИО) и должность. При наличии печати организации или отдела кадров, она также проставляется.
- Прошивка (при необходимости): Если копия состоит из нескольких листов, её можно прошить. В таком случае листы нумеруются, прошиваются, а на оборотной стороне последнего листа наклеивается пломба с указанием количества листов и подписью заверяющего.
Обязательные реквизиты заверительной надписи
На каждой странице или на месте прошивки должны быть указаны:
- Слово «Верно»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Подпись заверяющего лица;
- Расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- Дата заверения;
- Печать (при наличии).
Особенности для банков и кредитных организаций
Если копия трудовой книжки требуется для предоставления в банк (например, для оформления ипотеки), требования могут быть строже. Многие кредитные организации требуют, чтобы копия была заверена не позднее определенного срока (обычно 30 дней) с момента выдачи. В некоторых случаях банки просят заверять каждый лист отдельно печатью организации, даже если документ прошит. Рекомендуется заранее уточнять требования конкретного банка.
Что делать, если трудовая книжка электронная?
Если сотрудник полностью перешел на электронную трудовую книжку и бумажный вариант ему не выдавался или был сдан в архив, работодатель по-прежнему обязан подтвердить его стаж. В этом случае вместо копии бумажной книжки выдается выписка из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-ПФР). Эта выписка также заверяется работодателем в установленном порядке и имеет равную юридическую силу.
Ответственность работодателя
Трудовой кодекс РФ строго охраняет права работников. Если работодатель нарушает срок выдачи копии трудовой книжки (более 3 рабочих дней) или безосновательно отказывает в её предоставлении, он может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафы для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей могут составлять от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Заверенная копия трудовой книжки — это важнейший документ, подтверждающий трудовой стаж и текущую занятость гражданина. Несмотря на цифровизацию и переход на ЭТК, правила заверения бумажных копий остаются актуальными и требуют строгого соблюдения ГОСТов и норм ТК РФ. Работникам следует помнить о своем праве требовать этот документ в трехдневный срок, а работодателям — неукоснительно соблюдать процедуру заверения во избежание штрафов и проблем с сотрудниками.