Копия трудовой книжки – важный документ, который может потребоваться как сотруднику, так и работодателю в various ситуациях: при устройстве в новую организацию, при обращении в пенсионный фонд, в банке, при оформлении документов на заем и т.д. Чтобы копия имела юридическую силу, её необходимо завершить в соответствии с установленными нормами.

Нормативная база

Основным нормативным актом, регулирующим порядок выдачи и заверения копий трудовой книжки, является ст. 62 Трудового кодекса РФ. Дополнительно к ней применяются:

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (приказ Росстандарта от  № 435‑ст);
• Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (приказ Росстандарта от  № 622‑ст);
• Практические рекомендации из КонсультантПлюс и других профессиональных источников.

Что такое «заверка» копии?

Заверка – это отметка, подтверждающая, что копия соответствует оригиналу и была составлена в установленном порядке. В тексте заверки указываются:

1. название организации, где хранится оригинальный документ;
2. дата заверения;
3. должность и Ф.И.О. лица, которое заверяет копию;
4. отметка «Копия верна» (или «Верно»);
5. штамп организации (если он используется).

Порядок обращения за копией

Сотрудник не может просто попросить копию в устной форме. По ст. 62 ТК РФ он обязан подать письменное заявление в отдел кадров (или к руководителю). В заявлении указываются:

• Ф.И.О. работника;
• номер и серия трудовой книжки;
• цель получения копии (например, «для подачи в банк»);
• срок, в который требуется копия (обычно не более 3 рабочих дней).

После получения заявления работодатель обязан выдать оригинал или заверенную копию в указанный срок.

Как правильно оформить заверку копии

Заверение может быть выполнено двумя способами – на каждой странице или на последнем листе прошитой копии. Ниже приведён пример оформления.

Образец заверки (на последнем листе)

____________________________________________________________________
Копия верна
Организация: ________________________
Дата заверения: «__» __________ 2026 г.
Заверил(а): ________________________
Должность: ________________________
(подпись и печать)

Заверка на каждой странице (для длинных копий)

Если копия состоит из более 10‑15 листов, рекомендуется ставить отметку «Копия верна» на каждом листе, а в конце добавить общей отметкой.

Особенности заверения сшитых копий

Для сшитых (сшитых в блок) копий следует соблюдать особый порядок:

1. Все листы скрепляются скрепкой или шнурком.
2. В конце последнего листа размещается заверка, указанная в 3.1.
3. Если копия будет использоваться за пределами организации, рекомендуется добавить надпись «Для внутреннего пользования» или «Для внешнего пользования».

Частые ошибки при заверении

• Отсутствие даты – заверка без указания даты считается недействительной.
• Неуказание Ф.И.О. и должности заверяющего – без этого данные не могут быть проверены.
• Отсутствие штампа организации – в некоторых случаях (особенно при работе с внешними органами) штамп обязателен.
• Неправильное оформление страниц – если копия содержит исправления, подчёркивания или «помарки», её заверка может быть признана недопустимой.
• Заверка без письменного заявления сотрудника – согласно ст. 62 ТК РФ, без заявления копию выдавать нельзя.

Примеры оформления в зависимости от цели использования

Копия для внутреннего пользования

Для внутренних целей (например, при переводе в другой отдел) достаточно простой отметки «Копия верна» с указанием Ф.И.О. и должности.

Копия для внешних организаций

Если копия будет представлена в банк, в Пенсионный фонд или в суд, рекомендуется добавить:

• полный официальный название организации;
• контактный телефон/адрес для связи;
• при необходимости – нотариальное заверение (особенно если копия требуется за границей).

Пошаговая инструкция для работников

1. Подготовьте письменное заявление и передайте его в отдел кадров.
2. Подождите, пока будет готова копия трудовой книжки.
3. Проверьте, что на копии присутствует:
• отметка «Копия верна»;
• дата;
• Ф.И.О. и должность заверяющего;
• штамп организации (если используется).
4. При необходимости уточните у работодателя, подходит ли оформление для ваших целей.
5. Сохраните копию вместе с оригиналом, чтобы в случае утери иметь подтверждение её подлинности.

Заверение копии трудовой книжки – формальная, но важная процедура, требующая соблюдения ряда требований, установленных ТК РФ и ГОСТом. Правильно оформленная копия позволяет избежать задержек при оформлении Various официальных процедур, а также защищает интересы как работника, так и работодателя.

Если у вас возникнут сомнения по оформлению, рекомендуется обратиться в отдел юридической поддержки компании или проконсультироваться с экспертом по кадровому праву.