С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у многих работников и работодателей возникли вопросы о сохранении бумажного формата. Если сотрудник принял решение оставить бумажную трудовую, он должен подать соответствующее заявление. Однако процесс не заканчивается на подаче документа: работодатель обязан корректно отразить этот выбор в отчете СЗВ-ТД, который направляется в Социальный фонд России (СФР).

В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, в какие сроки это нужно сделать и, самое главное, как заполнить отчетную форму СЗВ-ТД при выборе работником бумажного носителя.

Почему важно подать заявление вовремя?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Согласно законодательству, каждый работник должен был сделать выбор:
Продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде.
Перейти на электронную трудовую книжку.

Важно помнить: Если работник не подал заявление о выборе бумажной трудовой книжки в установленный законом срок (для тех, кто состоял в трудовых отношениях на , крайним сроком было 31 декабря 2020 года), работодатель обязан был перевести его на электронный формат по умолчанию.

Однако, если речь идет о новых сотрудниках, принятых на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки для них уже не заводятся — только электронные. Поэтому тема заявления актуальна в первую очередь для сотрудников, работавших в организации до 2021 года и не успевших (или забывших) подать заявление в переходный период, либо в случаях, когда требуется подтверждение ранее сделанного выбора при проверках или восстановлении данных.

Как составить заявление на ведение бумажной трудовой книжки?

Заявление пишется в свободной форме на имя работодателя, но должно содержать обязательные реквизиты.

Структура заявления:

• Шапка: Кому (директору, название организации) и от кого (ФИО сотрудника, должность).
• «Заявление».
• Текст: Просьба о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ.
• Дата и подпись: Собственноручная подпись работника и дата подачи.

> Пример формулировки:
> «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с частью 6 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде прошу не предоставлять (или предоставлять параллельно, если это требуется внутренним регламентом, но основной акцент на бумажном носителе).»

Работодатель обязан принять заявление, зарегистрировать его в журнале входящей документации и хранить вместе с личным делом сотрудника.

Заполнение формы СЗВ-ТД при выборе бумажного формата

Самый важный технический момент — отражение выбора сотрудника в отчетности. Форма СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица») утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от № 769п (с изменениями).

С 1 июля 2021 года действует обновленный бланк, который используется и сегодня, в 2026 году.

Алгоритм действий работодателя:

Получение заявления: Работодатель получает от сотрудника письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой.
Срок подачи отчета: Отчет СЗВ-ТД необходимо сдать в СФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления сотрудником.

• Пример: Сотрудник подал заявление 20 мая 2026 года. Отчет СЗВ-ТД нужно сдать до 15 июня 2026 года.

Заполнение графы «СВЕДЕНИЯ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»:

• В разделе 3 формы СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности») вносится запись.
• В графе, где указывается вид события (код мероприятия), выбирается соответствующий код. Для заявления о выборе формы трудовой книжки это обычно код «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» (если речь о переходе) или специальные коды, фиксирующие факт подачи заявления о предпочтении бумажного носителя.
• Однако, ключевым моментом является фиксация самого факта подачи заявления. В строке с событием «Подача работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки» указывается дата подачи заявления.

Особенности заполнения полей:

• Раздел 1 (Сведения о застрахованном лице): Заполняется стандартно (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Раздел 2 (Сведения о работодателе): ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.
• Раздел 3 (Сведения о трудовой деятельности):
• Дата события: Дата подачи заявления работником.
• Кадровое мероприятие: Выбирается из справочника мероприятие, соответствующее «Подаче заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки».
• Основание: Указывается «Заявление работника».
• Документ-основание: Реквизиты заявления (номер и дата, если заявление регистрировалось под номером).

> Внимание! Если сотрудник подал заявление о выборе бумажной трудовой, работодатель не прекращает сдавать СЗВ-ТД при других кадровых изменениях (прием, перевод, увольнение). Электронная отчетность ведется параллельно с заполнением бумажной книжки.

Типичные ошибки при заполнении

При работе с бумажными трудовыми и формой СЗВ-ТД работодатели часто допускают следующие ошибки:
Нарушение сроков: Сдача отчета позже 15 числа следующего месяца грозит штрафными санкциями.
Отсутствие бумажного оригинала: Работодатель обязан не только сдать СЗВ-ТД, но и внести соответствующую запись в саму бумажную трудовую книжку сотрудника (если заявление подано в рамках переходного периода или по согласованию сторон для актуализации данных).
Неверный код мероприятия: Использование кодов, предназначенных для приема на работу, вместо кодов, фиксирующих выбор формы трудовой.
Игнорирование новых сотрудников: Попытка завести бумажную трудовую для сотрудника, принятого после 1 января 2021 года. Это незаконно; для них возможна только электронная форма.

Нормативно-правовая база

Для корректного оформления документов руководствуйтесь следующими актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1): Регулирует переход на электронные трудовые и право выбора бумажного формата.
• Федеральный закон № 255-ФЗ: О страховых взносах и отчетности.
• Постановление Правления ПФ РФ от № 769п: Утверждает форму СЗВ-ТД и порядок ее заполнения.
• Постановление Правительства РФ от № 510: О порядке ведения электронных трудовых книжек.

Выбор бумажной трудовой книжки — право каждого сотрудника, работавшего в организации до 2021 года. Для реализации этого права необходимо подать письменное заявление. Задача работодателя — не только принять этот документ, но и оперативно (до 15 числа следующего месяца) отразить факт выбора в отчете СЗВ-ТД.

Правильное заполнение формы СЗВ-ТД гарантирует, что данные в базе Социального фонда России будут актуальны, а у сотрудника не возникнет проблем с подтверждением стажа в будущем. Помните: даже при наличии бумажной трудовой, сдача электронной отчетности СЗВ-ТД при любых кадровых изменениях остается обязательной для всех работодателей.