С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ Это нововведение затрагивает всех работников и работодателей‚ особенно тех‚ кто впервые устраивается на работу․ В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составить заявление на ведение трудовой книжки в электронном носителе‚ когда и как его подавать‚ а также какие правовые последствия оно имеет․

📌 Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая форма ведения записей о трудовой деятельности работника․ Все сведения хранятся в государственной информационной системе «Сведения о трудовой деятельности» (ГИС СТД)․

С 1 января 2020 года:

• Новым сотрудникам (впервые трудоустроенным) трудовая книжка оформляется только в электронном виде;
• Действующим работникам предоставлено право выбрать: продолжить ведение бумажной или перейти на электронную;
• Работодатели обязаны уведомлять всех сотрудников о возможности выбора способа ведения трудовой книжки․

Важно: Если работник не подал заявление о выборе способа ведения‚ работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку до тех пор‚ пока не поступит соответствующее заявление․

📝 Когда нужно подавать заявление?

При приеме на работу

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года‚ вам не нужно подавать заявление — работодатель автоматически будет вести вашу трудовую деятельность в электронном виде․

Если вы устраиваетесь на работу в 2026 году и ранее работали‚ вы должны подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки․

До 31 декабря текущего года

Если вы уже работаете‚ работодатель обязан уведомить вас о возможности выбора способа ведения трудовой книжки․ Вы должны подать заявление до 31 декабря текущего года‚ чтобы с 1 января следующего года начать вести трудовую книжку в выбранном формате․

Пример: Если вы подали заявление до 31 декабря 2025 года‚ с 1 января 2026 года ваша трудовая книжка будет вестись в выбранном вами формате․

📄 Образец заявления на ведение трудовой книжки в электронном виде

Скачать бланк и образец заявления:

• Скачать пустой бланк заявления (․doc)
• Скачать образец заполнения (․doc)

📌 Как правильно заполнить заявление?

Реквизиты организации

Укажите полное наименование организации‚ должность и ФИО руководителя․

Ваши данные

Впишите свои ФИО‚ должность и структурное подразделение (если есть)․

Текст заявления

Укажите‚ что вы просите вести вашу трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном формате․

Важно: В заявлении можно указать только один способ ведения — либо бумажный‚ либо электронный․ Если вы не укажете способ‚ по умолчанию будет продолжено ведение бумажной трудовой книжки․

Подпись и дата

Не забудьте поставить подпись и дату․ Заявление составляется в двух экземплярах: один остается у работодателя‚ второй — у вас․

⚠️ Важные нюансы и ответственность

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:

• уведомлять сотрудников о возможности выбора способа ведения трудовой книжки;
• вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде для тех‚ кто выбрал этот способ;
• предоставлять сведения о трудовой деятельности по запросу работника;
• хранить данные в соответствии с законодательством․

Ответственность работника

Работник обязан:

• ознакомиться с порядком ведения электронных трудовых книжек;
• подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки до 31 декабря текущего года;
• в случае необходимости запросить сведения о трудовой деятельности в электронном виде․

💡 Советы и рекомендации

Подавайте заявление заранее

Не откладывайте подачу заявления до последнего дня․ Лучше сделать это заранее‚ чтобы избежать недоразумений․

Храните копию заявления

Составьте заявление в двух экземплярах и попросите работодателя поставить отметку о получении на вашем экземпляре․

Проверьте корректность данных

Убедитесь‚ что все данные в заявлении указаны правильно: ФИО‚ должность‚ наименование организации․

Ознакомьтесь с нормативными актами

Ознакомьтесь с статьей 66․1 Трудового кодекса РФ и другими нормативными актами‚ регулирующими ведение электронных трудовых книжек․

📋 Дополнительные документы и полезные ссылки

• Форма заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки (КонсультантПлюс)
• Типовая ситуация: Электронные трудовые книжки: обязанности работодателя (Главная книга‚ 2026)
• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (Nopaper)
• Образец заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (Москворецкий Дом Аудита)
• Инструкция по заполнению заявления (nalog-nalog․ru)

❓ Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуться с электронной трудовой книжки на бумажную?

Нет․ После перехода на электронную форму вернуть бумажную трудовую книжку невозможно․ Однако вы всегда можете запросить бумажную выписку из электронной трудовой книжки․

Что делать‚ если работодатель не уведомил о возможности выбора?

Если работодатель не уведомил вас о возможности выбора способа ведения трудовой книжки‚ вы можете обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру с жалобой․

Как получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде?

Вы можете запросить сведения о трудовой деятельности через:

• Портал Госуслуг;
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
• Работодателя (по запросу)․

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да‚ заявление можно подать в электронном виде через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или через портал Госуслуг․

Что делать‚ если я подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку в день приема на работу?

Если вы подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку в день приема на работу‚ работодатель обязан выполнить ваш запрос и вести вашу трудовую книжку в электронном виде․

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений․ Правильное оформление заявления на ведение трудовой книжки в электронном носителе поможет избежать недоразумений и обеспечит корректное ведение вашей трудовой деятельности․

Очень важно: Подавайте заявление до 31 декабря текущего года‚ чтобы с 1 января следующего года начать вести трудовую книжку в выбранном формате․ Не забывайте хранить копию заявления и ознакомьтесь с нормативными актами‚ регулирующими этот процесс․

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к работодателю или в территориальный орган Пенсионного фонда РФ․

Дата публикации: 22 мая 2026 года